一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)及歸檔方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明涉及審計(jì)檔案管理領(lǐng)域，尤其涉及一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)及歸檔方法。
【背景技術(shù)】
[0002]審計(jì)檔案是審計(jì)機(jī)關(guān)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中直接產(chǎn)生的具有專門性、保存價(jià)值的審計(jì)文件材料。
[0003]審計(jì)文件材料包括各種記錄和反映審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查中直接產(chǎn)生的文件、證據(jù)、信函原件或復(fù)制件、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。審計(jì)文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，按照類型可以分為:結(jié)論性文件材料、證明性文件材料和立項(xiàng)性文件材料。
[0004]目前審計(jì)檔案的歸檔整理工作全部由人工操作，由于審計(jì)文件材料的數(shù)量很多而且種類繁雜，所以這種歸檔方式必然存在以下幾個(gè)問(wèn)題:其一，耗費(fèi)大量的核實(shí)和編排檔案時(shí)間，使得工作效率降低；其二，重要文件的各次稿本在審計(jì)歸檔過(guò)程中容易缺失或人為歸類錯(cuò)誤；其三，大量的審計(jì)文件材料只能做邏輯上的歸檔處理，并沒(méi)有形成一份完整的、能打印成紙質(zhì)版的審計(jì)檔案，因此，也無(wú)法形成電子檔案和紙質(zhì)檔案的“雙套歸檔原則”；其四，由人工整理的審計(jì)檔案，其內(nèi)部文件屬性混亂，缺乏關(guān)聯(lián)性，因此無(wú)法對(duì)審計(jì)檔案內(nèi)容進(jìn)行快速檢索和查閱。
[0005]因此現(xiàn)有的電子審計(jì)檔案歸檔技術(shù)需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0006]本發(fā)明的目的在于提供一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)及歸檔方法，旨在解決現(xiàn)有現(xiàn)有電子審計(jì)檔案人工歸檔方法的工作效率低、容易出錯(cuò)、不能完整地打印出紙質(zhì)版檔案以及無(wú)法快速檢索和查閱的技術(shù)問(wèn)題。
[0007]本發(fā)明所設(shè)計(jì)的技術(shù)方案如下:
[0008]一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)，所述歸檔系統(tǒng)自動(dòng)地對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)、整理和歸檔并生成完整的電子檔案；其中，包括歸檔模板生成模塊、歸檔處理模塊和電子檔案生成模塊；所述歸檔模板生成模塊用于定義歸檔規(guī)則并生成歸檔模板；所述歸檔處理模塊根據(jù)歸檔規(guī)則對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理；所述電子檔案生成模塊用于審計(jì)檔案的適應(yīng)性壓縮，并生成可供閱讀和打印的電子檔案。
[0009]所述的用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)，其中，所述歸檔處理模塊包括文檔檢測(cè)單元、文檔整理單元和文檔歸檔單元；所述文檔檢測(cè)單元自動(dòng)遍歷審計(jì)文件并獲取文件的相關(guān)屬性；所述文檔整理單元用于根據(jù)文件屬性對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行篩選整理；所述文檔歸檔單元用于對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理，形成審計(jì)檔案。
[0010]所述的用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)的歸檔方法，其中，包括如下步驟:
[0011]步驟S1:通過(guò)所述歸檔模板生成模塊，對(duì)歸檔規(guī)則進(jìn)行定義，從而形成歸檔模板；
[0012]步驟S2:調(diào)用所述歸檔處理模塊，對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理；
