專利名稱：數(shù)據(jù)處理裝置和方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種數(shù)據(jù)處理裝置及其方法，具體地說，本發(fā)明涉及配置為提示用戶讀取提供給該用戶的信息的數(shù)據(jù)處理裝置及其方法。
背景技術(shù)：
傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)從信息管理服務(wù)器通過網(wǎng)絡(luò)向客戶機終端發(fā)送諸如文檔的信息，并向該客戶機終端的用戶通報該信息。例如，信息管理系統(tǒng)采用電子郵件作為向用戶通報最近記錄的文檔的方法。利用使用電子郵件的信息管理系統(tǒng)，發(fā)送者可以利用電子郵件應(yīng)用的消息處理通報功能來證實接收者是否已確認收到了所發(fā)送的電子郵件。
但在采用通過電子郵件通報最近記錄的文檔的方法的信息管理系統(tǒng)中，接收者可能不會注意到這樣的電子郵件。因此接收者不一定會閱讀所通報的文檔。
因此，如果用于通報消息處理確認的電子郵件還沒有到達，發(fā)送者就可能會再次發(fā)送相同的電子郵件或發(fā)送提醒接收者閱讀該文檔的電子郵件。這給發(fā)送者強加了巨大的負擔。此外，即使發(fā)送者發(fā)送了這些郵件接收者也可能不會閱讀最近記錄的文檔。
對這一點已經(jīng)提出了下面的方法來提示閱讀未讀文檔。
日本專利申請2004-334428討論了一種將信息管理系統(tǒng)中管理的信息用即時消息實時地通報給預(yù)計會閱讀該信息的用戶的方法。
日本專利申請3-44230討論了一種強行輸出未讀文檔以通報該未讀文檔和保證服務(wù)器的存儲容量的方法。
日本專利申請3-44239和日本專利申請3-44240討論了一種由打印服務(wù)器向已登錄的用戶發(fā)布存儲在打印服務(wù)器中的傳真接收清單從而通知接收傳真文檔的方法。
但上述文獻中討論的傳統(tǒng)方法只通報未讀文檔或只打印未讀文檔清單或該未讀文檔本身。在這種情況下被希望閱讀該未讀文檔的用戶有可能不會注意到該文檔。
因此這些傳統(tǒng)方法存在希望由用戶閱讀的信息如文檔仍未被該用戶閱讀的問題。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的特征針對能解決上述問題的數(shù)據(jù)處理裝置及方法。
本發(fā)明的另一個特征針對肯定能使用戶閱讀諸如文檔的信息的數(shù)據(jù)處理裝置和方法。
根據(jù)本發(fā)明的一個方面，數(shù)據(jù)處理裝置包括接收裝置，用于接收表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息未被閱讀的通知信息；以及限制裝置，用于在確認該用戶基于由所述接收裝置接收的通知信息已閱讀了所述未閱讀信息之前一直限制由用戶請求的數(shù)據(jù)處理。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，信息管理服務(wù)器包括存儲裝置，用于存儲識別應(yīng)當由用戶閱讀的信息是否未被閱讀的識別信息；接收裝置，用于從該用戶使用的數(shù)據(jù)處理裝置接收識別該用戶的用戶信息；判斷裝置，用于基于由接收裝置接收的用戶信息和由存儲裝置存儲的識別信息來判斷應(yīng)當由用戶閱讀的信息是否未被閱讀；以及發(fā)送裝置，用于在判斷裝置確認應(yīng)當由用戶閱讀的信息未被閱讀的情況下向數(shù)據(jù)處理裝置發(fā)送通知信息。
下面參照附圖對示例實施例的詳細描述將會使本發(fā)明的其它特征和方面變得明顯。


合并于此并構(gòu)成說明書一部分的附圖示出本發(fā)明的實施例、特征和各個方面，該附圖與說明一起用于解釋本發(fā)明的原理。
圖1是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的系統(tǒng)配置例的框圖。
圖2A和2B是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的信息管理服務(wù)器、客戶個人計算機(PC)和多功能外設(shè)(MFP)的硬件配置例的框圖。
圖3是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的運行在信息管理服務(wù)器上的軟件模塊配置例的視圖。
圖4是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的運行在客戶個人計算機(PC)上的軟件模塊配置例的視圖。
圖5是根據(jù)本發(fā)明實施例的運行在MFP上的軟件模塊配置例的視圖。
圖6是示出在用戶運行MFP的操作面板以使用諸如“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”的功能時系統(tǒng)的操作示例的流程圖。
圖7是示出在圖6的步驟S603中的MFP代理處理示例的流程圖。
圖8A和8B是分別示出強制輸出消息和禁止輸出消息示例的視圖。
圖9是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的在客戶PC的用戶使用MFP執(zhí)行打印時系統(tǒng)的操作示例的流程圖。
圖10是示出在圖9的步驟S903中的客戶機代理處理示例的流程圖。
圖11是示出在圖7的步驟S704和圖10的步驟S1006中的信息管理代理處理示例的流程圖。
圖12是示出在輸出強制ID文檔時系統(tǒng)的操作示例的流程圖。
圖13是示出在圖11的步驟S1106中的JOB票據(jù)創(chuàng)建處理示例的流程圖。
