專利名稱：商業(yè)文檔處理器的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及用于對在商業(yè)文檔中描述的信息執(zhí)行檢查處理并在數(shù)據(jù)庫中注冊該種文檔的商業(yè)文檔處理器。例如，本發(fā)明涉及通過分析該種文檔的邏輯結(jié)構(gòu)來注冊和檢查商業(yè)文檔。
背景技術(shù)：
隨著J-SOX(其日文版，或金融產(chǎn)品貿(mào)易法)的實施，企業(yè)在他們的經(jīng)營活動中進行的憑證(voucher)的處理已經(jīng)引起了越來越多的注意。同時，特定地，對于企業(yè)使用的商業(yè)憑證，由于下面的兩個原因，因此即使現(xiàn)在也常常使用非標(biāo)準(zhǔn)化的紙文檔。這在管理上是成問題的。第一個原因是，當(dāng)企業(yè)經(jīng)由商業(yè)憑證與客戶(例如，顧客、商業(yè)伙伴或廠商)執(zhí)行商業(yè)交易時，在某些情況下企業(yè)需要創(chuàng)建符合由客戶定義的格式的憑證。因此，即使在常規(guī)任務(wù)中也不能總是使用固定的文檔，并且從而不可能完全實現(xiàn)文檔的數(shù)字化或自動化。第二個原因是，存在某些情況，在這些情況中，根據(jù)法律系統(tǒng)、商業(yè)環(huán)境或公司管理政策的改變，例如向企業(yè)的管理部門提交的表格等憑證文檔應(yīng)該被重新創(chuàng)建、廢除、合并或在格式上進行改變。因此，需要頻繁改變文檔格式，從而阻礙了文檔的數(shù)字化或自動化。同時，在內(nèi)部控制中，確保在憑證中描述的信息的準(zhǔn)確性并充分保存憑證是至關(guān)重要的。為了防止憑證的描述中的任何缺陷，必需通過充分檢查例如下面列出的這些示例性項目(RCM 風(fēng)險控制矩陣)等項目來創(chuàng)建并管理憑證。示例性檢查項目1 交易數(shù)量處于對特定客戶設(shè)置的信用限額內(nèi)？示例性檢查項目2 信用限額是根據(jù)貿(mào)易時間間隔重新設(shè)置的？示例性檢查項目3 以與對各個交易數(shù)量或交易類型設(shè)計的許可的貨品交易量相同的等級或更高等級從被授權(quán)的決策者已經(jīng)獲取了任意許可？示例性檢查項目4 憑證保存日期在憑證創(chuàng)建日期之前？示例性檢查項目5 與示例性檢查項目4相反，在憑證創(chuàng)建日期和憑證保存日期之間不存在太長的時間間隔？示例性檢查項目6 下面的項目公司名稱、貨幣數(shù)量、交付到期日期、交付條件、 接收到期日期、付款到期日期、付款條件等在與下面的文檔匹配報價單、定購單、定購確認書、運貨單、驗收證明書、發(fā)票、收據(jù)等？示例性檢查項目7 創(chuàng)建定購單或運貨單的部門與處理付款接收過程或支付過程的部門不同？示例性檢查項目8 憑證創(chuàng)建日期符合在工作流中定義的順序？然而，在基于紙文檔的商業(yè)運營中，用戶沒有選擇而只能依賴于他們對文檔的視覺上的檢查。從而，存在某些風(fēng)險，以至于在審計中，審計者可能指出憑證中的缺陷或可能斷言企業(yè)在其內(nèi)部控制中有問題，這可能是由人為錯誤或用戶意識缺乏造成的管理缺陷導(dǎo)致的。
此外，可能出現(xiàn)其中應(yīng)該根據(jù)各種情況不規(guī)則地處理憑證的情況。例如，對其已經(jīng)發(fā)出單個報價單的定購可能被分離成多于一個的定購，或可以在進行確認之后的幾天里經(jīng)由FAX接收到官方憑證。在該種情況下，任何人應(yīng)該準(zhǔn)備解釋該原因(為何出現(xiàn)該種不規(guī)則的處理)。如果沒有這樣做，在審計中他/她可能僅具有模糊的記憶，這可能導(dǎo)致增加檢查步驟的數(shù)量的因素。作為管理企業(yè)中的文檔的系統(tǒng)，已經(jīng)設(shè)計出非專利文獻1到4中描述的這些系統(tǒng)。另外，為了檢查憑證的內(nèi)容，必需從紙文檔的被掃描的圖像中分析其邏輯結(jié)構(gòu)，并自動提取對應(yīng)于特定項目的值。在專利文獻1到3中描述了該種技術(shù)。引用列表專利文獻PTLl 日本專利申請 No. 7-341983(1995)PTL2 日本專利申請 No. 10-64431 (1998)PTL3 日本專利申請 No. 2000-163784非專利文獻NPLl :Documentum (EMC Japan K. K.)http//japan, emc. com/products/family/documentum-family. htmNPL2 :DocumentBroker(Hitachi，Ltd.)http://www. hitachi. co. jp/Prod/comp/softl/docbro/NPL3 :Ridoc (Ricoh Company, Ltd.)http://www. ricoh. co. jp/ridoc_ds/rds/NPL4 =FileNet (IBM Japan, Ltd.)http : //www. i bm. com / developerworksn / jp / ysl/library / db 2/ y-db2-filenetp8-l/

發(fā)明內(nèi)容
