本發(fā)明涉及文字編輯技術(shù)領(lǐng)域，特別是涉及一種基于要素表和標(biāo)準(zhǔn)模板、利用計(jì)算機(jī)程序批量生成格式文書的方法。

背景技術(shù)：

目前，黨政機(jī)關(guān)的公文、各級(jí)政府行政執(zhí)法的文書、人民檢察院的法律文書、法院的訴訟文書、律師的法律文書及其他具有固定格式的文書，通常是根據(jù)格式文書的不同樣式逐篇進(jìn)行錄入、編輯，無法同時(shí)對(duì)多個(gè)不同樣式的文書進(jìn)行編輯。同樣，修改時(shí)也需要逐篇進(jìn)行修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)要素：

為了克服上述現(xiàn)有技術(shù)的不足，本發(fā)明提供了一種基于要素表和標(biāo)準(zhǔn)模板、利用計(jì)算機(jī)程序批量生成格式文書的方法，具體是指通過計(jì)算機(jī)程序?qū)浫氲奈臋n要素內(nèi)容同時(shí)寫入不同的標(biāo)準(zhǔn)模板中，批量生成多個(gè)格式文書，從而大幅減輕格式文書制作過程中編輯、排版及管理的工作量。技術(shù)原理及過程類似于活字印刷術(shù)，活字印刷術(shù)是以單個(gè)漢字為要素進(jìn)行編輯排版，本發(fā)明是利用計(jì)算機(jī)程序以文檔分解后的要素內(nèi)容(多文字信息內(nèi)容)為要素進(jìn)行編輯排版。

本發(fā)明所采取的技術(shù)方案是：

基于要素表和標(biāo)準(zhǔn)模板批量生成格式文書的方法，包括以下步驟：

步驟1、定義格式文書的要素；

選定一份格式文書，根據(jù)其樣式和段落內(nèi)容將格式文書分解成多個(gè)要素，并根據(jù)文字內(nèi)容的主題概括出一個(gè)關(guān)鍵詞作為其要素名稱，要素名稱不能重復(fù)。

步驟2、制作格式文書的要素表；

以步驟1中的要素名稱作為要素表的字段名設(shè)計(jì)格式文書的要素表，根據(jù)個(gè)人的錄入習(xí)慣，可以將要素表設(shè)計(jì)為橫向要素表或豎向要素表；

橫向要素表由一系列行和列組成，第一行的列標(biāo)題是步驟1中所述的要素名稱，從第二行起每一行稱為一個(gè)記錄，是一個(gè)文檔被分解后的要素內(nèi)容，每一列是與列標(biāo)題中的要素名稱相對(duì)應(yīng)的不同文檔的要素內(nèi)容；

豎向要素表是將所述橫向要素表的行和列進(jìn)行互換，即第一列的行標(biāo)題是步驟1中所述的要素名稱，從第二列起每一列稱為一個(gè)記錄，是一個(gè)文檔被分解后的要素內(nèi)容，每一行是與行標(biāo)題中的要素名稱相對(duì)應(yīng)的不同文檔的要素內(nèi)容。

步驟3、在制作完成的格式文書的要素表中錄入要素內(nèi)容；

在要素表的單元格中逐一錄入一個(gè)文檔被分解后的要素內(nèi)容，或者利用計(jì)算機(jī)程序?qū)⒁粋€(gè)電子文檔的要素內(nèi)容批量錄入，要素內(nèi)容要與要素名稱一一對(duì)應(yīng)；

錄入要素內(nèi)時(shí)可以采用文檔入表的方法、用計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)將電子文檔的內(nèi)容導(dǎo)入要素表中，具體方法是：首先去除多余文字并分割電子文檔、在每個(gè)段落的首部添加特定字符串，然后在計(jì)算機(jī)程序中設(shè)置特定字符串長(zhǎng)度、設(shè)置特定字符串對(duì)應(yīng)的要素表行或列的要素名稱，最后通過計(jì)算機(jī)程序識(shí)別段首的特定字符串、并將該段落的內(nèi)容依照其與要素名稱的對(duì)應(yīng)關(guān)系復(fù)制到要素表當(dāng)前行或列的列或行中。

