本發(fā)明涉及信息技術(shù)領(lǐng)域，尤其涉及一種會(huì)計(jì)檔案管理方法。

背景技術(shù)：

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的管理與企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況密切相關(guān)。然而，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理方法較為落后，會(huì)計(jì)檔案的歸檔與借出都要依靠人工記錄、查找，工作量巨大，查找過(guò)程繁瑣，而且單純依靠人工查找，出錯(cuò)率較高，甚至可能會(huì)導(dǎo)致計(jì)檔案的遺失，給企業(yè)造成一定的損失。因此，如何簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案的管理流程，提高會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率與準(zhǔn)確率，是目前亟待解決的技術(shù)問(wèn)題。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)要素：

本發(fā)明提供一種會(huì)計(jì)檔案管理方法，用以解決現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理方法操作繁瑣、管理效率低下的問(wèn)題，簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案管理的流程，節(jié)約人力成本，提高會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率與準(zhǔn)確率。

為了解決上述問(wèn)題，本發(fā)明提供了一種會(huì)計(jì)檔案管理方法，包括如下步驟：提供一需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)檔案；打印一與所述會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)的歸檔條碼；將所述歸檔條碼張貼在所述會(huì)計(jì)檔案的封面上；對(duì)所述歸檔條碼進(jìn)行掃描，并將所述會(huì)計(jì)檔案放入會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)的指定位置；記錄所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息及指定位置信息。

優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：提供一借閱人條碼，所述借閱人條碼與借閱人的個(gè)人信息對(duì)應(yīng)；掃描所述借閱人條碼；掃描所述歸檔條碼；根據(jù)所述歸檔條碼從所述會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)查找所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案；記錄所述借閱人信息、所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼信息。

優(yōu)選的，所述記錄所述借閱人信息、所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼信息的步驟還包括：記錄借出時(shí)間信息以及歸還時(shí)間信息。

優(yōu)選的，所述歸檔條碼、所述借閱人條碼均為一維條碼。

優(yōu)選的，所述個(gè)人信息包括姓名、年齡、職位、部門(mén)、性別、指紋、虹膜中的一種或幾種。

優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：將所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息及指定位置信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：設(shè)置管理權(quán)限，允許具有管理權(quán)限的用戶(hù)對(duì)所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息或所述指定位置信息進(jìn)行相應(yīng)的操作。

優(yōu)選的，所述相應(yīng)的操作包括錄入、導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除、審批中的一種或幾種。

優(yōu)選的，所述相應(yīng)的操作還包括查看操作日志或?qū)С霾僮魅罩尽?/p>

優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：設(shè)置訪問(wèn)密碼，所述訪問(wèn)密碼用于查看所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息、所述指定位置信息或所述借閱人信息。

本發(fā)明提供的會(huì)計(jì)檔案管理方法，簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)檔案管理的操作流程，提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確率，節(jié)約了人力成本。

附圖說(shuō)明

附圖1是本發(fā)明會(huì)計(jì)檔案管理方法的流程圖。

具體實(shí)施方式

下面結(jié)合附圖對(duì)本發(fā)明提供的會(huì)計(jì)檔案管理方法的具體實(shí)施方式做詳細(xì)說(shuō)明。

本具體實(shí)施方式提供了一種會(huì)計(jì)檔案管理方法，附圖1是本發(fā)明會(huì)計(jì)檔案管理方法的流程圖。如圖1所示，本具體實(shí)施方式提供的會(huì)計(jì)檔案管理方法包括如下步驟：

步驟s11，提供一需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)檔案。其中，所述會(huì)計(jì)檔案可以是但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。本領(lǐng)域技術(shù)人員可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置所述會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容，本具體實(shí)施方式對(duì)此不作限定。

步驟s12，打印一與所述會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)的歸檔條碼。本具體實(shí)施方式采用一條碼打印機(jī)打印條碼，所述條碼打印機(jī)，是指以熱為基礎(chǔ)，以碳帶為打印介質(zhì)(或直接使用熱敏紙)完成打印。通過(guò)打印一與所述會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)的歸檔條碼，從而對(duì)每一會(huì)計(jì)檔案建立了身份識(shí)別標(biāo)識(shí)，可便于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化的智能管理。

步驟s13，將所述歸檔條碼張貼在所述會(huì)計(jì)檔案的封面上。所述會(huì)計(jì)檔案，一般都是裝訂完成后，放置于一檔案袋中。為了方便后續(xù)的查找，以及確保所述會(huì)計(jì)檔案整體的完整性，本具體實(shí)施方式將打印好的歸檔條碼張貼在裝訂好的所述會(huì)計(jì)檔案的封面上。其中，所述張貼方式本領(lǐng)域技術(shù)人員可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇，本具體實(shí)施方式對(duì)此不作限定，只需確保將所述規(guī)定條碼穩(wěn)定的固定于所述會(huì)計(jì)檔案的封面上即可。

步驟s14，對(duì)所述歸檔條碼進(jìn)行掃描，并將所述會(huì)計(jì)檔案放入會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)的指定位置。本具體實(shí)施方式采用激光條碼掃描槍隊(duì)所述歸檔條碼進(jìn)行掃描。其中，所述激光條碼掃描槍是一種光學(xué)距離傳感器，通過(guò)掃描條形碼來(lái)獲取數(shù)據(jù)信息。針對(duì)本具體實(shí)施方式來(lái)說(shuō)，通過(guò)所述激光條碼掃描槍對(duì)所述歸檔條碼進(jìn)行掃描，從而獲取與所述會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)的掃描信息。

