專利名稱：文件控制和傳輸系統(tǒng)的制作方法
技術領域：
本發(fā)明涉及一個系統(tǒng)，該系統(tǒng)用于快速和大量地自動創(chuàng)建包括電子郵件、傳真、數(shù)據(jù)文件或文檔等多種形式的大量文件并向廣泛分布的接收地點傳輸，通過學習系統(tǒng)提高傳輸速度，提供文件控制系統(tǒng)并消除文件傳輸中使用OCR系統(tǒng)的需求。
在任何商業(yè)過程中，都需要將多種形式的文檔，本質上都是格式化信件，只在內容上有少許變化，寄給不同的收件人或其它企業(yè)。如今，通常在一個或幾個中心地點產(chǎn)生這些文檔，并通過郵件傳遞，也就是，通過郵政服務或少見一些，通過相似組織如快遞中心的服務來傳遞。在這過程中，受到郵遞服務的支配，而郵遞服務正變得越來越低效率，高費用而且不利于保護環(huán)境，因為郵遞占用大量的能量和其它資源，例如通過飛機和卡車，通常要跨越很長的距離，來傳送它每年所接收的數(shù)以百萬計的郵件。
除了費用以外，還耗費了大量的時間。尤其是當一封信件需要穿越整個美國，或者跨越國際，盡管郵遞服務部門極力要跟上郵件數(shù)量的增長，然而隨著時間流逝，傳送這封信件所耽擱的時間好像越來越長。
一些替代郵遞的技術，例如傳真和電子郵件出現(xiàn)了。然而，其中并沒有可以普遍使用的方式幾乎每個人都有郵遞地址，但是有很多人不能使用計算機接收電子郵件，也沒有接收傳真的設備。此外，這些技術還有其它的缺點。如果向超出本呼叫區(qū)以外的區(qū)域發(fā)送傳真，需要很高的費用。如果在一天中低流量的時段使用，電子郵件是廉價快捷的方式，但是除非收件人選擇，它不會自動生成硬拷貝(打印件)，而在某些環(huán)境下，可能被收件人故意或無意地更改，而且格式不能完全由發(fā)送者決定。
不管傳輸方式如何，是通過郵遞、電子郵件、傳真或其它的方式，相同信息的反復傳送都是特別浪費但又幾乎無所不在的。例如，某人需要通過傳真發(fā)送一封常規(guī)的商業(yè)信函，通常都會使用某一種抬頭，可能是職業(yè)化信頭、商業(yè)化信頭或某種含發(fā)送人認證信息的特殊信頭。盡管對收信人來說，這些信息也是重要的，但是遠距離的反復傳送這些相同的信息，消耗了大量的遠距離數(shù)據(jù)傳送通信量。
對于任何商業(yè)的以及許多私人往來中，擁有一個文件控制系統(tǒng)，可以記錄發(fā)送和接收的信件，可以由此恢復這些信件，都是非常重要的。
因此，本項發(fā)明的一個目標是提供一個系統(tǒng)，用于反復、迅速、廉價地通過各種可能的傳輸方式，向選定的收件人準備和發(fā)送大量文件，文件的內容可以大多數(shù)是預定的或是特有的信息。
進一步的目標是提供一個系統(tǒng)，徹底減少重復傳輸標準標識圖案或文字，和/或標準圖形。
還有一個目標是通過學習系統(tǒng)提高傳輸速度。
另一個目標是提供一個文件控制系統(tǒng)，可以被用作單機系統(tǒng)或可以與數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)結合起來使用。
再進一步的目標是提供遠程圖形創(chuàng)建和存儲的訪問和控制。
再有另一個目標是消除使用OCR來轉換系統(tǒng)結果的需要。
簡言之，本發(fā)明包括一種生成和分發(fā)信息的方法，包括建立地理位置分離的服務中心，在每個服務中心里配備控制計算機、功能上可分的計算機客戶存儲器、電子傳輸設備、傳真接收和傳輸設備、以及用于打印存儲器中數(shù)據(jù)的打印機。多個客戶中每位被指定使用客戶存儲器的一部分，在每位客戶的存儲器部分中存儲的數(shù)據(jù)，代表生成文檔的各部分。響應接收到的客戶請求，選定的文檔被傳送給一個或多個指定的收件人。文檔輸出的形式可以是打印件，電子傳輸如電子郵件或傳真，也可以是其它形式的數(shù)據(jù)。
為了全面理解本發(fā)明中達到這些及其它目標的方法，在此描述它的一種特別有利的實施方案，參見后面的附圖，這也是本說明的部分內容，其中

圖1是按照本發(fā)明簡單形式系統(tǒng)的示意性的模塊圖；圖2是按本發(fā)明系統(tǒng)可處理的文檔各部分的示意圖；圖3所示為按照本發(fā)明的存儲訪問和編輯代碼；圖4進一步闡明了按照本發(fā)明的系統(tǒng)可處理的文檔；圖5為服務中心一部分的部分模塊圖，顯示了可選的傳輸技術；及圖6和圖七是按照本發(fā)明的服務中心地理分布的簡化圖示。
首先參見圖1，本發(fā)明的實施涉及大量將被稱為服務中心10的設備的建立。服務中心的數(shù)量、大小和地理位置可以變化，但是正如可從以下描述中發(fā)現(xiàn)的，相信將這些中心建于人口主要密集地或附近是比較有利的選擇。服務中心彼此之間通過通信線路12網(wǎng)絡進行連接，這些通信線路可以就是普通的電話線，不管是被組成一個正規(guī)的網(wǎng)絡或只是基于“必須”基礎(on“as needed”basis)來使用的。