[0013]步驟S3:通過(guò)電子檔案生產(chǎn)模塊，對(duì)歸檔好的審計(jì)檔案進(jìn)行適應(yīng)性壓縮，并生成電子檔案。
[0014]所述的用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)的歸檔方法，其中，所述步驟S2還包括如下步驟:
[0015]步驟S21:所述文檔檢測(cè)單元遍歷所有審計(jì)文件，獲取審計(jì)文件的相關(guān)屬性；
[0016]步驟S22:所述文檔整理單元根據(jù)獲取的文件屬性，篩選出需要整理的審計(jì)文件；
[0017]步驟S23:所述文檔歸檔單元根據(jù)歸檔規(guī)則和歸檔模板的要求，對(duì)需要整理的審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理，形成審計(jì)檔案。
[0018]本發(fā)明所提供的一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)及歸檔方法，利用自動(dòng)化檢測(cè)和歸檔的方式，對(duì)大量零散的審計(jì)文件進(jìn)行整理，大大地節(jié)省了人工整理的時(shí)間和成本，提高了歸檔的效率。另外，文檔檢測(cè)單元自動(dòng)遍歷審計(jì)文件，獲取有用文件的屬性，避免遺漏重要文件，提高了文件的齊備性和精煉性；同時(shí)，根據(jù)文件的屬性和邏輯關(guān)系很容易地檢索到相應(yīng)文件，便于快速查閱文件。再且，電子檔案生成模塊通過(guò)適應(yīng)性壓縮生成的電子檔案，可以打印成紙質(zhì)版，與電子版保持高度的統(tǒng)一性，符合兩套歸檔統(tǒng)一的原則，而且，文件體積的減小可以有更多空間存放其他審計(jì)檔案。很好地解決現(xiàn)有現(xiàn)有電子審計(jì)檔案人工歸檔方法的工作效率低、容易出錯(cuò)、不能完整地打印出紙質(zhì)版檔案以及無(wú)法快速檢索和查閱的技術(shù)問(wèn)題。
【附圖說(shuō)明】
[0019]圖1是本發(fā)明所提供的歸檔系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)示意圖。
[0020]圖2是本發(fā)明所提供的歸檔處理模塊的結(jié)構(gòu)示意圖。
[0021]圖3是本發(fā)明所提供的歸檔方法的流程圖。
[0022]圖4是本發(fā)明所提供的歸檔方法步驟S2的流程圖。
【具體實(shí)施方式】
[0023]為使本發(fā)明的目的、技術(shù)方案及優(yōu)點(diǎn)更加清楚、明確，以下參照附圖并舉實(shí)施例對(duì)本發(fā)明作進(jìn)一步說(shuō)明。
[0024]如圖1所示，本發(fā)明公開(kāi)了一種用于電子審計(jì)文件的歸檔系統(tǒng)，所述歸檔系統(tǒng)基于歸檔模板的基礎(chǔ)上，對(duì)歸檔規(guī)則進(jìn)行定義，然后根據(jù)歸檔規(guī)則和模板的要求進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)、鑒別、篩選、整理和歸檔輸出，生成完整的可供閱讀和打印的電子檔案。其中，所述歸檔系統(tǒng)包括歸檔模板生成模塊AOO、歸檔處理模塊BOO和電子檔案生成模塊COO。所述歸檔模板生成模塊AOO用于定義歸檔規(guī)則并生成歸檔模板。所述歸檔處理模塊BOO根據(jù)歸檔規(guī)則對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理。所述電子檔案生成模塊COO用于審計(jì)檔案的適應(yīng)性壓縮，并生成可供閱讀和打印的電子檔案。
[0025]具體的，結(jié)合圖1和圖2所示，所述歸檔處理模塊BOO對(duì)審計(jì)項(xiàng)目產(chǎn)生的審計(jì)文件材料進(jìn)行自動(dòng)鑒別、檢測(cè)、篩選后，將各類文件材料根據(jù)結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料和備查性文件材料進(jìn)行自動(dòng)分類和歸檔。所述歸檔處理模塊BOO包括文檔檢測(cè)單元B10、文檔整理單元B20和文檔歸檔單元B30。所述文檔檢測(cè)單元BlO自動(dòng)遍歷審計(jì)文件并獲取文件的相關(guān)屬性。所述文檔整理單元B20用于根據(jù)文件屬性對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行篩選整理。所述文檔歸檔單元B30用于對(duì)審計(jì)文件進(jìn)行歸檔處理，形成審計(jì)檔案。
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