一種實現(xiàn)檔案管理信息化的方法
【技術領域】
[0001]本發(fā)明涉及檔案管理領域，具體地說是一種能夠減少了檔案管理人員的工作量，實現(xiàn)電子檔案在線瀏覽的實現(xiàn)檔案管理信息化的方法。
【背景技術】
[0002]隨著計算機信息化技術的發(fā)展，信息系統(tǒng)逐漸取代傳統(tǒng)手工業(yè)務系統(tǒng)，但檔案管理仍然是重中之重。
[0003]現(xiàn)有技術中檔案通常采用紙件形式(即實體檔案)保存，電腦中保存的索引信息雖然能夠幫助人員快速查找到檔案存放的具體位置，但卻一直沒能實現(xiàn)紙件檔案與電子檔案的一一對應。如何實現(xiàn)實體檔案與電子檔案的對應一直是系統(tǒng)重點。
[0004]另一方面，于系統(tǒng)中手動進行歸檔給檔案管理人員造成了巨大的工作負擔，申請人開始探索通過計算機技術實現(xiàn)檔案信息化管理的方案。

【發(fā)明內容】

[0005]本發(fā)明的技術任務是針對上述現(xiàn)有技術的不足，提供一種實現(xiàn)檔案管理信息化的方法。該方法配合掃描儀等外部設備，能夠實現(xiàn)電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作量，實現(xiàn)檔案查詢，電子檔案在線瀏覽的功能。
[0006]本發(fā)明的技術任務是按以下方式實現(xiàn)的:一種實現(xiàn)檔案管理信息化的方法，包括以下特點:
(一)建立配置文件，在歸檔時進行讀取，以判斷其是否達到最大卷數(shù)，實現(xiàn)歸檔卷數(shù)的靈活配置，增強工程的靈活性及實用性；
(二)歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過，減少性能消耗；
(三)當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創(chuàng)建，減少維護工作量。
[0007]具體來說，本發(fā)明方法包括以下步驟:
1)通過系統(tǒng)配置文件設定參數(shù)；
2)業(yè)務辦理完結，系統(tǒng)自動生成電子檔案記錄，通過內部判定機制檢索應該存入的檔案目錄，若無檔案目錄則根據(jù)編號規(guī)則自動創(chuàng)建檔案目錄，若目錄已滿則根據(jù)內部關聯(lián)尋找下一檔案目錄，無下級則自動創(chuàng)建；
3)配合掃描儀，通過算法實現(xiàn)文件掃描自動上傳，并與對應電子檔案記錄建立關聯(lián)，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案的關聯(lián)。
[0008]作為優(yōu)選，步驟I)中所述參數(shù)包含檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數(shù)。
[0009]本發(fā)明的實現(xiàn)檔案管理信息化的方法通過讀取配置文件，系統(tǒng)判定對應目錄是否已滿，若已滿自動執(zhí)行“封盒”操作，并按照順序檢索下一個未滿檔案目錄或自動創(chuàng)建檔案目錄，并完成歸檔操作，配合掃描儀等外部設備，完成實體檔案采集上傳，建立電子檔案庫，建立電子檔案與實體檔案的一一對應，實現(xiàn)分類管理及在線瀏覽功能。
[0010]與現(xiàn)有技術相比，本發(fā)明方法具有以下有益效果:
(一)可以加強電子檔案與實體檔案的關聯(lián)性，減輕檔案管理工作人員的工作負擔；
(二)可以實現(xiàn)電子檔案在線瀏覽；
(三)擁有較好的可擴展性。
【附圖說明】
[0011]附圖1是本發(fā)明實現(xiàn)檔案管理信息化的方法的流程圖。
【具體實施方式】
[0012]以具體實施例對本發(fā)明的實現(xiàn)檔案管理信息化的方法作以下詳細地說明。
[0013]實施例:
本發(fā)明實現(xiàn)檔案管理信息化的方法包括如下幾個關鍵技術:
I)建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數(shù)，實現(xiàn)歸檔卷數(shù)的靈活配置，增強工程的靈活性及實用性。
[0014]2)歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過，減少性能消耗。
[0015]3)檔案目錄創(chuàng)建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創(chuàng)建，減少維護工作量。
[0016]上述方法的具體步驟為:
1)通過系統(tǒng)配置文件設定參數(shù)，包含檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數(shù)；
2)業(yè)務辦理完結，系統(tǒng)自動生成電子檔案記錄，通過內部判定機制檢索應該存入的檔案目錄。
[0017]如附圖1所示，若無檔案目錄則根據(jù)編號規(guī)則自動創(chuàng)建檔案目錄，若目錄已滿則根據(jù)內部關聯(lián)尋找下一檔案目錄，無下級則自動創(chuàng)建；
3)配合掃描儀，通過算法實現(xiàn)文件掃描自動上傳，并與對應電子檔案記錄建立關聯(lián)，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案的關聯(lián)。
【主權項】
1.一種實現(xiàn)檔案管理信息化的方法，其特征在于: 建立配置文件，在歸檔時進行讀取，以判斷其是否達到最大卷數(shù)； 歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過； 當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創(chuàng)建。2.根據(jù)權利要求1所述的實現(xiàn)檔案管理信息化的方法，其特征在于:包括以下步驟: 1)通過系統(tǒng)配置文件設定參數(shù)； 2)業(yè)務辦理完結，系統(tǒng)自動生成電子檔案記錄，通過內部判定機制檢索應該存入的檔案目錄，若無檔案目錄則根據(jù)編號規(guī)則自動創(chuàng)建檔案目錄，若目錄已滿則根據(jù)內部關聯(lián)尋找下一檔案目錄，無下級則自動創(chuàng)建； 3)配合掃描儀，通過算法實現(xiàn)文件掃描自動上傳，并與對應電子檔案記錄建立關聯(lián)，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案的關聯(lián)。3.根據(jù)權利要求2所述的實現(xiàn)檔案管理信息化的方法，其特征在于:步驟I)中所述參數(shù)包含檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數(shù)。
【專利摘要】本發(fā)明公開了一種實現(xiàn)檔案管理信息化的方法，屬于檔案管理領域。本發(fā)明所述方法的特點是：建立配置文件，在歸檔時進行讀取，以判斷其是否達到最大卷數(shù)；歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過；當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創(chuàng)建。與現(xiàn)有技術相比，本發(fā)明方法能夠減少了檔案管理人員的工作量，實現(xiàn)電子檔案在線瀏覽，具有很好的推廣和應用價值。
【IPC分類】G06F17/30, G06Q10/10
【公開號】CN105630923
【申請?zhí)枴緾N201510973221
【發(fā)明人】張 誠, 閆亮亮, 薛心振
【申請人】浪潮軟件股份有限公司
【公開日】2016年6月1日
【申請日】2015年12月23日