步驟4、制作格式文書的標(biāo)準(zhǔn)模板；

按照不同格式文書的樣式和內(nèi)容制作不同的標(biāo)準(zhǔn)模板，在模板中設(shè)置特定字符串對(duì)應(yīng)要素表中的要素名稱，即行或列的標(biāo)題；然后，在模版中進(jìn)行排版，設(shè)置字體、字號(hào)、頁邊距、行距、行數(shù)、行字?jǐn)?shù)等；

只需在設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)模版時(shí)進(jìn)行一次排版，以后生成此標(biāo)準(zhǔn)模版所對(duì)應(yīng)的文書時(shí)不需再進(jìn)行排版；

所有模板可以共享使用，節(jié)約大量的制作模板和排版時(shí)間。

步驟5、批量生成格式文書；

步驟5-1、利用計(jì)算機(jī)程序設(shè)置要素表的某個(gè)字段代表所在的行或列，獲取該該字段的文字內(nèi)容，并依次顯示于一個(gè)列表框中，選擇該列表框中的內(nèi)容時(shí)一次可以選擇一行或多行；

步驟5-2、將步驟4中制作的標(biāo)準(zhǔn)模板文件存放在指定文件夾下，利用計(jì)算機(jī)程序獲取該文件夾下標(biāo)準(zhǔn)模板文件的列表、并將該列表中所有文件的模板名依次顯示于另一個(gè)列表框中，選擇該列表框中的內(nèi)容時(shí)一次可以選擇一行或多行；

步驟5-3、利用計(jì)算機(jī)程序設(shè)置生成的成品文書文件命名規(guī)則為：步驟5-1中點(diǎn)選的字段名-步驟5-2中點(diǎn)選的模板名，并設(shè)置用于存放將要生成的成品文書的文件夾；

步驟5-4、利用計(jì)算機(jī)程序遍歷所選擇的字段在要素表中所對(duì)應(yīng)的行或列以及所選擇的標(biāo)準(zhǔn)模板文件，將當(dāng)前行或列字段中的要素內(nèi)容逐個(gè)替換選中的標(biāo)準(zhǔn)模板中與要素名稱相對(duì)應(yīng)的字符串，生成該行或列的一個(gè)文檔在所選標(biāo)準(zhǔn)模板下的格式文書，并按照成品文書文件命名規(guī)則將其存放在設(shè)定的成品文書文件夾中。

與現(xiàn)有技術(shù)相比，本發(fā)明的有益效果是：可以批量編輯并生成格式文書，包括同一模板或多個(gè)模板下的多篇文書，大幅減輕格式文書制作過程中錄入、編輯、排版及管理的工作量。主要體現(xiàn)在：

1、同一文檔的要素內(nèi)容可能是多個(gè)模板文件的組成部分，但僅需錄入一次，錄入效率提高；

2、在同一界面下可以同時(shí)錄入多個(gè)不同文檔的要素內(nèi)容，不需要新建或打開多個(gè)文件；

3、要素表中的列或行具有相同的要素名稱，不同記錄中同一要素內(nèi)容可以集中修改；

4、只需在設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)模板時(shí)進(jìn)行一次排版，以后生成此模板對(duì)應(yīng)的文書時(shí)不需再進(jìn)行排版；