圖14是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的在信息管理服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫更新處理示例的流程圖。
具體實施例方式
下面參照附圖描述本發(fā)明的各個實施例、特征和方面。
圖1是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的系統(tǒng)配置例的框圖。
在圖1的系統(tǒng)中的MFP 11可以驗證使用該系統(tǒng)的用戶。信息管理服務(wù)器12使用如圖3所示的數(shù)據(jù)庫305a來管理各種文檔，特別地，通過向重要文檔增添用以識別該重要文檔的屬性(下面稱為強制性ID)來管理重要文檔(圖3中的文檔B和D)。
此外，對于MFP 11的用戶驗證、信息管理服務(wù)器12的用戶驗證和客戶個人計算機(PC)13的用戶驗證(如Windows驗證)，該實施例可以采用公用的用戶帳戶來實現(xiàn)單點登錄(single sign-on)。在該實施例中，用戶在使用MFP或客戶PC時必須執(zhí)行用戶驗證(即使沒有使用網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù))。也就是說，用戶在使用系統(tǒng)中任意裝置的情況下都用公用的用戶帳戶來執(zhí)行驗證處理。
此外在本實施例中，描述了用戶驗證信息101a和101b及分析結(jié)果信息102a和102b存儲在XML文件中的例子。用戶驗證信息101a和101b分別從MFP 11和客戶PC 13發(fā)送，分析結(jié)果信息102a和102b從信息管理服務(wù)器12發(fā)送。此外，通過網(wǎng)絡(luò)10發(fā)送用戶驗證信息101a和101b及分析結(jié)果信息102a和102b。具體地說，采用公知的萬維網(wǎng)服務(wù)、即超文本傳輸協(xié)議(HTTP)上的簡單對象訪問協(xié)議(SOAP)來發(fā)送該信息。此外，采用記錄在SOAP頭中的通信協(xié)議來發(fā)送該信息。但除了萬維網(wǎng)服務(wù)之外也可以使用其它通信協(xié)議。
在圖1中，網(wǎng)絡(luò)10是用于相互連接MFP 11、信息管理服務(wù)器12、客戶PC 13的通信線路，并且可以基于互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議與各種協(xié)議通信。MFP 11可以執(zhí)行“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”中的每一個處理。當用戶操作MFP 11時本實施例中的MFP 11需要執(zhí)行用戶驗證以執(zhí)行各個處理“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、以及“發(fā)送”。此外，在用戶驗證成功時運行MFP代理501以基于與信息管理服務(wù)器12通信的結(jié)果來判斷是否存在還沒有被經(jīng)過驗證的用戶閱讀的任何重要文檔。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被經(jīng)過驗證的用戶閱讀的重要文檔時，MFP11從信息管理服務(wù)器12接收該未讀重要文檔并打印出來，然后允許用戶操作各個處理“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”。
客戶PC 13根據(jù)用戶的操作產(chǎn)生要求打印由應(yīng)用軟件創(chuàng)建的數(shù)據(jù)的指令。本實施例中的客戶PC 13在指示打印時需要執(zhí)行用戶驗證。當用戶驗證成功時，運行客戶機代理401以基于與信息管理服務(wù)器12通信的結(jié)果來判斷在信息管理服務(wù)器12中是否存在還沒有被經(jīng)過驗證的用戶閱讀的重要文檔。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被經(jīng)過驗證的用戶閱讀的重要文檔時，客戶PC 13從信息管理服務(wù)器12接收該未讀重要文檔并顯示出來，然后允許用戶執(zhí)行對期望文檔的打印指令。
信息管理服務(wù)器12包括將文檔信息存儲在圖3所示的信息管理文件夾305的數(shù)據(jù)庫305a中的功能。信息管理服務(wù)器12的信息管理代理301響應(yīng)來自MFP 11或客戶PC 13的請求，判斷在信息管理文件夾305的數(shù)據(jù)庫305a中是否存在還沒有被MFP 11或客戶PC 13的用戶閱讀的任何重要文檔。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被MFP 11或客戶PC 13的用戶閱讀的重要文檔時，信息管理服務(wù)器12向MFP 11或客戶PC 13輸出該未讀的重要文檔。
本實施例中的信息管理服務(wù)器12管理多個要由用戶閱讀的文檔。然后信息管理服務(wù)器12監(jiān)控每個文檔是否已經(jīng)或還沒有由每個用戶閱讀。此外對于重要文檔，如內(nèi)部通知等所有雇員肯定都應(yīng)當閱讀的文檔，向該重要文檔增添強制性ID并將該ID記錄在數(shù)據(jù)庫305a中，如圖3所示。強制性ID表明增添了該強制性ID的文檔是必須要由用戶閱讀的重要文檔。該重要文檔和強制性ID彼此關(guān)聯(lián)地記錄到數(shù)據(jù)庫305a中。下面可以將增添了強制性ID的重要文檔稱為強制性ID文檔。