技術(shù)問題然而，非專利文獻1到4中揭示的各個系統(tǒng)僅保存文檔，并且對于在文檔或有含義的輸入項中描述的信息的分析不執(zhí)行任何處理。從而，用戶應(yīng)該執(zhí)行與文檔中描述的信息相關(guān)的所有處理，這與由用戶在復(fù)雜的項目中進行的視覺檢查沒有什么區(qū)別。此外，由于在專利文獻1到3中揭示的所有技術(shù)僅打算用于布置文檔或改善檢索性能，因此用戶應(yīng)該執(zhí)行基于意義的所有處理或判斷?？紤]到前述情況做出本發(fā)明，本發(fā)明提供一種能夠在不依賴于由用戶進行的視覺檢查的情況下自動檢查在商業(yè)文檔中描述的信息的商業(yè)文檔處理器。技術(shù)方案為了解決前述問題，發(fā)明人注意了以下事實在企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生的憑證的類型限于某些類型；在各個憑證中描述的項目是固定的；及，企業(yè)為了內(nèi)部控制目的準(zhǔn)備的檢查項目數(shù)據(jù)(例如，RCM:風(fēng)險控制矩陣)布置并描述關(guān)于在企業(yè)中產(chǎn)生的憑證的給定關(guān)系。特定地，在RCM中提出的關(guān)于憑證的關(guān)系被大致劃分為與單個憑證中描述的項目相關(guān)的那些關(guān)系(上述檢查項目示例1到5)以及與通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目相關(guān)的那些關(guān)系(上述檢查項目示例6到8)。
S卩，根據(jù)本發(fā)明的商業(yè)文檔處理器包括已輸入文檔分析部，用于分析已輸入的商業(yè)文檔的結(jié)構(gòu)并產(chǎn)生包括多個描述項目的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)；檢查項目數(shù)據(jù)獲取部，用于從保存了檢查項目數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫中獲取用于檢查在商業(yè)文檔中描述的信息的檢查項目數(shù)據(jù)，所述檢查項目數(shù)據(jù)對應(yīng)于在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的文檔類型數(shù)據(jù)；描述項目檢查處理部，用于通過將已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與由檢查項目數(shù)據(jù)獲取部獲取的檢查項目數(shù)據(jù)相比較，來檢查在已輸入的商業(yè)文檔中描述的信息；及警告顯示部，用于當(dāng)描述項目檢查處理部已經(jīng)發(fā)現(xiàn)在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的描述項目中的不匹配時顯示警告。這里的檢查項目數(shù)據(jù)是包括用于檢查在商業(yè)文檔中描述的信息的項目的RCM(風(fēng)險控制矩陣)數(shù)據(jù)或客戶數(shù)據(jù)。描述項目檢查處理部檢查在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目是否滿足由檢查項目數(shù)據(jù)定義的關(guān)系。當(dāng)檢查項目數(shù)據(jù)包括與已輸入的商業(yè)文檔相關(guān)的不同種類的文檔的文檔類型數(shù)據(jù)時，檢查項目數(shù)據(jù)獲取部從邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中獲取與所述不同種類的文檔相對應(yīng)的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。然后，描述項目檢查處理部檢查在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目和在所述不同種類的文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目是否滿足由檢查項目數(shù)據(jù)定義的關(guān)系。商業(yè)文檔處理器進一步包括數(shù)據(jù)修改反映部，用于接受在所顯示的警告中包括的不匹配的描述的修改或包括為什么發(fā)生了所述不匹配的描述的原因的附加信息的輸入， 并在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中反映所述修改或所述附加信息；及數(shù)據(jù)注冊部， 用于在邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中注冊具有所反映的修改或附加信息的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。通過用于實施本發(fā)明的下面的最優(yōu)模式和附圖，本發(fā)明的進一步的特點將變得清林疋。本發(fā)明的有益效果根據(jù)本發(fā)明的商業(yè)文檔處理器，可以在不依賴由用戶進行的視覺檢查的情況下自動地檢查在商業(yè)文檔中描述的信息。