5、所有標(biāo)準(zhǔn)模板可以共享使用，節(jié)約大量制作模板和排版時(shí)間；

6、通過計(jì)算機(jī)程序?qū)⒍鄠€(gè)文檔的要素內(nèi)容寫入不同的標(biāo)準(zhǔn)模板，一次性形成多種格式的成品文書；

7、可以分工協(xié)作，多人按照各自權(quán)限同時(shí)錄入文檔要素內(nèi)容，生成格式文書。

附圖說明

圖1-定義格式文書要素的示例圖；

圖2-格式文書的橫向要素表；

圖3-格式文書的豎向要素表；

圖4-格式文書錄入橫向要素表后的示例圖；

圖5-格式文書錄入豎向要素表后的示例圖；

圖6-標(biāo)準(zhǔn)模板示例圖；

圖7-用計(jì)算機(jī)程序批量生成格式文書示例圖；

圖8-用計(jì)算機(jī)程序?qū)㈦娮游臋n批量入表示例圖。

具體實(shí)施方式

下面結(jié)合附圖，具體說明本發(fā)明的實(shí)施方式。

一種基于要素表和標(biāo)準(zhǔn)模板批量生成格式文書的方法，包括以下步驟：

步驟1：定義格式文書的要素。

選定一份格式文書的樣式，根據(jù)其樣式和段落內(nèi)容將格式文書分解成多個(gè)要素，并根據(jù)文字內(nèi)容的主題概括出一個(gè)關(guān)鍵詞作為要素名稱，要素名稱不能重復(fù)。

如圖1所示是一份行政裁定書的文本樣式，按照其段落內(nèi)容的主題將其分解為13個(gè)要素，要素名稱分別是[案號(hào)]、[上訴人]、[被上訴人]、[案由]、[上訴請(qǐng)求與理由]、[本院認(rèn)為]、[裁定依據(jù)]、[裁定結(jié)果]、[審判長(zhǎng)]、[審判員1]、[審判員2]、[裁定日期]、[書記員]。

步驟2、制作格式文書的要素表。

將步驟1中的要素名稱設(shè)計(jì)成要素表，根據(jù)個(gè)人的錄入習(xí)慣，可以將格式文書的要素表設(shè)計(jì)為橫向要素表或豎向要素表。

①橫向要素表：如圖2所示，橫向要素表由一系列的行和列組成。表格的第一行的列標(biāo)題是步驟1中所述的要素名稱，要素名稱在一個(gè)表中不能重復(fù)；從第二行起每一行是一個(gè)文檔被分解后的要素內(nèi)容，每一列是與列標(biāo)題中的要素名稱相對(duì)應(yīng)的不同文檔的要素內(nèi)容。

每一行是一個(gè)文檔的文字內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的一條數(shù)據(jù)記錄，代表著一個(gè)文檔中所有相關(guān)的要素內(nèi)容。因此，可以在同一操作界面同時(shí)編輯多個(gè)文檔(即數(shù)據(jù)記錄)。因?yàn)槊恳涣芯哂邢嗤囊孛Q(列標(biāo)題或字段名)，不同文檔(數(shù)據(jù)行)中相同列的要素內(nèi)容具有相同的屬性；因此，便于集中修改。

②豎向要素表：將橫向要素表的行列進(jìn)行轉(zhuǎn)換，即行代表要素名稱，列代表一個(gè)文檔的文字內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的一條數(shù)據(jù)記錄，如圖3所示。

步驟3、在制作完成的格式文書的要素表中錄入要素內(nèi)容。

在要素表中的單元格中錄入一個(gè)文檔的要素內(nèi)容，要素內(nèi)容必須與要素名稱一一對(duì)應(yīng)；每個(gè)單元格相當(dāng)于“活字版技術(shù)”中的一個(gè)字塊，在要素表中每個(gè)單元格代表格式文書的一個(gè)要素內(nèi)容。

在步驟1中分解的文檔內(nèi)容，在橫向要素表中錄入完要素內(nèi)容之后，如圖4所示。

在步驟1中分解的文檔內(nèi)容，在豎向要素表中錄入完要素內(nèi)容之后，如圖5所示。

還可以在要素表中以同樣的方式繼續(xù)添加其他文檔的要素內(nèi)容。

步驟4、制作格式文件的模板。

按照不同格式文書的樣式和內(nèi)容制作不同的標(biāo)準(zhǔn)模板，在模板中設(shè)置特定字符串對(duì)應(yīng)要素表中的要素名稱。本實(shí)施例中，以要素名稱加中括號(hào)“[]”作為特定字符串；在標(biāo)準(zhǔn)模版中進(jìn)行排版，設(shè)置字體、字號(hào)、頁邊距、行距、行數(shù)、行字?jǐn)?shù)等，制作完成的模版如圖6所示。

步驟5、批量生成格式文書。

用要素表中錄入的要素內(nèi)容替換模板中預(yù)先設(shè)定的特定字符串，形成成品文書?？梢允褂媚撤N常用的計(jì)算機(jī)語言，編寫生成格式文書的功能模塊，運(yùn)用計(jì)算機(jī)程序?qū)崿F(xiàn)批量生成格式文書。如圖7所示，具體步驟如下：