圖2A和2B是示出根據(jù)本發(fā)明實施例的信息管理服務(wù)器12、客戶PC 13和MFP 11的硬件配置例的框圖。具體地說，圖2A是示出信息管理服務(wù)器12和客戶PC 13的硬件配置例的框圖，圖2B是示出MFP11的硬件配置例的框圖。
此外，在本實施例中信息管理服務(wù)器12和客戶PC 13可以使用通用個人計算機(PC)、即IBM-PC/AT兼容設(shè)備等等，并且在圖2A中具有相似的框圖。
在圖2A中，CPU 21直接或間接控制與內(nèi)部總線連接的每個裝置，并執(zhí)行用于運行本實施例中信息管理服務(wù)器12和客戶PC 13的程序。ROM 22存儲基本軟件，如基本輸入/輸出系統(tǒng)(BIOS)。RAM 23用作CPU 21的工作區(qū)。此外，RAM 23臨時存儲數(shù)據(jù)以便加載作為程序的信息管理代理301和客戶代理401。硬盤驅(qū)動器(HDD)24存儲作為文件的程序。輸入裝置25是用戶界面。例如，當在該程序中一操作屏顯示在監(jiān)視器26上時，用戶可以采用輸入裝置25向該操作屏輸入其操作。監(jiān)視器26顯示該操作屏。接口(I/F)27用于將信息管理服務(wù)器12和客戶PC 13連接到網(wǎng)絡(luò)10。
圖2B所示實施例中的MFP 11是可以通過網(wǎng)絡(luò)10向計算機終端提供打印服務(wù)、掃描服務(wù)、存儲服務(wù)和發(fā)送服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)兼容類型的MFP。在這種情況下發(fā)送服務(wù)包括FAX(傳真)發(fā)送、電子郵件發(fā)送和文件發(fā)送。
例如，MFP 11的硬件配置包括通信裝置31、中央處理單元(CPU)32、存儲器33、外部存儲裝置(下面稱為HDD)34、圖像處理裝置35、掃描單元36、打印單元37和操作面板38。
通信裝置31基于諸如TCP/IP的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議，通過網(wǎng)絡(luò)10按照各種協(xié)議與外部計算機終端(信息管理服務(wù)器12、客戶PC 13等等)通信。此外，通信裝置31與電話線路(未示出)連接以執(zhí)行公知的G3/G4傳真通信。CPU 32是執(zhí)行用于實現(xiàn)圖像處理裝置35中各種功能的程序的計算機。具體地說，CPU 32從HDD 34中讀取MFP代理501，這是用于實現(xiàn)本實施例中MFP 11的操作的程序。此外，CPU 32用存儲器33作為工作區(qū)來執(zhí)行該讀取的程序(MFP代理501)。此外，操作面板38是包括觸摸面板功能的用戶界面。
圖3是示出運行在信息管理服務(wù)器12上的軟件模塊配置例的視圖。
信息管理服務(wù)器12管理信息管理文件夾305的數(shù)據(jù)庫305a中的強制性ID文檔(圖3中的文檔B和D)以及其它共享信息(圖3中的文檔A和C)。如上所示，強制性ID文檔(圖3中的文檔B和D)被添加了強制性ID，而且也可以被添加識別用戶是否閱讀了該強制性ID文檔的狀態(tài)信息(在圖3中文檔B未被閱讀，而文檔D已閱)。
信息管理代理301基于從MFP 11或客戶PC 13接收的用戶驗證信息101a或101b，執(zhí)行提取出用戶還沒有閱讀的強制性ID文檔的處理。然后信息管理代理301向MFP 11或客戶PC 13發(fā)送該處理結(jié)果作為分析結(jié)果信息102a或102b。信息管理代理301在諸如BIOS 304和操作系統(tǒng)(OS)303的平臺上運行。至于OS 303，可以使用具有用戶驗證功能的OS，如公知的WindowsXP。
此外，信息管理代理301基于由MFP代理501或客戶機代理401的過程從MFP 11或客戶PC 13接收的數(shù)據(jù)庫更新請求信號對數(shù)據(jù)庫305a進行更新。除此之外，OS 303執(zhí)行HTTP和SOAP的處理。此外，信息管理系統(tǒng)302管理數(shù)據(jù)庫305a。
圖4是示出運行在客戶PC上的軟件模塊配置例的視圖。
客戶PC 13的客戶機代理401提取出基于用戶對輸入裝置25的操作而輸入的用戶驗證信息(Windows驗證信息)101b，并將該用戶驗證信息101b暫時存儲在臨時存儲文件夾405中。此外在檢測到用于執(zhí)行打印機驅(qū)動程序402中的打印處理的指令之后，客戶機代理401向信息管理服務(wù)器12的信息管理代理301發(fā)送存儲在臨時管理文件夾405中的用戶驗證信息101b?？蛻魴C代理401接收表明由信息管理代理301基于用戶驗證信息101b處理的結(jié)果的分析結(jié)果信息102b。除此之外，客戶機代理401在諸如BIOS 404和OS 403的平臺上運行。此外OS403執(zhí)行HTTP和SOAP的處理。
圖5是運行在MFP 11上的軟件模塊配置例的視圖。
MFP代理502在MFP 11的基本模塊502上運行。MFP代理501提取出基于用戶利用MFP 11對操作面板38的操作而輸入的用戶驗證信息101a，并向信息管理代理301發(fā)送用戶驗證信息101a。此外，MFP代理501接收表明由信息管理代理301基于用戶驗證信息101a處理的結(jié)果的分析結(jié)果信息102a。此外MFP 11的基本模塊502執(zhí)行HTTP和SOAP的處理。
下面參照圖6、7、9-14中的流程圖描述本實施例的系統(tǒng)中的控制流程。