圖1是說明根據(jù)本發(fā)明實施例的商業(yè)文檔處理器的示意性配置的功能框圖。圖2A和2B說明RCM數(shù)據(jù)的示例性數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。圖3說明客戶數(shù)據(jù)的示例性數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。圖4說明憑證的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的示例性數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。圖5是說明商業(yè)文檔處理器的整體處理的流程圖。圖6說明示例性檢查顯示屏幕。圖7是說明檢查在憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系的處理的具體內(nèi)容的流程圖。圖8說明當(dāng)在憑證中描述的項目不滿足預(yù)定關(guān)系時呈現(xiàn)的示例性警告顯示屏幕。圖9說明檢查在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系的處理的具體內(nèi)容的流程圖。圖10說明當(dāng)在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目不滿足預(yù)定關(guān)系時呈現(xiàn)的示例性警告顯示屏幕。圖IlA說明另一示例性RCM數(shù)據(jù)，圖IlB說明憑證的另一示例性邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。
具體實施例方式下文中，將參考附圖具體描述用于實現(xiàn)本發(fā)明的商業(yè)文檔處理器的最佳模式。圖1 到IlB示例性地說明本發(fā)明的各實施例。應(yīng)該注意，被分配了相同附圖標(biāo)記的部件是相同的元件。因此，假設(shè)它們的基本結(jié)構(gòu)和操作是相同的。<商業(yè)文檔處理器的配置>圖1是示意性地說明根據(jù)本發(fā)明實施例的商業(yè)文檔處理器的內(nèi)部配置的功能框圖。商業(yè)文檔處理器包括其中保存用于各種文檔的RCM(風(fēng)險控制矩陣)的RCM_DB 100、保存客戶數(shù)據(jù)的客戶DB 101、保存憑證的邏輯結(jié)構(gòu)的憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102、顯示數(shù)據(jù)的顯示設(shè)備103、執(zhí)行例如對所顯示的數(shù)據(jù)選擇菜單等控制的鍵盤104、例如鼠標(biāo)等點擊設(shè)備105、 執(zhí)行必要的算法處理、控制處理等的中央處理單元106、保存對于中央處理單元106執(zhí)行的處理必需的程序的程序存儲器107以及保存對于中央處理單元106執(zhí)行的處理必需的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)存儲器108。中央處理單元106包括用于檢查在單個憑證中描述的項目的第一處理單元 109(下文簡稱為“第一處理單元109”)和用于檢查在多個憑證中描述的項目的第二處理單元110 (下文簡稱為“第二處理單元110”)。第一處理單元109檢查在憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系，對用戶顯示警告，并接受修改和附加信息的輸入。第二處理單元110檢查在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系，對用戶顯示警告，并接受修改和附加信息的輸入。數(shù)據(jù)存儲器108包括用于保存從RCM_DB 100獲取的并將要用于讀入憑證文檔的 RCM數(shù)據(jù)的RCM數(shù)據(jù)(存儲單元)111、保存從客戶DB 101獲取的目標(biāo)客戶數(shù)據(jù)的客戶數(shù)據(jù) (存儲單元)112以及保存從憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102獲取的憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)(存儲單元)113。〈各種數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)〉圖2A到4說明在數(shù)據(jù)存儲器108中包括的RCM數(shù)據(jù)111、客戶數(shù)據(jù)112及憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113的(示例性)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。圖IlA和IlB分別說明另一憑證的示例性RCM數(shù)據(jù)和邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。圖2A中說明的RCM數(shù)據(jù)包括憑證ID 200、憑證類型201、憑證檢查項目202、相關(guān)憑證類型203、相關(guān)憑證檢查項目204、關(guān)系205及適用條件206。在由207和208表示的 RCM適用條件條款數(shù)據(jù)的陣列中保存適用條件。在圖2A和2B中示例性說明的RCM數(shù)據(jù)用于檢查收據(jù)和運貨單之間的關(guān)系。即，如果“收據(jù)”滿足適用條件，則表示在“收據(jù)”中描述的“產(chǎn)品名稱”和在與“收據(jù)”屬于相同項目的“運貨單”中描述的“產(chǎn)品名稱”是“相同的”。 當(dāng)要檢查單個憑證時，將相關(guān)憑證類型203設(shè)置為空(NULL)。