盡管單個的公司或其他組織建立僅供自身使用的自己的服務中心，或在兩個團體中建立直接的通信連接，都是完全可行的，慎重的考慮是由一個服務公司來完成是本發(fā)明實施方案中效率最高的方式，可以很容易地建成遠距離通訊公司，建立服務中心并使客戶可以以一次一付或其它的付費方式獲得服務。通過這種方式，很小的公司和大公司一樣可以充分的利用這種系統(tǒng)。系統(tǒng)的使用者，無論是個人、工廠或公司，在下文中被稱為客戶。然而，對于有幾個地理上分散的的子公司或分部的公司，可能會發(fā)現(xiàn)建立自己的服務中心，來完成公司內部以及對外的通訊，是經(jīng)濟有效的，這里的術語“服務中心”被理解為包括這種公司內部設備或是用于任意客戶到客戶的。
每個服務中心10中有幾項重要設備，如圖1中用方塊圖表示的服務中心。慎重的打算是這樣配置服務中心，這并不是必須的，但很可能當服務中心的活動量越大，就要求多臺計算機，大存儲量的存儲設備，額外的傳輸接收設備以滿足特別的需要。設備包括一臺或多臺控制計算機14，構成與其它服務中心的及與客戶的通訊接口，圖中客戶用電話機符號表示16。與計算機相連的是一個大的計算機存儲器18，該存儲器在功能上可以被劃分成獨立的部分，在物理上可能也可以這樣劃分，每部分可被指定給某個單個的客戶。存儲器的一部分可以允許所有客戶訪問，存儲所有客戶需要的數(shù)據(jù)。每個服務中心還帶有一臺或多臺打印機20，由計算機控制，打印從存儲器18接收到的信息。打印好的材料，在圖中用一頁紙的符號表示22，被運送到可處理大量文檔表格的郵遞設備24，但該郵遞設備含有可處理打印機輸出并為人工投遞給收件人作準備的設備。當然，郵遞設備的確切狀態(tài)，是由使用的郵遞方式?jīng)Q定的。通常，可以使用自動設備，打印帶信封的多部分文檔?；蛘咦鳛檫x擇的，可以雇傭人工將打印件折疊放入信封。
使用基于本發(fā)明系統(tǒng)的過程，可以從確定系統(tǒng)要處理的對客戶的通訊類型開始。通過這種方法，處理大量不同的通訊方式是可能的，為了舉例說明，以下使用一種簡單的格式化信件。該格式化信件由或為某位客戶創(chuàng)建，存儲在服務中心存儲器中指定給該客戶的部分中。將存儲器的一部分指定給某個客戶使用是出于安全和隱私的考慮。同時，為該客戶存儲了一份收件人列表，存儲器中每個收件人帶有某種形式的分類身份標識。
格式化信件應預留一片區(qū)域以插入地址，可能還有其它待補充的區(qū)域，例如，費用的數(shù)量，根據(jù)準備的時候所給的指示填寫。使用系統(tǒng)時，客戶通過電話或與服務中心相連的計算機連接向服務中心給出一系列指示，這里，這些指示將被稱作存儲訪問和編譯代碼?？紤]到安全性和計費的目的，存儲訪問和編譯代碼包含客戶身份標識。這指示計算機14從系統(tǒng)存儲器相應部分搜尋文檔編譯的基本格式化信件。存儲訪問和編譯代碼還指出要使用的格式化信件的類型，這是從為該客戶存儲的多種類型中選取的，例如，一份帳單；收件人，來自該客戶存有的收件人列表；所需費用，以及所選擇的已存儲的措辭，可能適用于特定的格式化信件；最后還有，一個結束符通知控制計算機指令結束。正如將發(fā)現(xiàn)的，指令中可包含大量的收件人以及每位收件人的費用，但舉例說明中使用一位收件人的情況就足夠了。
接收到結束符后，控制計算機編譯格式化信件，將其與地址信息以及其它順序選擇的信息合并，然后打印信件并將打印件交給郵遞設備或職員。如上所述，系統(tǒng)輸出的文件可以用電子形式取代打印件，或是電子形式附加打印件。這樣，上述過程生成的文件可以通過電子形式傳輸，例如對于可以接收傳真而且知道其傳真號碼的客戶，可以通過傳真；或者，例如，可以發(fā)送ASCII碼。
特別重要的是，在特定情況下特定的客戶使用的一個或多個服務中心是距離收件人最近的。這樣，客戶在一次發(fā)信過程中可能使用多個服務中心，每個中心為那些從地理位置上來說最接近該中心的收件人使用，由此保證需要發(fā)送的信件，傳真，電子郵件或編譯數(shù)據(jù)需傳遞的距離最短，所需時間最短。為此，當客戶最初創(chuàng)建郵寄名單，或當郵寄名單被更新時，列表中的地址按照距各地址最近優(yōu)先被分發(fā)到各服務中心，每個服務中心保存與那些地址相應的格式化信件。
為了聯(lián)絡需要，客戶要額外要求發(fā)送一個或多個經(jīng)過編譯的形式或更新數(shù)據(jù)，總可以與距他最近的服務中心通訊，最近的服務中心里的控制計算機通過中心之間的網(wǎng)絡將信息傳送給其它適當?shù)姆罩行摹?br> 服務中心的地理分布可以是全國性的，或者還可以跨越國家的界限。通過本系統(tǒng)在世界范圍內傳輸信息可以最充分地利用這個系統(tǒng)，因為例如國際郵件的投遞時間是用天甚至星期來計算的。而使用本發(fā)明的系統(tǒng)，傳輸時間可以是一天或更短。
對于在國際范圍的分發(fā)，用適當?shù)恼Z言發(fā)送材料是很重要的，這意味著這些材料必須預先用適合于打算發(fā)往的地理范圍的語言創(chuàng)建并存儲。