首先參照圖6的流程圖描述使用“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、以及“發(fā)送”功能的系統(tǒng)操作。這些功能可以在用戶操作MFP 11的操作面板38時使用。圖6示出CPU 32基于加載到存儲器33中的程序代碼來控制的處理流程。
使用MFP 11的用戶基于操作面板38的操作輸入例如用戶ID和密碼(步驟S601)。然后MFP基本模塊502將輸入的用戶ID和密碼與事先記錄的用戶ID和密碼進行比較。此外，MFP基本模塊502判斷所輸入的用戶ID和密碼是否與事先記錄的用戶ID和密碼一致，并判斷用戶驗證是否成功(步驟S602)。
該判斷的結(jié)果是，當用戶驗證成功時，CPU 32執(zhí)行MFP代理處理，以判斷是否允許使用“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”功能(步驟S603)。然后MFP代理501基于MFP代理處理的執(zhí)行結(jié)果判斷是否允許使用MFP 11的功能，即“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”(步驟S604)。當基于該判斷結(jié)果確定允許使用MFP 11的功能時，MFP代理501將操作面板38的操作設(shè)置為可接受狀態(tài)。操作面板38的操作是用于實現(xiàn)MFP 11的功能。然后MFP代理501根據(jù)所接受的操作運行MFP 11(步驟S605)。因此，用戶可以執(zhí)行期望的操作，即“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”?！皬?fù)印”是通過掃描單元36讀取由用戶設(shè)置的文檔并基于所讀取的圖像數(shù)據(jù)由打印單元37打印圖像的過程?！按蛴　笔峭ㄟ^對操作面板38的操作讀取存儲在HDD 34中的數(shù)據(jù)并由打印單元37打印該數(shù)據(jù)的過程?！皞髡妗笔峭ㄟ^電話線路以傳真方式發(fā)送圖像數(shù)據(jù)或存儲在HDD 34中的數(shù)據(jù)的過程。該圖像數(shù)據(jù)是通過掃描單元36從由用戶設(shè)置的文檔中讀取出的。此外，“傳真”過程包括查詢接收(polling reception)，其中用戶通過對操作面板38的操作呼叫希望的電話號碼，并從目標接收圖像數(shù)據(jù)?！鞍l(fā)送”過程是由通信裝置31通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，按照諸如電子郵件、FTP、SMB等的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議發(fā)送該圖像數(shù)據(jù)或存儲在HDD 34中的數(shù)據(jù)。該圖像數(shù)據(jù)是通過掃描單元36從由用戶設(shè)置的文檔中讀取出的。
此外，當在步驟S602中的用戶驗證失敗時或者在步驟S604中不允許使用MFP 11的功能，則該處理停止。
下面參照圖7的流程圖描述圖6的步驟S603中的MFP代理處理。
MFP代理501提取出用戶驗證信息，包括在用戶驗證中成功的用戶的用戶ID和密碼(步驟S701)。然后MFP代理501將提取出的用戶驗證信息存儲在XML文件中(步驟S702)。
然后MFP代理501向信息管理服務(wù)器12中的信息管理代理301發(fā)送存儲在XML文件中的用戶驗證信息101a(步驟S703)。然后，信息管理代理301執(zhí)行信息管理代理處理(步驟S704)。例如，信息管理代理處理執(zhí)行判斷是否存在還沒有被通過用戶驗證信息101a識別的用戶閱讀的強制性ID文檔的處理。該用戶驗證信息101a是從MFP代理501發(fā)送的。然后信息管理代理301向MFP代理501發(fā)送表明該處理結(jié)果的分析結(jié)果信息102a。下面將參照圖11詳細描述該信息管理代理處理。
MFP代理501接收由信息管理代理301發(fā)送的分析結(jié)果信息102a(步驟S705)。基于所接收的分析結(jié)果信息102a，MFP代理501判斷是否存在還沒有被用戶閱讀的強制性ID文檔(步驟S706)。該用戶是通過步驟S703中發(fā)送的用戶驗證信息101a來識別的。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被該用戶閱讀的強制性ID文檔時，MFP代理501在MFP 11的操作面板38上顯示如圖8A所示的強制性輸出消息801(步驟S707)。強制性輸出消息801通知該用戶還存在未被閱讀的強制性ID文檔，并且要求該用戶同意強制性地輸出該強制性ID文檔。
然后MFP代理501判斷用戶按下了OK按鈕801a還是NG按鈕801b(步驟S708)。這些按鈕顯示在強制性輸出消息801上。該判斷的結(jié)果是，當該用戶按下了OK按鈕801a時，MFP代理501就向打印單元37輸出對應(yīng)的強制性ID文檔以打印該文檔(步驟S709)。此外還期望該用戶的信息被添加到要打印的強制性ID文檔中。其原因是為了防止該用戶沒有拿著已打印的文檔就離開。此外，當強制性ID文檔的打印結(jié)束時，MFP代理501允許該用戶操作MFP 11，并基于對MFP 11的操作執(zhí)行操作(步驟S710)。
最后為了將強制性ID文檔的未讀狀態(tài)改為已讀狀態(tài)，MFP代理501執(zhí)行數(shù)據(jù)庫更新處理以更新信息管理服務(wù)器12中的數(shù)據(jù)庫305a(步驟S711)。
在步驟S706中，當MFP代理501確定不存在還沒有閱讀的強制性ID文檔時，就不需要輸出強制性ID文檔。因此該過程省略步驟S707至S709，并跳至步驟S710以允許用戶操作MFP 11。