圖2B中說明的RCM適用條件條款數(shù)據(jù)包括憑證條件項目207和條件208。圖2B 說明其中“數(shù)量”應(yīng)該“大于或等于10，000，000日元”的示例性條件。根據(jù)數(shù)量的該條件， 確定決策者是否是例如后面描述的被授權(quán)的決策者。在圖IlA說明的示例中，相關(guān)憑證類型103指示NULL。從而，這是如后面描述(見圖7)的當(dāng)僅對于單個憑證執(zhí)行檢查處理時的RCM數(shù)據(jù)的示例。圖IlA表示了關(guān)系，從而如果“合同”滿足適用條件，則本文描述的“被授權(quán)的決策者”是“總經(jīng)理級別或更高級別的人”。圖3中說明的客戶數(shù)據(jù)包括客戶名稱300、最近的信用檢查日期301以及信用限額 302。圖3說明其中用于被稱為“ABC公司”的客戶的信用限額是“50，000，000日元”，并且于“2008年2月11日”最后檢查了該信用限額。圖4中說明的憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)包括當(dāng)讀入憑證時分配的項目ID 400、憑證類型 401、公司名稱402、被授權(quán)決策者403、數(shù)量404、交付到期日期405、交付條件406、付款到期日期407、付款條件408、描述409、憑證創(chuàng)建日期410、附加信息411、最近的信用檢查日期412及信用限額413。區(qū)段(field)400到410中的信息表示當(dāng)讀入憑證時設(shè)置的值，區(qū)段411到413中的信息表示在隨后的處理中設(shè)置的值。根據(jù)憑證的種類，區(qū)段402和408 中的信息可以存在或不存在。圖4中的示例表示關(guān)于憑證的信息，對于該憑證，項目ID是 “2008A_01234”，憑證類型是“收據(jù)”，其中，公司名稱是“ABC公司”、被授權(quán)的決策者是“采購部的總經(jīng)理Mary Smith”、交付到期日期是“2009年3月31日”、描述是“一臺商業(yè)文檔處理器”、憑證創(chuàng)建日期是“2009年3月30日”。圖IlB中的示例表示關(guān)于憑證的信息，對于該憑證，項目ID是“2008A_01230”， 憑證類型是“合同”，其中，公司名稱是“ABC公司”、被授權(quán)的決策者是“銷售部的副理John Smith”、憑證創(chuàng)建日期是“2009年3月30日”。<具體處理>(1)整體處理現(xiàn)在將描述根據(jù)具有前述配置的當(dāng)前實施例的商業(yè)文檔處理器執(zhí)行的處理。圖5 是示意性地說明商業(yè)文檔處理器的整體處理流程的流程圖。在圖5中，中央處理單元(CPU) 106首先獲取經(jīng)由掃描儀等(未示出)輸入的憑證的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，并將其保存為憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113(步驟S500)。應(yīng)該注意，在專利文獻 1到3中揭示的分析文檔的邏輯結(jié)構(gòu)的技術(shù)可用作從憑證的被掃描的圖像獲取憑證的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的方法。在憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113的值400到410中，將在憑證中沒有描述的那些保存為NULL。這時，基于作為所輸入的文檔的邏輯結(jié)構(gòu)分析的結(jié)果獲得的憑證類型401， 從RCM_DB 100中獲取要用于檢查處理的RCM數(shù)據(jù)(見圖2)，并在RCM數(shù)據(jù)存儲單元111中保存該RCM數(shù)據(jù)。提供了多條RCM數(shù)據(jù)。一條RCM數(shù)據(jù)被稱為一個元素。因此，當(dāng)存在三條RCM數(shù)據(jù)時，元素的數(shù)量是三。接著，中央處理單元106將數(shù)據(jù)改變標(biāo)記設(shè)置為假(FALSE)(步驟S501)。該標(biāo)記是一種初始值。對于所輸入的憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，首先將該標(biāo)記設(shè)置為FALSE。然后，參考圖3，中央處理單元106基于關(guān)于公司名稱的信息獲取關(guān)于最近的信用檢查日期和信用限額的信息(步驟S502)。S卩，中央處理單元106搜索在客戶客戶DB 101中保存的客戶數(shù)據(jù) 112中的元素以查找客戶與憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113中的公司名稱402相同的客戶名稱300。 然后，中央處理單元106將該種元素中的最近的信用檢查日期301傳送到憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113的最近的信用檢查日期412的區(qū)段，并且也將信用限額302傳送到憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113的信用限額413的區(qū)段。