很明顯，在充分利用本發(fā)明中系統(tǒng)之前，有大量的計劃和準備工作要提前完成。不過，這并不造成任何障礙，因為客戶使用本系統(tǒng)可以從最簡單的形式開始，這只要求最少的合并和插入數(shù)據(jù)，繼而還可以發(fā)展成復雜的用法，例如，使用含有插入材料多種選擇的文檔。
從這個簡單的例子中，可以很明顯看到一些重要的優(yōu)點。首先，客戶只需打一個很短的低費用電話。第二，包含存儲訪問和編譯代碼信息的字符串可以在打電話前，很容易地在個人電腦或相應設備上用簡單形式預備。一旦字符串完成，可以馬上傳輸，耗時很短。第三，當服務中心編譯和打印每封信函，電子郵件，傳真或編譯數(shù)據(jù)的材料時，信函等被送往服務中心本地的收件人。這樣，如果服務中心遍布全球，信函，傳真，電子郵件可在幾乎同一時間被送到德國的漢堡和俄亥俄州的克里夫蘭，無需其它傳輸方式所需的國際郵件或國際電話費用，也與客戶所處位置無關。
由于客戶只需提供存儲訪問和編譯代碼，以及如果有的話，待編譯文檔所需做的修改和插入，減少了準備文檔所消耗的時間。由于在系統(tǒng)輸出端系統(tǒng)所需的投遞時間大大縮短，對接收端來說，傳輸也是更加迅速的。這樣，實現(xiàn)了系統(tǒng)兩端都節(jié)省時間，而且，通過改進技術實現(xiàn)任何的速度提高還可進一步加強傳輸速度的提高。
盡管我們大多數(shù)人都熟悉例如信函的一般布局，為了當前目的仔細來看一封信函還是有用的。圖2中顯示了信函通常的組成部分，這些可能在使用本系統(tǒng)時用到，每個成分在最后的文檔中占據(jù)一個預定義的域，在圖中用一個帶標識的框來表示。大多數(shù)信函在頂端有一個標識圖案，大小可能不同，但對一個特定的客戶是標準的，或者從幾個相似的標識圖案中選擇，如果該客戶有多個分部或部門分別使用自己的標識圖案。在這里，所說的“標識圖案”包含如公司商標，商標名稱及/或符號，職業(yè)化信函抬頭，或只是客戶的名字和地址。在歐洲國家里，通常出現(xiàn)在信函抬頭和當前的“標識圖案”中可能包含有銀行關系和公司正式注冊號。在本發(fā)明中，客戶的存儲部分存儲標識圖案以生成所有指定的文檔。
下面一項是服務中心可象一般字處理程序那樣自動插入的日期。如需要，不同國家之間的時差也可考慮進去，這樣文檔上可顯示正確日期，或者甚至收發(fā)雙方的日期。如果發(fā)送的文件具有法律上的重要性，這點可能是特別重要的。例如，假設在馬里蘭的客戶在3月14日晚10時向本地的服務中心發(fā)送文檔，為了趕上3月14日在德國的最后期限。不久，在3月15日早4時將在德國收到文件，但如果文件上有自動標明的發(fā)送者3月14目的日期郵戳，應該是滿足時間要求的。
接下來是收件人的名字和地址。信函打算由系統(tǒng)發(fā)給一組收件人，而這組收件人是由客戶預先確定好的，同時是可以識別的。這個域將在信函被生成時通過合并功能完成。
通常接下來是主題行，后面跟著問候語，這可能用到收件人名字和地址域的部分信息。然后生成信函的內容或報文，一般是通過插入以便生成為單個收件人定制的信函。某種特定類型的正式信函可能需要插入很多地方，可能是錢數(shù)、日期或時間間隔。
在報文后是結束語和簽名塊，可能包含復制發(fā)送者的簽名。最后，如果隨同信函有任何附件，在信函的底端會標明，以及可能的分發(fā)目標。還可能存在其它的部分，上述幾個部分對當前來說是足夠了。
優(yōu)選地，為創(chuàng)建這樣一份文件，不管是信函或其它形式，客戶構造和傳送存儲訪問和編譯代碼。每位客戶用標準形式構造存儲訪問和編譯代碼，標準形式由服務中心的經(jīng)營者指定?；蛘?，單個客戶使用時可以選擇或定制代碼格式。不同客戶使用不同代碼格式從安全角度來說是有長處的，使任何人試圖對系統(tǒng)存儲進行非法電子訪問更加困難。盡管不是存儲訪問和編譯代碼的每個部分對每位客戶使用時都是必需的，不同成分的位置可以被包含在代碼的一個特定的序列中，這樣需要時就可使用它們。如果不用它們，可以插入“跳過”標志。圖3顯示了可能的序列，存儲訪問和編譯代碼執(zhí)行必要的功能，盡管順序可以重排，功能也可被增減，或被簡單代碼覆蓋，這取決于客戶的需要，根據(jù)經(jīng)驗來指定。
為要傳輸?shù)娜魏涡藕?文字和/或數(shù)字和/或圖象)，和對在存儲的數(shù)據(jù)元素和圖像(例如，標識圖案)上編譯的數(shù)據(jù)元素所作的任何更改一樣，創(chuàng)建一個全面的、前后對照的編譯代碼可以提高速度。例如，以“親愛的先生”開頭的信，與以“親愛的女士”開頭，區(qū)別只在于此而其它部分完全相同的信，會有不同的全面的專門的存儲和編譯代碼。
應該提到，如果需要，版面可以在屏幕上進行修改或組合。盡管這會慢一些，但應該為新客戶提供這種能力，包括從舊的版面設計中開發(fā)新的。在人工的操作過程中，可以通過菜單指示手工選擇信函的各數(shù)據(jù)的位置，即，標識圖案、日期、地址等，如上所述的各成分的位置。