此外當在步驟S708中確定是按下了NG按鈕801b時，MFP代理501確定用戶沒有接受強制性輸出消息801的內(nèi)容。然后該過程跳至步驟S712。在步驟S712中，MFP代理501在MFP 11的操作面板38上顯示如圖8B所示的禁止輸出消息802。接著MFP代理501取消MFP11的用戶驗證結(jié)果，禁止用以執(zhí)行MFP 11的“復(fù)印”、“打印”、“傳真”、“發(fā)送”功能的操作。
下面參照圖9中的流程圖描述在客戶PC 13的用戶使用MFP 11執(zhí)行打印時所述系統(tǒng)的操作示例。圖9示出CPU 21基于加載到客戶PC13的RAM 23上的程序代碼來控制的處理流程。
首先客戶機代理401基于用戶使用客戶PC 13對輸入裝置25的操作輸入例如用戶ID和密碼，并登錄進入Windows(步驟S901)。然后客戶機代理401例如將輸入的用戶ID和密碼與事先記錄的用戶ID和密碼相比較?？蛻魴C代理401判斷例如所輸入的用戶ID和密碼是否與事先記錄的用戶ID和密碼一致(步驟S902)。也就是說客戶機代理401判斷用戶驗證(Windows登錄驗證)是否成功。
該判斷的結(jié)果是，當該用戶驗證成功時客戶機代理401執(zhí)行下面的過程。也就是說，當用戶產(chǎn)生打印由應(yīng)用軟件創(chuàng)建的數(shù)據(jù)的指令時，客戶機代理401執(zhí)行客戶機代理處理以判斷是否允許打印處理(步驟S903)。該打印處理由打印機驅(qū)動程序402執(zhí)行以使用MFP 11的打印功能。此外，客戶機代理401基于執(zhí)行客戶機代理處理的結(jié)果判斷是否允許由打印機驅(qū)動程序402執(zhí)行打印處理(步驟S904)。該判斷結(jié)果是，當允許該打印處理時，打印機驅(qū)動程序402對用戶產(chǎn)生指令要打印的數(shù)據(jù)執(zhí)行打印處理(步驟S905)。
當在步驟S902客戶機代理401確定用戶驗證失敗或在步驟S904沒有允許打印處理時，該過程結(jié)束。也就是說在這種情況下用戶無法打印任何內(nèi)容。
下面參照圖10的流程圖描述在圖9的步驟S903中進行的客戶機代理處理的例子。
首先當客戶PC 13的用戶使得監(jiān)視器26顯示打印機驅(qū)動程序402的對話框以打印由應(yīng)用程序創(chuàng)建的數(shù)據(jù)時，客戶機代理401檢查打印處理是否啟動(步驟S1001)?？蛻魴C代理401一直等待客戶PC 13的用戶按下打印機驅(qū)動程序402的對話框上的按鈕(步驟S1002)。當該用戶按下打印機驅(qū)動程序402的對話框上的按鈕時，客戶機代理401從臨時存儲文件夾405中提取用戶驗證信息(Windows驗證信息)(步驟S1003)。
客戶機代理401將提取的用戶驗證信息存儲在XML文件中(步驟S1004)。接著客戶機代理401向信息管理代理301發(fā)送存儲在XML文件中的用戶驗證信息(步驟S1005)。然后，信息管理代理301執(zhí)行信息管理代理處理(步驟S1006)。例如，信息管理代理處理執(zhí)行處理以判斷是否存在還沒有被通過客戶機代理401發(fā)送的用戶驗證信息101b識別的用戶閱讀的強制性ID文檔。接著，信息管理代理處理發(fā)送表明該處理結(jié)果的分析結(jié)果信息102b。下面參照圖11詳細描述信息管理代理處理。
客戶機代理401接收從信息管理代理301發(fā)送的分析結(jié)果信息102b(步驟S1007)?？蛻魴C代理401基于所接收的分析結(jié)果信息102b，判斷是否存在還沒有被通過步驟S1005中發(fā)送的用戶驗證信息101b識別的用戶閱讀的強制性ID文檔(步驟S1008)。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被該用戶閱讀的強制性ID文檔時，客戶機代理401將例如如圖8A所示的強制性輸出消息801彈出式地顯示在監(jiān)視器26上(步驟S1009)。
客戶機代理401基于用戶對輸入裝置25的操作判斷用戶按下了OK按鈕801a還是NG按鈕801b(步驟S1010)。這些按鈕顯示在強制性輸出消息801上。該判斷的結(jié)果是，當該用戶按下了OK按鈕801a時，客戶機代理401就輸出對應(yīng)的強制性ID文檔(步驟S1011)。在這種情況下，強制性ID文檔的輸出可以是用于顯示在監(jiān)視器26上的輸出或用于由MFP 11打印的輸出，MFP 11是對應(yīng)于打印機驅(qū)動程序402的打印機。該用戶可以選擇輸出強制性ID文檔的方法。此外，當強制性ID文檔顯示在監(jiān)視器26上時，期望通過下面的條件來確認該輸出結(jié)束。也就是滾動到達最低行和滾動以預(yù)定或更小的速度進行。設(shè)置這些條件的原因是要確認強制性ID文檔肯定已被該用戶閱讀。接著客戶機代理401允許通過打印機驅(qū)動程序402打印處理用戶期望的數(shù)據(jù)，并且該打印機驅(qū)動程序402執(zhí)行該打印處理(步驟S1012)。
最后為了將強制性ID文檔的狀態(tài)改為已讀狀態(tài)，客戶機代理401執(zhí)行數(shù)據(jù)庫更新處理以更新信息管理服務(wù)器12中的數(shù)據(jù)庫305a(步驟S1013)。
在步驟S1008中，當客戶機代理401確定不存在未讀的強制性ID文檔時，就不需要輸出強制性ID文檔。因此該過程省略步驟S1009至S1011，然后跳至步驟S1012。
當在步驟S1010中確定是按下了NG按鈕801b時，客戶機代理401確定用戶沒有接受強制性輸出消息801的內(nèi)容。然后該過程結(jié)束。