之后，第一處理單元109參考輸入的憑證數(shù)據(jù)檢查在單個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系(步驟S50;3)。例如，在該處理中，第一處理單元109檢查上述的示例性檢查項目1到5。將參考圖7描述該具體內(nèi)容。第二處理單元110檢查在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系(步驟S504)。這是檢查已經(jīng)產(chǎn)生的憑證和所輸入的憑證之間存在匹配條件的處理。例如，第二處理單元110檢查上述示例性檢查項目6到8。將參考圖9描述該具體內(nèi)容。然后，中央處理單元106在顯示設(shè)備103上顯示憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的檢查屏幕，并從用戶接受修改輸入(步驟S505)。在這里顯示的屏幕類似于圖6中所說明的。用戶可以點擊按鈕601以在修改之后注冊值，或可以點擊按鈕601以在沒有修改的情況下注冊值。如果發(fā)生了任何修改，則基于修改將標(biāo)記改變?yōu)檎?TRUE)。當(dāng)用戶在修改值之后點擊了按鈕601時，中央處理單元106在憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù) 113中反映該種改變，并將數(shù)據(jù)改變標(biāo)記設(shè)置為TRUE (步驟S506)。此外，中央處理單元106 檢查數(shù)據(jù)改變標(biāo)記是否是TRUE (步驟S507)，并且如果對步驟S507的回答為是(YES)，則流程返回到步驟S501以重新開始處理。由于指示TRUE的標(biāo)記表示某些修改已經(jīng)發(fā)生，因此這是用于再次檢查的目的。如果對步驟S507的回答為否(NO)，則中央處理單元106將作為憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù) 113保存的該內(nèi)容保存到憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102 (步驟S508)，并終止處理。(2)用于在單個憑證中描述的項目的檢查處理圖7是說明圖5中的步驟S503的具體內(nèi)容的流程圖，即檢查在憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系的處理。在圖7中，除了另行指定之外，執(zhí)行各個步驟的處理的主體是第一處理單元109。首先，第一處理單元109將索引變量i初始化為1 (步驟S700)。然后，第一處理單元109檢查在RCM_DB 100中保存的RCM數(shù)據(jù)111的元素的數(shù)量是否小于i，并且如果確定該元素的數(shù)量小于i，則處理終止(步驟S701)。如果確定該元素的數(shù)量大于或等于i，則流程進一步前進到步驟S702，反之，如果確定該元素的數(shù)量小于i (初始地小于1)，則處理終止。這是由于不再存在要被檢查的RCM元素。然后，第一處理單元109檢查是否滿足RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素的適用條件 206 (條件條款數(shù)據(jù))(步驟S7(^)。如果對步驟S702的回答為N0，則流程前進到步驟S707， 如果對步驟S702的回答為YES，則流程前進到步驟S703。S卩，第一處理單元109檢查RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素的相關(guān)憑證類型203是否指示為NULL (步驟S70!3)。如果對步驟S703 的回答為N0，則表示該元素描述了憑證之間的關(guān)系。從而，由于該種憑證不是這里的檢查對象，因此流程前進到步驟S707。如果對步驟S703的回答為YES，則流程前進到步驟S704。然后，第一處理單元109 檢查RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素的憑證檢查項目202是否滿足在關(guān)系205的區(qū)段中保存的關(guān)系(S704)。如果對步驟S704的回答為N0，則流程前進到步驟S705，如果對步驟S704的回答為YES，則流程前進到步驟S707。在步驟S705，中央處理單元106在顯示設(shè)備103上顯示警告并從用戶接受修改和附加信息的輸入(步驟S705)。例如，在步驟S705中顯示的警告顯示屏幕類似于圖8中說明的屏幕。如圖8中的800所指示的，中央處理單元106在顯示設(shè)備103上通過在其中嵌入下面的信息來顯示不滿足在RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素中描述的關(guān)系的效果的信息ID 1100(圖8的示例中的“合同_011”)、憑證類型1101(圖8的示例中的“合同”)、憑證檢查項目1102(圖8的示例中的“被授權(quán)的決策者”)、關(guān)系1105(圖8的示例中的“總經(jīng)理級別或更高級別的那些人”)以及憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113中的對應(yīng)項目的值(圖8的示例中的“銷售部的副理 John Smith”)。在圖8的示例中，基于假設(shè)RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素不指定“應(yīng)該關(guān)于合同(憑證類型1101)來被檢查”的任意憑證，相關(guān)憑證類型1103指示為NULL。