在圖3中，存儲訪問和編譯代碼的每個部分用一個帶標識的模塊表示。開頭的成分之一必須是客戶的身份標識，具有足夠的信息幫助識別出該使用的存儲區(qū)域，并滿足安全和服務中心收費過程的需要。接下來的成分是鑒別應該使用的格式化信件所屬范疇，稱作形式類型。實用的格式化信件已經(jīng)被創(chuàng)建并與處于適當位置的指出插入不同數(shù)據(jù)需要的代碼，一起存于服務中心的存儲器中，或者，信函或其他文件的各成分，由程序進行存儲和編譯。
存儲訪問和編譯代碼的另一部分可以是指出文件或其中一部分應該使用的語言。或者，可以給每個地址配上一個語言代碼，這樣特定的收件人總可接收到用合適語言書寫的文件了。這樣，可以區(qū)別收件人組或范圍。這可以通過對收件人預先分組和識別組來實現(xiàn)；或者地址還可與某些個人特點(收入水平，興趣愛好，等等)的辨認相聯(lián)系，這組收件人可通過指定特定來鑒別，讓控制計算機列出具有指定特定的收件人。
簽名塊(如果該客戶有不止一個)可以給出，之后是任何附件，附件可包含例如，廣告材料或其它特殊內容，分發(fā)目標不限。
如果有待插入的特有數(shù)據(jù)，可以用與收件人名字相關的一張或多張表來提供這些信息。優(yōu)選地，對一次投遞中每組待生成和發(fā)送的信函，只生成一個帶有輔助信息的代碼字符串作為存儲訪問和編譯代碼，例如報文插入，就作為給字符串的一個附件。然而，如果信函使用大量插入和變化變得更加復雜，可能還是每封信函分別需要一個單獨的字符串。盡管這使得存儲訪問和編譯代碼字符串變長，還是獲得了分發(fā)時的有利之處。
以上所述的存儲訪問和編譯代碼字符串可以由例如一系列字母、數(shù)字符號以及預先確定含義的特殊符號組成。字符串可以由客戶身份標識Ac8％*開始，后面跟分隔符#，跟格式類型G32，再一個分隔符，語言碼DE，分隔符，和收件人組。舉例說，字符串可以這樣開始Ac8％*#G32#DE#XV4……。對于熟悉為其它目的生成命令行的人來說，變化和不同的方法是很顯然的。
本系統(tǒng)的一個目標是為每位客戶創(chuàng)建文檔庫，可以通過適當?shù)牟迦霝閱蝹€收件人定制，這樣可以復用很多次。然而，正如上面提到的，這個庫可以實際上是由許多短語和句子組成的虛擬庫。這樣，某種類型的信函可能由存儲的15句話組成，在需要時把它們組合在一起。在這種情況下，客戶在存儲訪問和編譯代碼中向控制計算機指出所需的最后文檔，由控制計算機在一個簡單程序的控制下從元素庫中將這份文檔組裝出來。象對任何計算機系統(tǒng)一樣，提供存儲備份系統(tǒng)或冗余存儲，以便在主存儲器不可用時使用是明智的。
系統(tǒng)存儲了每位客戶所有過去的作品以便進一步引入系統(tǒng)用來學習的特征。系統(tǒng)可以包含一個獨立的程序，從存儲的材料和計數(shù)來看不同的短語和句子各自的使用頻度。被經(jīng)常使用的，或者被使用的次數(shù)超過某個給定值時，就被存儲在服務中心，從作者的計算機系統(tǒng)可以調用。于是，如果客戶又寫出同樣的短語或語句，系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)這是常用短語之一，就可只向服務中心發(fā)送短短的代碼來標識這個短語就可以了。這進一步減少了必須傳輸?shù)牟牧?，而且越多地書寫和存儲材料，需要傳輸?shù)牟糠志驮缴?。承認越來越多書寫商業(yè)信函的作者傾向于重復書寫同樣句子是個事實。最終，許多信函整個會屬于這種類型。
本系統(tǒng)的一個顯著優(yōu)點是涉及特定通訊聯(lián)系的每個服務中心可以存儲文檔的文本(用代碼)。這樣，如果有份合同，協(xié)議雙方位于距離很遠的兩處，使用這服務中心系統(tǒng)，被協(xié)商的文檔中每個段落和語句通常方式下只需用字母和數(shù)字就可以標識，只有改變的部分需要被傳輸。這可以由自動方法來完成。但是，完整的文檔可以在與改變部分合并后交給雙方。這與通常每修改一個部分就得通常通過電子郵件或傳真，郵遞整個文檔過程相比，節(jié)約了很多。同樣，存儲和處理標準圖象，如存儲標識圖案或文字，包括進一步的創(chuàng)建圖象，都是可能的。
為了保存記錄的目的，還可以存儲每份被發(fā)送的合并后的文檔，以及將這些文檔與單獨收件人文件相聯(lián)系。一般來說，這不需要在實時基礎上完成，只要文檔在合理時間內達到收件人文件就可。該文檔可以通過電子方式、傳真或打印件形式創(chuàng)建和發(fā)送，這取決于該客戶的記錄如何保留。不過，除此之外，客戶可以要求確認和交付時間是合理的。取決于使用的傳輸技術，服務中心可以很容易地提供文檔、電子郵件、傳真或數(shù)據(jù)編譯，或其中數(shù)種，從服務中心發(fā)送時間和交付通知的確認的自動生成?？蛻暨€可打印發(fā)送內容的記錄，服務中心可以提供每月摘要以減少傳輸量。
有了上述的系統(tǒng)的功能，才有可能引進新系統(tǒng)來保證對通過系統(tǒng)發(fā)送和接收的所有文檔進行控制。第一步，所有電子傳輸保持一種編碼格式，比如ASCII。如果接收到的信息或電子傳輸給收件人的信息是用其它一些格式寫成，例如HTML，必須轉換成ASCII。