盡管在使用具有打印機驅(qū)動程序402的MFP 11的打印功能的情況下描述了上述過程，本發(fā)明不限于這種情況。例如，本發(fā)明可用于各種過程，即，通過MFP 11的傳真功能以傳真形式發(fā)送由客戶PC 13創(chuàng)建的數(shù)據(jù)，和數(shù)據(jù)存儲在MFP 11的HDD 34中的情況。在這些情況中，所述過程通過傳真驅(qū)動程序或數(shù)據(jù)存儲應(yīng)用程序而不是上述過程中的打印機驅(qū)動程序來執(zhí)行。
下面參照圖11中的流程圖描述圖7中的步驟S704和圖10中的步驟S1006中的信息管理代理處理的例子。圖11示出CPU 21基于加載到信息管服務(wù)器12的RAM 23上的程序代碼來控制的處理流程。
首先，信息管理代理301接收從MFP代理501或客戶機代理401發(fā)送的XML文件格式的用戶驗證信息101a或101b(步驟S1101)。信息管理代理301基于所接收的用戶驗證信息101a或101b分析信息管理系統(tǒng)302中的數(shù)據(jù)庫305a。然后，信息管理代理301提取出還沒有被對應(yīng)帳戶的用戶閱讀的任何強制性ID文檔(步驟S1102)。
接著，信息管理代理301基于步驟S1102中提取的結(jié)果判斷是否存在還沒有被對應(yīng)用戶閱讀的強制性ID文檔(步驟S1103)。該判斷的結(jié)果是，當存在還沒有被該對應(yīng)用戶閱讀的強制性ID文檔時，該過程跳至步驟S1104。然后，信息管理代理301將表明還存在沒有被對應(yīng)用戶閱讀的強制性ID文檔的信息存儲在XML文件中。由此信息管理代理301產(chǎn)生分析結(jié)果信息102a或102b(步驟S1104)。接著，信息管理代理301向作為步驟S1101中接收的用戶驗證信息101a或101b的發(fā)送者的代理401或501發(fā)送所產(chǎn)生的分析結(jié)果信息102a或102b(步驟S1105)。
然后，信息管理代理301執(zhí)行JOB票據(jù)創(chuàng)建處理以創(chuàng)建還沒有被用戶閱讀的強制性ID文檔的JOB票據(jù)306a(步驟S1106)。接著信息管理代理301將創(chuàng)建的JOB票據(jù)306a暫時存儲在信息管理服務(wù)器12的HDD 24中的臨時存儲文件夾306中(步驟S1107)。然后該過程結(jié)束。
如果在步驟S1103中信息管理代理301確定不存在還沒有被閱讀的強制性ID文檔，則該過程跳至步驟S1108。然后，信息管理代理301用XML文件來存儲表明不存在還沒有被閱讀的強制性ID文檔的信息。由此信息管理代理301產(chǎn)生了分析結(jié)果信息102a或102b(步驟S1108)。接著，信息管理代理301向作為步驟S1101中接收的用戶驗證信息101a或101b的發(fā)送者的代理401或501發(fā)送所產(chǎn)生的分析結(jié)果信息102a或102b(步驟S1109)。然后該過程結(jié)束。
下面參照圖12的流程圖描述在輸出強制性ID文檔時所述系統(tǒng)的操作示例。在圖7的MFP代理處理(步驟S709)或圖10的客戶機代理處理(步驟S1011)中執(zhí)行圖12所示的操作。
首先，MFP代理501或客戶機代理401請求信息管理代理301發(fā)送暫時存儲在臨時存儲文件夾306中的強制性ID文檔的JOB票據(jù)306a(步驟S1201)。
接收了發(fā)送JOB票據(jù)306a的請求的信息管理代理301將強制性ID文檔的JOB票據(jù)306a發(fā)送給MFP 11(步驟S1202)。然后信息管理代理301通知請求信息管理代理301發(fā)送JOB票據(jù)306a的代理401或501該JOB票據(jù)306a已經(jīng)發(fā)送了(步驟S1203)。接收到該通知的代理401或501向信息管理代理301發(fā)送更新信息管理服務(wù)器12中的數(shù)據(jù)庫305a的請求(步驟S1204)。該更新數(shù)據(jù)庫305a的請求包括用于取消或刪除存儲在臨時存儲文件夾306中的強制性ID文檔的JOB票據(jù)306a的信息，以及用于將該強制性ID文檔的狀態(tài)信息從未讀狀態(tài)改為已讀狀態(tài)的信息。
下面參照圖13的流程圖描述在圖11的步驟S1106中的JOB票據(jù)創(chuàng)建處理的例子。
首先，信息管理代理301設(shè)置對該強制性ID文檔的打印指令，如N合一打印、雙面打印或釘針(步驟S1301)。該打印指令的內(nèi)容是事先確定的。接著，信息管理代理301設(shè)置作為標題項的信息，其有助于MFP 11的用戶識別該強制性ID文檔(步驟S1302)。該信息包括例如文檔名、輸出頁和用戶名。在本實施例中，每一條信息都由上述步驟設(shè)置以創(chuàng)建JOB票據(jù)306a。
下面參照圖14的流程圖描述在信息管理服務(wù)器12中的數(shù)據(jù)庫更新處理的示例。
信息管理代理301判斷由MFP代理501或客戶機代理401在圖12中的步驟S1204中發(fā)送的更新數(shù)據(jù)庫305a的請求是否已被接收(步驟S1401)。該判斷的結(jié)果是，如果接收了該更新數(shù)據(jù)庫305a的請求，則信息管理代理301取消或刪除暫時存儲在臨時存儲文件夾306中的JOB票據(jù)306a(步驟S1402)。然后，信息管理代理301將添加給強制性ID文檔的狀態(tài)信息從未讀狀態(tài)改為已讀狀態(tài)，以更新信息管理服務(wù)器12中的數(shù)據(jù)庫305a(步驟S1403)。