這里的憑證檢查項目1102是“被授權(quán)的決策者”。由于雖然被授權(quán)的決策者應(yīng)該是“總經(jīng)理級別或更高級別的那些人”但是圖8中指示的被授權(quán)的決策者是“副經(jīng)理”，因此這里顯示警告顯示 800。中央處理單元106如801所指示地顯示邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)1107到1117和1118到1120 中的內(nèi)容，并且還顯示如802所指示地用于輸入附加信息的區(qū)域。用戶可以在修改區(qū)域801 中的信息或?qū)⑿畔⑤斎氲絽^(qū)域802之后點擊按鈕803注冊值，或可以在沒有修改或輸入任何信息的情況下點擊按鈕803注冊值。圖8示例性地說明通過在被授權(quán)的決策者的區(qū)域中顯示的提示用戶正在修改區(qū)域801中的信息的情況。因此，如在專利文獻1到3中的分析文檔的邏輯結(jié)構(gòu)的技術(shù)中所描述的，即使在從憑證的被掃描的圖像中獲取憑證的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的處理中出現(xiàn)錯誤，修改也是可以的。當(dāng)用戶在修改和輸入信息之后點擊按鈕803時，將被修改的信息和新輸入的信息反映在憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113中，并也將數(shù)據(jù)改變標(biāo)記設(shè)置為TRUE (步驟S706)。這里，當(dāng)用戶已經(jīng)將信息輸入到區(qū)域802中時，將該種信息保存為附加信息1118。隨后，將索引變量i增加1 (步驟S707)，然后流程返回到步驟S701以重新開始處理。(3)用于在多個憑證中描述的項目的檢查處理圖9是說明圖5中的步驟S504的具體內(nèi)容的流程圖，即檢查在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系的處理。在圖9中，除了另行指定之外，執(zhí)行各個步驟的處理的主體是第二處理單元110。首先，第二處理單元110將索引(index)變量i初始化為1(步驟S900)。然后，第二處理單元110檢查在RCM_DB 100中保存的RCM數(shù)據(jù)111的元素的數(shù)量是否小于i，并且如果確定該元素的數(shù)量小于i，則處理終止(步驟S901)。如果確定該元素的數(shù)量大于或等于i，則流程進一步前進到步驟S902，反之，如果確定該元素的數(shù)量小于i (初始地小于1)， 則處理終止。這是由于不再存在要被檢查的RCM元素。然后，第二處理單元110檢查是否滿足RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素的適用條件 206 (步驟S902)。如果對S902的回答為N0，則流程前進到步驟S908。如果對步驟S902的回答為YES，則第二處理單元110檢查RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素的相關(guān)憑證類型203是否指示NULL (步驟S90;3)。如果對步驟S903的回答為YES，則表示該元素描述了關(guān)于單個憑證的關(guān)系。從而，由于該種憑證不是這里的檢查對象，因此流程前進到步驟S908。如果對步驟S903的回答為N0，則第二處理單元110檢查憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102是
9否保存了具有與憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113中的項目ID 400相同的項目ID并具有與RCM數(shù)據(jù) 111的第i個元素的相關(guān)憑證類型203相同的憑證類型的憑證(步驟S904)。如果沒有保存該種憑證，則流程前進到步驟S908。如果在憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102中保存了相關(guān)憑證，則第二處理單元110檢查是否滿足在RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素中保存的關(guān)系205 (步驟S9(^)。如果對步驟S905的回答為N0，則中央處理單元106首先顯示警告，然后從用戶接受修改和附加信息的輸入(步驟 S906)。這里顯示的警告屏幕與圖10中說明的屏幕類似。如由1000所指示的，顯示對于不滿足在RCM數(shù)據(jù)111的第i個元素中描述的關(guān)系的結(jié)果的描述。如由1000所指示的警告文本模板包括空白“ ”。通過以相關(guān)項目填寫的空白，產(chǎn)生用于對條件不匹配進行報警的警告文本。