一種方法是，系統(tǒng)發(fā)送和接收的每份文檔繼而都給了一個特別的標記來識別。該標記可能確實打印在文檔的硬拷貝上，但至少，這個標記被與文檔的存儲拷貝相連保存。標記可以是，例如，包含以下任意一種或全部發(fā)送或接收的日期(這很容易可由系統(tǒng)程序插入)，發(fā)送者或收件人(個人或公司)，文檔的標題，文檔的類型(信函、帳單、等等)或是有客戶選擇的其它特征。標識標記中包含信息的數(shù)量當然是可由客戶選擇和改變的。還可能是使用所有開頭特色數(shù)據(jù)以外的數(shù)據(jù)元素，例如，標識圖案，地址，日-時-分-秒，主題，發(fā)送者姓名，附件，如果有的話，分發(fā)目的，等等。
成組關聯(lián)的信函，例如，訂貨-出售-帳單和/或發(fā)送者姓名(簽名)。在菜單操作中，可由發(fā)送者把日期和/或時間加入特定的日期/時間文件(會議，預定日期)，而同樣的方法還可以只為姓名建立另一特定的文件。這并非先決條件，更多是增加可能性。同樣，也并不限于這些可能性。只是提供顧客訪問和修改文檔簡單途徑的可能性。這些都可以通過在菜單操作中，向特定文件增加查詢詞來完成。對特有數(shù)據(jù)(可變部分)的控制，除了提供以上這些方法外，還可以創(chuàng)建一個不必要詞匯池(例如，I，you，when，why，等等)，這些詞作為查詢詞是沒有價值的。這個池用來排除用這些詞作查詢詞的可能。另一詞匯池與發(fā)送者(或收信人)個人的操作/組織有關，用來存放操作/組織中查詢詞供客戶訪問。
以上提供了很多可能，用來實現(xiàn)管理、訪問和修改文檔，存儲額外的管理時間和費用中一項或多項的方式。一方面，這些文檔管理可以實現(xiàn)預想的提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣?，另一方面，它也可作為單機文檔處理系統(tǒng)使用。當然只有發(fā)送者可以使用特別標記，或者通過增加收信人條款，在上面提供的所以可能之外，允許更多個人管理。另外，發(fā)送者所用字體可以與發(fā)送者標識相關，從而實現(xiàn)另一中快速選擇方式。
在應顧客要求發(fā)送文檔的情況下，由發(fā)送者提供帶有標識記號的文檔的ASCII版本。如果需要，也可再提供一硬拷貝，不過提供的文檔重要部分是代碼，這免去了用光學字符識別(OCR)系統(tǒng)掃描文檔的需要。如果基于本發(fā)明的傳輸系統(tǒng)用于一商業(yè)過程的所有通訊往來，無須使用OCR，通過系統(tǒng)發(fā)送和接收的每份文檔都被自動標記，并用易于用標準方法修改和查詢的行式來存儲。另一方面，這也可以在單機系統(tǒng)中實現(xiàn)。將ASCII文件提供給收件人時，文件可以，例如-通過硬拷貝以及服務中心傳輸?shù)腁SCII，或者，
-通過硬拷貝以及用磁盤提供的ASCII。
結合的方式都可-提供文檔，-提供文檔的存儲和修改管理，以及-無需使用OCR搜尋每份文檔中的關鍵字也可以對此進行進一步的改善，這些關鍵字可能與客戶的商業(yè)過程有關。與美國專利5，109，439中描述的關鍵字選擇相似的方法將用于這里。作為供選擇的或并行的技術，使用一個菜單系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，要發(fā)送的文檔顯示在屏幕上，同時顯示下拉式菜單，允許客戶選用其中一些項目來存儲。另外，客戶可以從已存儲的關鍵字中選擇，例如高亮顯示選定的詞。作為單機系統(tǒng)要取代OCR，可用如磁盤或通過服務中心將代碼傳輸給收信人。
一旦在適當位置有這種類型的系統(tǒng)，客戶也可用來作筆記和備忘錄。筆記不用通過系統(tǒng)傳輸，但可以就用同樣方式輸入，用代碼形式存儲，用與信件同樣的方法進行修改和搜尋。此外，兩種文檔管理免除了使用OCR的需要，也可以作為單機系統(tǒng)使用。
下面介紹通過學習方法處理專有數(shù)據(jù)，從而提高數(shù)據(jù)傳輸速度。
存儲了所有已發(fā)送的信函、短信等，發(fā)送者可以在通過菜單創(chuàng)建信函時，讓系統(tǒng)立即，或不時地，或設定時間間隔來運行比較檢查所有過去傳輸?shù)奶赜?可變的)的語句。例如，發(fā)送者可能將幾個相同或幾乎相同的語句，用自動訪問代碼傳輸給服務中心，這些代碼可以用于接下來的編譯過程。該代碼與其文件中選定語句相關代碼相同。當然，系統(tǒng)在查找相同語句時可以接受相似的語句(一個或幾個單詞被刪除，修改或添加)，包含在服務中心存儲其中該發(fā)送者的存儲部分中。系統(tǒng)可被指示完全自動運行這一步和/或人為干預檢查，同時防止因為任何原因存儲不必要的語句。
使用這一方法，用學習方法的系統(tǒng)，可以使傳輸?shù)臄?shù)據(jù)越來越少，最后降低到一個絕對最小值。當然，本方法作為單機系統(tǒng)，直接對一個個客戶也是可以的。