如上所述，在本示例性實施例中，重要文檔、強制性ID和狀態(tài)信息都彼此相關(guān)地記錄在信息管理服務(wù)器12的數(shù)據(jù)庫305a中。強制性ID識別該重要文檔，狀態(tài)信息有助于識別該重要文檔是否已被閱讀。
在MFP 11根據(jù)來自客戶PC 13的打印指令執(zhí)行打印時，客戶PC13詢問信息管理服務(wù)器12是否存在還沒有被客戶PC 13的用戶閱讀的重要文檔。其結(jié)果是，如果存在未被閱讀的重要文檔，則客戶PC 13將強制性輸出消息801顯示在監(jiān)視器26上以提示用戶輸出該未讀的重要文檔。然后如果該用戶沒有輸出該未讀的重要文檔，則客戶PC 13防止該用戶用MFP 11執(zhí)行諸如打印的處理。在這種情況下，該未讀文檔可以由MFP 11通過打印輸出或通過顯示在客戶PC 13上輸出。如果通過顯示在客戶PC 13上來輸出該未讀文檔，則客戶PC 13可以檢查該重要文檔是否確定無疑地被閱讀了，如根據(jù)該文檔的重要性檢查滾動是否已執(zhí)行到該文檔的最后。
類似的，在直接操作MFP 11以執(zhí)行復(fù)印或通過傳真來發(fā)送時，MFP 11詢問信息管理服務(wù)器12是否存在還沒有被MFP 11的用戶閱讀的重要文檔。其結(jié)果是，如果存在未被閱讀的重要文檔，則MFP 11將強制性輸出消息801顯示在操作面板38上以提示該用戶輸出該未讀的重要文檔。然后，如果該用戶沒有輸出該未讀的重要文檔，則MFP 11防止該用戶用MFP 11執(zhí)行復(fù)印或以傳真方式的發(fā)送。
如上所述，用戶被告知存在應(yīng)當被其閱讀的未讀重要文檔，并且如果該用戶沒有閱讀該重要文檔就禁止該用戶使用MFP 11。因此使該用戶認識到閱讀該未讀重要文檔的必要性。其結(jié)果是可以防止未讀的重要文檔還保持未讀狀態(tài)，并預(yù)計可以避免對未讀重要文檔的通知的忽略。
此外，在本示例性實施例中，盡管MFP代理501設(shè)置在MFP 11中，但本發(fā)明并不限于這種配置。例如除了MFP之外還可以提供用于管理MFP的PC以控制用于使用MFP的管理信息和PC對該MFP的操作。在這樣的MFP中，MFP代理501可以安裝在PC所包含的HDD上。
此外，在圖1中示出了一個MFP 11和一個客戶PC 13。但是MFP11和客戶PC 13的數(shù)量都可以超過一個。
此外，在本示例性實施例中，MFP 11的用戶或客戶PC 13的用戶所共享的信息被設(shè)置為重要文檔。但是可以指定需要閱讀該重要文檔的用戶。在這種情況下，強制性ID可配置為用于識別需要閱讀該重要文檔的用戶，或者可以在數(shù)據(jù)庫305a中記錄用于識別需要閱讀該重要文檔的用戶的用戶ID。
此外在本示例性實施例中，系統(tǒng)可配置為代替MFP 11或者除了MFP 11之外而使用打印機。該打印機不具有MFP 11的復(fù)印、傳真、掃描功能，但具有基于來自客戶PC 13的打印指令進行打印的功能。因此當該系統(tǒng)配置為使用打印機而不是MFP 11時，例如圖6和圖7的過程可以是不必要的。此外，可以用沒有包含打印功能的設(shè)備來替代MFP 11。在這種情況下，作為用于強制性閱讀的方法，文檔可以通過其它打印機打印或者顯示在顯示設(shè)備上。但在這種情況下，為了確認該文檔肯定已被閱讀，可以允許該設(shè)備在滿足下列條件時運行。也就是當文檔由其它打印機打印時、或者打印文檔之后過去了預(yù)定時間時取出輸出紙張。此外，當文檔顯示在顯示設(shè)備上時，如果滿足滾動已執(zhí)行到該文檔的最后這一條件則可以允許該設(shè)備運行。
其它示例性實施例為了運行各類設(shè)備以執(zhí)行上述實施例的功能，向在與該各類設(shè)備連接的設(shè)備或系統(tǒng)中的計算機提供用于執(zhí)行上述實施例的功能的軟件的程序代碼。本發(fā)明包括根據(jù)存儲在該系統(tǒng)或設(shè)備的計算機(CPU或MPU)中的程序運行各類設(shè)備。
此外，在這種情況下，該軟件的程序代碼本身可以完成上述示例性實施例的功能。此外，本發(fā)明還包括該程序代碼本身和用于向計算機提供該程序代碼的單元，即存儲該程序代碼的記錄介質(zhì)。存儲該程序代碼的記錄介質(zhì)包括例如軟盤、硬盤、光盤、磁光盤、CD-ROM、磁帶、非易失性存儲卡、ROM等等。
此外，本發(fā)明不僅包括執(zhí)行所提供的程序代碼的計算機以執(zhí)行上述示例性實施例的功能，本發(fā)明的示例性實施例還包括與操作系統(tǒng)或其它在該計算機上運行的應(yīng)用軟件合作的程序代碼以執(zhí)行上述示例性實施例的功能。
此外，在將提供的程序代碼存儲到計算機的功能擴展板的存儲器中之后，該功能擴展板的CPU基于該程序代碼的指令執(zhí)行部分或全部實際過程。本發(fā)明還包括該CPU執(zhí)行的用于實現(xiàn)上述實施例的功能的過程。
此外，在將提供的程序代碼存儲到與計算機連接的功能擴展單元的存儲器中之后，該功能擴展單元的CPU基于該程序代碼的指令執(zhí)行部分或全部實際過程。本發(fā)明還包括該CPU執(zhí)行的用于實現(xiàn)上述實施例的功能的過程。
根據(jù)上述實施例，當數(shù)據(jù)處理裝置從信息管理服務(wù)器接收了表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息還沒有被閱讀的通知信息時，限制由該用戶請求的數(shù)據(jù)處理直到該用戶基于通知信息閱讀了該未讀信息為止。因此，沒有閱讀該信息的用戶無法執(zhí)行數(shù)據(jù)處理，除非該用戶閱讀了該信息。因此可以使該用戶確定無疑地閱讀諸如文檔的信息。