步驟s15，記錄所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息及指定位置信息。建立一數(shù)據(jù)庫(kù)，在所述數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息以及所述位置信息，這樣一來(lái)，用戶(hù)只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找，即可知道會(huì)計(jì)檔案的具體位置，極大的簡(jiǎn)化了操作流程。其中，所述數(shù)據(jù)庫(kù)可以是excel格式。優(yōu)選的，為了便于后續(xù)管理，還可以對(duì)所述會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行標(biāo)注，說(shuō)明該檔案處于歸檔狀態(tài)。

為了簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案的借出流程，方便管理，優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：

s21，提供一借閱人條碼，所述借閱人條碼與借閱人的個(gè)人信息對(duì)應(yīng)。更優(yōu)選的，所述個(gè)人信息包括姓名、年齡、職位、部門(mén)、性別、指紋、虹膜中的一種或幾種。

s22，掃描所述借閱人條碼。通過(guò)掃描借閱人條碼，即可獲取借閱人的基本信息，避免了心懷不軌之人盜用他人信息借閱所述會(huì)計(jì)檔案，也簡(jiǎn)化了借閱流程，不再需要手動(dòng)登記借閱人的個(gè)人信息，極大的提高了會(huì)計(jì)檔案的管理效率。

s23，掃描所述歸檔條碼。若借閱人需要借閱一目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案，只需要獲取該目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案的歸檔條碼，工作人員采用激光掃描槍掃描所述歸檔條碼，即可以從之前建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)中的位置信息，操作簡(jiǎn)單、便捷。

s24，根據(jù)所述歸檔條碼從所述會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)查找所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案。

s25，記錄所述借閱人信息、所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼信息。為了便于后續(xù)管理，不僅需要記錄所述借閱信息，還要對(duì)所述會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行標(biāo)注，說(shuō)明該檔案處于被借出的狀態(tài)。

為了便于管理，且防止他人長(zhǎng)期占用所述會(huì)計(jì)檔案信息，優(yōu)選的，所述記錄所述借閱人信息、所述目標(biāo)會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼信息的步驟還包括：記錄借出時(shí)間信息以及歸還時(shí)間信息。通過(guò)設(shè)置借出時(shí)間和歸還時(shí)間，在多人需要借閱同一會(huì)計(jì)檔案時(shí)，可以根據(jù)歸還時(shí)間信息進(jìn)行下一次借閱預(yù)約。

所述歸檔條碼、所述借閱人條碼可以為一維碼，二維碼等。但為了提高管理效率，優(yōu)選的，所述歸檔條碼、所述借閱人條碼均為一維條碼。

為了方便管理人員或者借閱人員查看所述會(huì)計(jì)檔案的信息，優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：將所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息及指定位置信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

為了防止他人惡意修改會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)信息，確保所述會(huì)計(jì)檔案相關(guān)信息的安全性，優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：設(shè)置管理權(quán)限，允許具有管理權(quán)限的用戶(hù)對(duì)所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息或所述指定位置信息進(jìn)行相應(yīng)的操作。更優(yōu)選的，所述相應(yīng)的操作包括錄入、導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除、審批中的一種或幾種。不僅如此，所述相應(yīng)的操作還包括查看操作日志或?qū)С霾僮魅罩尽?/p>

為了保護(hù)所述數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的安全性，還可以針對(duì)所述數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置一鎖定模塊，當(dāng)檔案管理人員因特殊原因需要暫時(shí)離開(kāi)正在編輯的數(shù)據(jù)庫(kù)界面時(shí)，可以輸入鎖定指定，所述鎖定模塊接收所述鎖定指令，以將正在編輯的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行鎖定，當(dāng)管理人員需要再次進(jìn)行編輯時(shí)，則需輸入用戶(hù)名、解鎖密碼，關(guān)閉鎖定模塊，才能繼續(xù)對(duì)所述數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行編輯。

為了保護(hù)所述會(huì)計(jì)檔案相關(guān)信息的安全性，優(yōu)選的，所述會(huì)計(jì)檔案管理方法還包括如下步驟：設(shè)置訪問(wèn)密碼，所述訪問(wèn)密碼用于查看所述會(huì)計(jì)檔案信息、所述歸檔條碼的掃描信息、所述指定位置信息或所述借閱人信息。其中，所述密碼可以是但不限于數(shù)字密碼、指紋密碼、語(yǔ)音密碼、虹膜密碼、手勢(shì)密碼中的一種或幾種。

本發(fā)明提供的會(huì)計(jì)檔案管理方法，簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)檔案管理的操作流程，提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確率，節(jié)約了人力成本。

以上所述僅是本發(fā)明的優(yōu)選實(shí)施方式，應(yīng)當(dāng)指出，對(duì)于本技術(shù)領(lǐng)域的普通技術(shù)人員，在不脫離本發(fā)明原理的前提下，還可以做出若干改進(jìn)和潤(rùn)飾，這些改進(jìn)和潤(rùn)飾也應(yīng)視為本發(fā)明的保護(hù)范圍。