前述的事件序列是基于這樣一個假設，發(fā)送的計算機輸出是要寄給多個收信人的，即，不僅僅是兩三個人，但是用本系統(tǒng)來改善寄給一個收信人，可能有些要復制給其它兩三個人的信息時的傳輸也是可能的。一個實例是，法律文件，通常用一種特定訴訟類型發(fā)送。對這種類型的文檔，在客戶的存儲區(qū)中存儲標準段落和語句以及一個文檔框架，比如申訴的基本形式，可以插入適當?shù)亩温?。在準備工作中，最好客戶能訪問存儲的文檔組件，這樣存儲的段落和語句可以被檢查和選擇?；蛘撸鎯Φ乃夭囊部纱嬗诳蛻舻挠嬎銠C系統(tǒng)中，以便檢查和鑒定要使用的組件，客戶繼而可以組建要傳輸給服務中心的代碼串。
在任何這樣的文檔中，都想要簽名檔，可以使用就像用于其它形式的電子文檔傳輸中使用的那些封裝的數(shù)字簽名。也可在文檔上打印模擬的簽名。
在上面的例子里，客戶生成和傳輸文檔的命令通過某種電子技術送往服務中心。盡管相信這是最迅速的技術，命令也可通過例如傳真等技術送往服務中心。因此，服務中心需要配備傳真接收和制作設備，以及傳真橋和電子閱讀器或掃描儀，這樣上述存儲訪問和編譯代碼可以被轉換成計算機可以直接識別的電子形式。否則，系統(tǒng)也可保持不變。如果接收到的傳真使用計算機可直接識別的形式，上述設備中的一些就不需要了。
特別為除去上面提到的重復信息的傳輸，本系統(tǒng)可高效地接收、補足和重新傳輸傳真信件。例如，來看從德國的法蘭克福發(fā)送一份傳真到加利福尼亞的洛杉磯?？蛻粲帽景l(fā)明的系統(tǒng)發(fā)送存儲訪問和編譯代碼，指出收信人以及與報文內容一起生成的文檔種類(即，傳真)。在靠近預計的收件人的服務中心中，將報文內容與指定的版面形式合并，適當注明地址然后重新發(fā)送。收信人收到整個報文，包括預定的頭信息，但實際經(jīng)過長途傳輸?shù)牟糠?，例如通過電子郵件，只是報文內容和相對簡短的存儲服務和編譯代碼。這樣大大降低了成本和所需時間。需要注意的是大多數(shù)被傳輸?shù)男藕且豁摰?，傳真通常有一封面，或者直接由封面記載信息。
在圖4中圖示了一個典型的傳真35。報文中的特有部分36用點劃線劃出。其余部分是可存儲于服務中心的標準的，重復的材料，包括收件人的地址和傳真號，與從客戶處收到的特有部分組合一起轉發(fā)給收件人。組合特有部分和存儲部分的時間非常短，因此傳送信息的總時間與不使用本系統(tǒng)的傳送時間幾乎一樣，但是只有報文部分和一個短代碼短語需要被遠距傳送。因此大大降低了費用，而且通訊線路可以很快空閑，用于為其它客戶服務?？梢灶A料，每次傳送節(jié)省一些費用，經(jīng)過數(shù)千次這種處理過程后，一年的凈節(jié)省額是非常顯著的。很大的優(yōu)點是，客戶可能通過諸如電子郵件的方式傳送，并轉換到傳真或服務中心的其它媒體到收件人。這意味著，從發(fā)送者到服務中心的傳送可以尋求最便宜的傳輸介質，同時有可能在服務中心轉換另一種介質到收件人。在圖形中存放字符，特殊符號和數(shù)字，正如在服務中心存儲的其它需要的圖形一樣，允許內容通過電子郵件發(fā)送，并在服務中心被編譯。
從以上的例子和描述可以看出，歐洲或加拿大等國家使用這類系統(tǒng)可能有最大的節(jié)省效果。這些國家的郵政系統(tǒng)相對昂貴，并偶爾中斷。例如，假定一個客戶希望發(fā)送類似的信件到若干歐洲國家的通信者。在丹麥的哥本哈根有一個服務中心，可以用于分發(fā)這些信件。當代碼串生成并傳送到服務中心后，信件就被生成并以適當?shù)恼Z言發(fā)送到不同的國家。這些國家，隨著歐洲共同體(EC)的發(fā)展將在近期內具備一個類似于美國的統(tǒng)一郵政系統(tǒng)。這將允許在歐共體內部發(fā)送信件，同時具有本地郵遞的優(yōu)點。當然，如果傳送時間特別苛刻，使用分布在歐共體國家內部的多個服務中心也是可能的。
服務中心也可用于信息分發(fā)。假定一個制造廠希望使公眾中的對其產(chǎn)品有興趣的成員得到有關的冗長的詳細信息。印刷大量的產(chǎn)品描述是非常昂貴且浪費資源的，因為其中的許多甚至大部分人對此不是真正有興趣，他們會將宣傳資料扔掉。不過，把電子信息存放在一個或多個服務中心里是簡單的。廠商可以在有關的雜志上做相對簡短的廣告，說明這些信息可以“從離你最近的服務中心”中取得。有興趣的顧客會聯(lián)系服務中心，使用雜志提供的標識碼來請求信息。服務中心與處理其它的文檔一樣將信息打印出來或刻在光盤上，投遞給客戶。根據(jù)信息的性質，由公司或由顧客來支付服務的費用。
類似地，該系統(tǒng)可以用于公眾服務。例如，一個政府部門，如內部稅收服務部或專利和商標辦公室有表格和信息出版物要散發(fā)給對此有興趣的社會成員。將這些表格存放在服務中心可以在沒有人工干預的情況下達到目的，并允許一個人以大量方便的方式尋找和獲得表格，比現(xiàn)有可行的方式要經(jīng)濟得多。
圖5更充分地表示了一個服務中心，它配備了數(shù)據(jù)傳送裝置，如一個或多個用于收發(fā)電子郵件和數(shù)據(jù)文件的調制解調器25a-n，以及用于收發(fā)電子形式或硬拷貝傳真的傳真機26。調制解調器連接在控制計算機14a-14n上，它們之間最好是能進行雙向通訊，并可以與存儲器18之間進行雙向通訊。28是一個可寫的CD-ROM，用于創(chuàng)建和分發(fā)相對大體積的文檔，并儲存一些材料。