步驟5-1、利用計(jì)算機(jī)程序設(shè)置要素表的某個(gè)字段代表所在的行或列，獲取該字段的文字內(nèi)容，并依次顯示于一個(gè)列表框中，點(diǎn)選該列表框中的內(nèi)容時(shí)一次可以選擇一行或多行。

在圖7的示例中，以字段名為“案號(hào)”的字段代表所在行，獲取當(dāng)前要素表中字段名為“案號(hào)”的行“列表”，將所有字段名為“案號(hào)”的字段顯示于列表框1“選擇案號(hào)”窗口中。選擇案號(hào)時(shí)一次可以選擇一行或多行。

步驟5-2、將步驟4中制作的標(biāo)準(zhǔn)模板文件存放在指定文件夾下，利用計(jì)算機(jī)程序獲取該文件夾下標(biāo)準(zhǔn)模板文件的列表、并將該列表中所有文件的模板名依次顯示于另一個(gè)列表框中，點(diǎn)選該列表框中的內(nèi)容時(shí)一次可以選擇一行或多行。

在圖7的示例中，將文件夾下所有模板文件名顯示于列表框2“選擇模板”窗口。選擇模板時(shí)一次可以選擇一個(gè)或多個(gè)模板。

步驟5-3、利用計(jì)算機(jī)程序設(shè)置生成的成品文書文件命名規(guī)則為“字段名-模板名”。

如圖7的示例中，生成的成品文件名稱為“案號(hào)-××裁定書”；并設(shè)置存放將要生成的“成品文書”的文件夾。

步驟5-4、利用計(jì)算機(jī)程序遍歷所選擇的字段名在要素表中所對(duì)應(yīng)的行或列以及所選擇的標(biāo)準(zhǔn)模板文件，將當(dāng)前行或列字段中的要素內(nèi)容逐個(gè)替換選中的標(biāo)準(zhǔn)模板中與要素名稱相對(duì)應(yīng)的字符串，生成該行或列的一個(gè)文檔在所選的標(biāo)準(zhǔn)模板下的格式文書，并按照成品文書文件命名規(guī)則將其存放在設(shè)定的成品文書文件夾中。

如果選中一行文檔、多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板，按照上述方案逐個(gè)模板進(jìn)行替換，可生成一個(gè)文檔的不同模板的多篇不同的格式文書；

如果選中多行文檔、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板，按照上述方案逐行進(jìn)行替換，可生成同一標(biāo)準(zhǔn)模板下多篇不同文檔的格式文書；

如果選中多行文檔、多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板，逐行文檔、逐個(gè)模板進(jìn)行替換，可生成多個(gè)模板對(duì)應(yīng)的多篇不同文檔的格式文書。

在上述步驟3(在制作完成的格式文書的要素表中錄入要素內(nèi)容)中，如果要錄入要素表的是一份完整的電子文檔，可以采用文書入表的辦法用計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成。其原理是：利用文檔的自然段落序號(hào)或自然段落中的關(guān)鍵字、或者在段首添加特定字符串作為標(biāo)記等方法，通過計(jì)算機(jī)程序?qū)⒄臋n分割、并分別寫入要素表中某一事項(xiàng)的行列表中。

如圖8所示，下面以段首添加特定字符串作為標(biāo)記為示例，具體操作步驟如下：

步驟1、去除多余文字，開始分割文件，在段落首部添加特定字符串，如示例文件中的“01＝”、“02＝”……。

步驟2、在計(jì)算機(jī)程序中設(shè)置特定字符串長(zhǎng)度，比如，示例文件中“01＝”長(zhǎng)度為3；設(shè)置特定字符串對(duì)應(yīng)的要素表行或列的要素名稱。

步驟3、通過計(jì)算機(jī)程序識(shí)別段首的特定字符串，并將本段內(nèi)容依照步驟2設(shè)置的對(duì)應(yīng)關(guān)系復(fù)制進(jìn)要素表當(dāng)前行的列中、或列的行中。