例如，在警告文本模板中顯示的空白“ ”被填入ID 200(圖10的示例中的“收據(jù) _001”)、憑證類型201(圖10的示例中的“收據(jù)”)、憑證檢查項目202(圖10的示例中的 “公司名稱”)、相關(guān)憑證類型203(圖10的示例中的“運貨單”)、相關(guān)憑證檢查項目204(圖 10的示例中的“公司名稱”)、關(guān)系205(圖10的示例中的“相同”)、憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113 中的對應(yīng)項目的值113(圖10的示例中的“ABC公司”)以及在憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB 102中保存的憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中的對應(yīng)項目的值(圖10的示例中的“XYZ公司”)。另外，如1001所指示地顯示邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的內(nèi)容，如1002所指示地也顯示用于輸入附加信息的區(qū)域。用戶可以點擊按鈕1003以在修改區(qū)域1001中的信息并將信息輸入到區(qū)域1002中之后注冊值，或可以點擊按鈕1003以在沒有修改或輸入任何信息的情況下注冊值。圖10說明其中用戶正在將信息輸入到區(qū)域1002中以輸入附加信息的示例。因此， 可以在注冊憑證過程中清楚地示出不規(guī)則處理憑證的原因，并快速地在審計中對審計者解釋該種原因，從而減少步驟的數(shù)量。當(dāng)用戶已經(jīng)在修改并輸入信息之后點擊按鈕1003時，將被修改的信息和新輸入的信息反映在憑證邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)113中，并也將數(shù)據(jù)改變標(biāo)記設(shè)置為TRUE (步驟S907)。這里，當(dāng)用戶已經(jīng)將信息輸入到區(qū)域1002中時，將該種信息保存為附加信息411。隨后，將索引變量i增加1 (步驟S908)，然后流程返回到步驟S901以重新開始處理。< 結(jié)論 >根據(jù)當(dāng)前實施例，在注冊憑證的過程中自動檢查憑證的內(nèi)容，據(jù)此，對用戶顯示警告并接受附加信息的輸入。從而，可以防止憑證的描述中的缺陷并確定地搜集關(guān)于不規(guī)則處理憑證的原因的信息。特定地，可以通過檢查在一個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定條件或通過檢查在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系來確定地執(zhí)行檢查。應(yīng)該注意，基于為要被檢查的特定憑證所獲取的檢查項目數(shù)據(jù)(例如，RCM數(shù)據(jù))中包括的相關(guān)憑證的信息，識別通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證。通過使用RCM檢查憑證的內(nèi)容，可以根據(jù)各個企業(yè)的商業(yè)內(nèi)容來檢查憑證的內(nèi)容。RCM是在企業(yè)中為了內(nèi)部控制的目的正常創(chuàng)建的文檔。使用RCM可以減少對于構(gòu)建和操作系統(tǒng)所要求的步驟的數(shù)量。當(dāng)使用已經(jīng)基于RCM處理過的信息來檢查憑證的內(nèi)容時， 也可以期望相似的效果。另外，通過使用客戶數(shù)據(jù)檢查憑證的內(nèi)容，可以根據(jù)各個交易項目來檢查憑證的內(nèi)容。
應(yīng)該注意，還可以通過實現(xiàn)本實施例的功能的軟件的程序代碼來實現(xiàn)本發(fā)明。在該種情況下，對系統(tǒng)或設(shè)備提供記錄了程序代碼的存儲介質(zhì)，并且系統(tǒng)或設(shè)備中的計算機 (或CPU或MPU)讀取在存儲介質(zhì)中存儲的程序代碼。在該情況下，從存儲介質(zhì)讀取的程序代碼本身實現(xiàn)前述實施例的功能，并且程序代碼本身和記錄了程序代碼的存儲介質(zhì)構(gòu)成本發(fā)明。作為用于提供該種程序代碼的存儲介質(zhì)，例如，使用軟盤、CD-ROM、DVD-ROM、硬盤、光盤、磁光盤、CD-R、磁帶、非易失性存儲卡、ROM等。此外，基于程序代碼中的指令，在計算機上運行的OS (操作系統(tǒng))等可以執(zhí)行某些或所有的實際處理，并且可以通過這些處理實現(xiàn)前述實施例的功能。另外，在將從存儲介質(zhì)中讀取的程序代碼寫入計算機中的存儲器之后，計算機的CPU等可以基于程序代碼的指令執(zhí)行某些或所有的實際處理，并且可以通過這些處理實現(xiàn)前述實施例的功能。另外，可以經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)來分配實現(xiàn)實施例的功能的軟件的程序代碼，并從而在例如系統(tǒng)或設(shè)備中的硬盤或存儲器等存儲部件或例如CD-RW或CD-R等存儲介質(zhì)中保存該程序， 并且在使用上，系統(tǒng)或設(shè)備中的計算機(或CPU或MPU)可以讀取在存儲部件或存儲介質(zhì)中保存的程序代碼并執(zhí)行程序代碼。附圖標(biāo)記列表
100:RCB DB
101客戶DB
102憑證邏輯結(jié)構(gòu)DB
103顯不設(shè)備
104鍵盤
105點擊設(shè)備
106中央處理單元
107程序存儲器
108數(shù)據(jù)存儲器
權(quán)利要求