在這種連接中，服務中心也可以用于替代出版機構。由于這種設備容易存儲大量數(shù)據(jù)，可以在其中保存整本書的內容，并使用打印或有限拷貝的CD-ROM的形式發(fā)布給購買者。交付了指定的費用后，顧客可以請求一本特定的書，服務中心根據(jù)請求將書打印出來。這樣消除了倉儲一批可能銷售不力的打印文本的維護費用。被存儲的書的部分可以供預覽，這樣潛在的顧客可以翻查此書，以便確定他或她是否感興趣。為此用途的存儲器可以是CD-ROM或其它存儲設備，最好是高密度的。這種替代出版方式也可以用于與當?shù)貢甑倪B接中，進一步減少例如運輸和存儲的費用。
以下是若干可以被此類系統(tǒng)有效處理的文檔類型的例子帳單帳單提醒聲明請柬完成日期，時間限制，期限續(xù)展的通知費用估計，費用細目表揚，獎狀提醒新聞稿以上僅僅作了一些簡單的表面描述，不過，大量類型的文檔可以被遵照本發(fā)明的系統(tǒng)用這種方法有利地處理。另一種方式允許遠程訪問，控制圖形的生成，和漸進地變化圖形；這可以通過訪問和編譯代碼并保存程序，或通過為遠程圖形操作壓縮代碼來實現(xiàn)。其基礎可以是保存各種大小和掩膜的點的模式。這些模式可以被壓縮的代碼所操作和控制，從擴充和轉化為需要的任意形態(tài)、方向或結構。例如，矢量線，環(huán)形，方形等等；可以生成工程制圖，并對之進行增、刪、改操作。例如表示閥門的圖形可以從存儲中提取出來，插入到一個制圖中，對閥門還可以進行遠程繪制。可以控制對整個制圖、或其中的某部分進行放大、縮小。這些圖形可以以微形態(tài)進行存儲。進一步的控制可以包括為一個給定的區(qū)域指定位置，移動圖形元素到期望的方向，覆蓋和/或生成結構設計等。
最重要的是建立由服務中心保存的，允許進行如畫線，框等常用操作的程序。這類程序可以被通過存儲設備訪問，并編譯代碼。另一方面，可以通過壓縮的代碼對服務中心保存的圖形材料進行追加和轉換。例如，3個字節(jié)的壓縮代碼可以覆蓋16777216種可能的單個指令，其中的一部分已被用于不同的單獨操作。
在對本發(fā)明系統(tǒng)的綜述中，采用了如下的原則，即客戶可以在服務中心的存儲器中保存多種短語，句子和圖案，包括標識圖案；客戶通過任何方便的途徑向服務中心傳送一個簡短的代碼，指定需要的最終文檔的格式，同時可以附帶特有的信息。服務中心編譯被要求的文檔/信件和短語，句子等，把作為結果的文檔通過任何適當?shù)姆绞桨l(fā)送到指定的收件人。除了節(jié)省費用和提高速度，此系統(tǒng)還允許組織將通常需要其成員或雇員處理的工作委托給服務中心，以進一步降低費用和節(jié)約時間。系統(tǒng)應該還允許客戶有選擇地刪除部分信息。
圖6和圖7給出了這種服務中心的全面布局的示意圖。當然，在一個通用系統(tǒng)中服務中心的數(shù)目可以遠大于圖中所示，但仍可以比一個大企業(yè)內部的專用于通訊的系統(tǒng)要小。盡管，沒有理由不讓一個企業(yè)的系統(tǒng)連接上一個更大的系統(tǒng)。
如圖6中所示，服務中心可以分布在美國各處。在此國家的中部省略了部分服務中心，僅僅是為了圖示的簡潔，并不意味著服務中心不能被放置在該處。在每個服務中心附近是客戶和收件人，他們可以選擇讓最近的中心提供服務。中心與中心之間，和中心與客戶之間提供雙向通訊。
圖7以這種簡化的形式，在全世界范圍內分布這種服務中心；選擇了若干地點進行圖示。不久之后，衛(wèi)星通訊將被用于高級通訊，在那些沒有通訊內部設施的國家也不例外。服務中心的提供可以進一步方便這些國家與世界上其它發(fā)達國家之間的通訊。
對于那些特別注重信息安全的客戶，可以采取特定的步驟保證這些客戶的文檔的內容在通過系統(tǒng)發(fā)送時是安全的。其中一個步驟是在所有的中心之間，中心和客戶之間，中心與收件人之間的電子傳送中使用密碼技術。
仍然存在這樣的可能服務中心的雇員有機會看到一個通過打印拷貝發(fā)送的文檔，因為它必須從一個打印機上取下來，放入信封或通過類似的方式進行傳遞。打印和裝入信封可以通過已知技術做到完全的自動化。為了保證客戶信息的安全性，可以在打印和封裝的地點安裝攝像機，瞄準這些文檔。文檔位置的視頻圖像可以在處理過程中錄制，并記錄日期和時間(小時、分和秒)。日期和時間可以同時打印在文檔上。如果發(fā)送者在另一個時區(qū)中，他的日期和時間也被打印。在文檔上打印識別標志，表明無人看到此文檔。當然，攝像機的方向還應保證文檔內容不會被攝像機本身看到。
盡管使用了某些具體的示例用于說明本發(fā)明的優(yōu)點，本領域的技術人員應理解，在不偏離附加的本專利權利要求書范圍內，可以作出若干不同的變更。
權利要求
1．一種用于生成和分發(fā)信息的方法，包括以下步驟在地理上分立的位置建立多個服務中心，在每個服務中心中配備控制計算機、功能上可分的計算機客戶存儲器、以及從存儲器生成文檔輸出的裝置，在每個服務中心提供服務中心與多個客戶之間通訊的裝置，為多個客戶中的每一位分別指定客戶存儲器的一部分，在每位客戶的存儲器部分中存儲要生成的文檔的部分，和響應收到的客戶的請求，從選定的格式和內容生成文檔，并將文檔輸出傳送給指定的收件人。