雖然參照示例性實施例描述了本發(fā)明，應(yīng)當理解本發(fā)明不限于所公開的示例性實施例。所附權(quán)利要求的范圍與最寬泛的解釋一致以涵蓋所有修正、等價結(jié)構(gòu)和功能。
權(quán)利要求
1.一種數(shù)據(jù)處理裝置，包括接收裝置，用于接收表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息未被閱讀的通知信息；以及限制裝置，用于在確認該用戶基于由所述接收裝置接收的通知信息已閱讀了所述未閱讀信息之前一直限制由用戶請求的數(shù)據(jù)處理。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)據(jù)處理裝置，還包括通知裝置，用于在所述接收裝置接收了表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息未被閱讀的通知信息時，通知該用戶存在尚未被該用戶閱讀的信息。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)據(jù)處理裝置，還包括接受裝置，用于接受要求輸出應(yīng)當由所述用戶閱讀的信息的請求；以及數(shù)據(jù)處理執(zhí)行裝置，用于在所述接受裝置接受了要求輸出還沒有被所述用戶閱讀的信息的請求之后允許執(zhí)行由該用戶請求的數(shù)據(jù)處理。
4.根據(jù)權(quán)利要求3所述的數(shù)據(jù)處理裝置，還包括輸出處理執(zhí)行裝置，用于在所述接受裝置接受了要求輸出還沒有被所述用戶閱讀的信息的請求之后，執(zhí)行輸出該信息的處理，其中所述數(shù)據(jù)處理執(zhí)行裝置在所述輸出處理執(zhí)行裝置執(zhí)行了輸出還沒有被所述用戶閱讀的信息的處理之后，允許執(zhí)行由該用戶請求的數(shù)據(jù)處理。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)據(jù)處理裝置，其中所述接收裝置從外部信息管理服務(wù)器接收表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息還沒有被閱讀的通知信息。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的數(shù)據(jù)處理裝置，還包括用戶驗證裝置，用于驗證用戶；以及發(fā)送裝置，用于向所述外部信息管理服務(wù)器發(fā)送關(guān)于已由該用戶驗證裝置驗證的用戶的用戶驗證信息，其中所述接收裝置從所述外部信息管理服務(wù)器接收表明應(yīng)當由對應(yīng)于該發(fā)送裝置發(fā)送的所述用戶驗證信息的用戶閱讀的信息還沒有被閱讀的通知信息。
7.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)據(jù)處理裝置，其中所述數(shù)據(jù)處理包括用于形成圖像的處理。
8.一種信息管理服務(wù)器，包括存儲裝置，用于存儲識別應(yīng)當由用戶閱讀的信息是否未被閱讀的識別信息；接收裝置，用于從該用戶使用的數(shù)據(jù)處理裝置接收識別該用戶的用戶信息；判斷裝置，用于基于從該接收裝置接收的用戶信息和由所述存儲裝置存儲的識別信息來判斷應(yīng)當由該用戶閱讀的信息是否未被閱讀；以及發(fā)送裝置，用于在判斷裝置確認應(yīng)當由所述用戶閱讀的信息未被閱讀的情況下向所述數(shù)據(jù)處理裝置發(fā)送通知信息。
9.根據(jù)權(quán)利要求8所述的信息管理服務(wù)器，還包括第二發(fā)送裝置，用于向用作該第二發(fā)送裝置的輸出目標的裝置發(fā)送應(yīng)當由所述用戶閱讀的信息，其中，在該第二發(fā)送裝置發(fā)送了應(yīng)當由所述用戶閱讀的信息之后，所述存儲裝置與該信息關(guān)聯(lián)地存儲識別該信息已被閱讀的識別信息。
10.一種數(shù)據(jù)處理方法，包括接收表明應(yīng)當由用戶閱讀的信息未被閱讀的通知信息；以及在確認該用戶基于所接收的通知信息已閱讀了所述未閱讀信息之前一直限制由用戶請求的數(shù)據(jù)處理。
11.一種數(shù)據(jù)處理方法，包括在存儲裝置中存儲識別應(yīng)當由用戶閱讀的信息是否未被閱讀的識別信息；從該用戶使用的數(shù)據(jù)處理裝置接收識別該用戶的用戶信息；基于所接收的用戶信息和存儲在所述存儲裝置中的識別信息來判斷應(yīng)當由該用戶閱讀的信息是否未被閱讀；以及如果確認應(yīng)當由所述用戶閱讀的信息未被閱讀，則向所述數(shù)據(jù)處理裝置發(fā)送通知信息。
全文摘要
根據(jù)本發(fā)明的數(shù)據(jù)處理裝置和方法，執(zhí)行一種處理以使用戶肯定閱讀諸如文檔的應(yīng)當由該用戶閱讀的信息。在該處理中，信息管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫存儲應(yīng)當由該用戶閱讀的信息、用于識別該信息的ID、以及識別該信息是否還未被該用戶閱讀的狀態(tài)信息。當該用戶希望操作系統(tǒng)中的裝置時，如果應(yīng)當由該用戶閱讀的信息未被閱讀，則該裝置的操作受到限制。如果應(yīng)當由該用戶閱讀的信息已被閱讀，則允許該裝置的操作。
文檔編號H04L29/06GK1984147SQ200610164170
公開日2007年6月20日 申請日期2006年12月8日 優(yōu)先權(quán)日2005年12月8日
發(fā)明者南田勝浩 申請人:佳能株式會社