2．如權利要求1的方法，包括服務中心之間的用于每個服務中心和任何其它服務中心間雙向通訊的電子互聯(lián)。
3．如權利要求1的方法，包括制訂一種格式可識別的存儲訪問和編譯代碼，客戶將代碼傳送給服務中心要求一份文檔，控制計算機可識別代碼，從中確認客戶，文檔格式以及文檔內容中可選的項目，包括特有數(shù)據(jù)項，控制計算機由此從指定給該客戶的存儲部分選擇一項或多項文檔組件，并組裝從而組成需要的文檔。
4．如權利要求1的方法，包括將文檔輸出電子傳輸給收件人。
5．如權利要求1的方法，包括將文檔輸出的打印拷貝電子傳輸給收件人。
6．如權利要求1的方法，包括將文檔輸出通過傳真?zhèn)鬏斀o收件人。
7．如權利要求1的方法，其中服務中心包括傳真接收和傳送設備。
8．如權利要求1的方法，其中服務中心包括打印和郵遞設備。
9．如權利要求1的方法，其中生成文檔的步驟中包括向生成的文檔中加入日期，以標明最初從客戶發(fā)送時的日期。
10．如權利要求1的方法，包括用預先選擇的識別信息電子標記生成的文檔，并用標準計算機格式存儲生成的文檔和鑒別信息。
11．如權利要求10的方法，包括向客戶提供已傳輸?shù)奈臋n及其識別信息的電子存儲拷貝。
12．如權利要求10的方法，包括重復、自動地回顧為某位客戶存儲的輸出文檔的文本，從而識別出客戶經(jīng)常使用、又還沒被存儲的短語，并將識別出的這些短語加入到存儲數(shù)據(jù)中，存儲數(shù)據(jù)包括被生成文檔的部分，從而減少要加入輸出文檔的特有數(shù)據(jù)。
13．如權利要求1的方法，包括將請求的文檔翻譯成選定的語言，與原請求語言不同，并用選定的語言傳輸文檔。
14．如權利要求1的方法，包括在服務中心為客戶存儲每份輸出文檔的電子的、計算機可讀形式的副本，并為選定的收件人提供計算機可讀的電子形式的輸出文檔，而不管輸出文檔最初送給收件人是用哪種形式。
15．如權利要求1的方法，其中來自客戶的請求可以由多種通訊形式中的任何一種接收，包括傳真、電子傳輸，而且其中向指定收件人傳輸文檔輸出的步驟中，以效率為準選擇通訊方式，而不管客戶向服務中心傳輸請求用的是什么形式。
16．如權利要求1的方法，包括在客戶存儲器中指定一個通用部分給所有客戶，任何客戶可以使用通用部分，在通用部分中存儲的是多個客戶通用的短語和語句。
17．如權利要求1的方法，其中客戶存儲器包含存儲圖象元素，生成文檔輸出的步驟包括編譯含有存儲于服務中心的圖象元素的文檔。
18．如權利要求1的方法，其中客戶存儲器包含存儲圖象元素，生成文檔輸出的步驟包括將選定的元素代碼從客戶傳輸給服務中心，用于在服務中心對存儲的元素進行選取和操作，并創(chuàng)建和修改圖象作品。
19．一種用于控制和跟蹤文檔分發(fā)的方法，包括提供帶有通訊裝置的服務中心，可以在服務中心和多個客戶之間進行通訊以及在服務中心和由客戶生成的輸出文檔的多個收件人之間進行通訊，在服務中心為客戶存儲每份輸出文檔的電子的、計算機可讀形式的副本，為選定的收件人提供計算機可讀的電子形式的輸出文檔，而不管輸出文檔最初送給收件人是用哪種形式。
20．一種用于生成和分發(fā)信息的設備，包括多個在地理位置上分離的服務中心，上述的服務中心每個包含控制計算機，功能上可分的客戶計算機存儲器，帶有分配給客戶的多個部分，各部分存儲代表生成文檔中被重復使用的文檔部分的代碼；從上述的存儲器中使用上述數(shù)據(jù)編譯文檔輸出的裝置；在上述服務中心與多個客戶之間進行通訊的裝置和在上述服務中心和多個收件人之間進行通訊的裝置；上述控制計算機，響應所收到的客戶請求，用選定的格式和用上述存儲的數(shù)據(jù)以及任何由上述客戶供給的特有數(shù)據(jù)生成的內容，生成和存儲輸出文檔，將輸出文檔傳輸給一個或多個指定的收件人。
21．如權利要求20的設備，其中上述服務中心的地理位置接近于上述收件人比接近上述客戶更重要。
22．如權利要求20的設備，包括上述服務中心保存可出售文檔的裝置，以及響應接到的付款打印和分配上述文檔的裝置。
23．如權利要求20的設備，包括響應語音輸出來生成文檔的裝置。
全文摘要
一種生成和分發(fā)信息的方法,包括建立地理位置分離的服務中心,在每個服務中心里配備控制計算機、功能上可分的計算機客戶存儲器、電子傳輸設備、傳真接收和傳輸設備、以及用于打印存儲器中數(shù)據(jù)的打印機。一系列客戶中每位被指定使用客戶存儲器的一部分,在每位客戶的存儲器部分中存儲的數(shù)據(jù),代表生成文檔的各部分。響應接收到的客戶請求,生成文檔并通過一種或多種可用的傳輸技術傳送給一個或多個指定的收件人。
文檔編號G06Q10/00GK1284185SQ98813245
公開日2001年2月14日 申請日期1998年11月18日 優(yōu)先權日1997年11月21日
發(fā)明者霍斯特·弗羅塞爾 申請人:霍斯特·弗羅塞爾