1.一種商業(yè)文檔處理器，執(zhí)行對于在商業(yè)文檔中描述的信息的檢查處理并在數(shù)據(jù)庫中注冊所述商業(yè)文檔，所述商業(yè)文檔處理器包括輸入部，用于輸入所述商業(yè)文檔；已輸入文檔分析部，用于分析已輸入的商業(yè)文檔的結(jié)構(gòu)并產(chǎn)生包括多個描述項目的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)；檢查項目數(shù)據(jù)獲取部，用于從保存了檢查項目數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫中獲取用于檢查在所述商業(yè)文檔中描述的信息的檢查項目數(shù)據(jù)，所述檢查項目數(shù)據(jù)對應(yīng)于已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的文檔類型數(shù)據(jù)；描述項目檢查處理部，用于通過將已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與由檢查項目數(shù)據(jù)獲取部獲取的檢查項目數(shù)據(jù)相比較，來檢查在已輸入的商業(yè)文檔中描述的信息；及警告顯示部，用于當(dāng)描述項目檢查處理部已經(jīng)發(fā)現(xiàn)在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的描述項目中的不匹配時顯示警告。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的商業(yè)文檔處理器，其中檢查項目數(shù)據(jù)是包括用于檢查在所述商業(yè)文檔中描述的信息的項目的RCM(風(fēng)險控制矩陣)數(shù)據(jù)，檢查項目數(shù)據(jù)獲取部從RCM數(shù)據(jù)庫獲取與在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的文檔類型數(shù)據(jù)相對應(yīng)的RCM數(shù)據(jù)，并且，描述項目檢查處理部通過將已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與由檢查項目數(shù)據(jù)獲取部獲取的RCM數(shù)據(jù)相比較，來檢查在已輸入的商業(yè)文檔中描述的信息。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的商業(yè)文檔處理器，其中檢查項目數(shù)據(jù)是在所述商業(yè)文檔中包括的客戶數(shù)據(jù)，檢查項目數(shù)據(jù)獲取部從客戶數(shù)據(jù)庫中獲取與在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的文檔類型數(shù)據(jù)相對應(yīng)的客戶數(shù)據(jù)，并且描述項目檢查處理部通過將已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與由檢查項目數(shù)據(jù)獲取部獲取的客戶數(shù)據(jù)相比較，來檢查在已輸入的商業(yè)文檔中描述的信息。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的商業(yè)文檔處理器，其中，描述項目檢查處理部檢查在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目是否滿足由檢查項目數(shù)據(jù)定義的關(guān)系。
5.根據(jù)權(quán)利要求1到4中任一項所述的商業(yè)文檔處理器，其中當(dāng)檢查項目數(shù)據(jù)包括與已輸入的商業(yè)文檔相關(guān)的不同種類的文檔的文檔類型數(shù)據(jù)時， 檢查項目數(shù)據(jù)獲取部從邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中獲取與所述不同種類的文檔相對應(yīng)的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，并且描述項目檢查處理部檢查在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目和在所述不同種類的文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中包括的描述項目是否滿足由檢查項目數(shù)據(jù)定義的關(guān)系。
6.根據(jù)權(quán)利要求1到5中任一項所述的商業(yè)文檔處理器，進一步包括數(shù)據(jù)修改反映部，用于接受在所顯示的警告中包括的不匹配的描述的修改或包括為什么已經(jīng)發(fā)生了所述不匹配的描述的原因的附加信息的輸入，并在已輸入的商業(yè)文檔的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)中反映所述修改或所述附加信息；及數(shù)據(jù)注冊部，用于在邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中注冊具有所反映的修改或附加信息的邏輯結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。
全文摘要
通過充分檢查憑證的內(nèi)容來創(chuàng)建和管理憑證，以使得憑證將在描述中不包括任何缺陷。通過分析憑證的邏輯結(jié)構(gòu)分析在憑證中描述的信息?；跒閮?nèi)部控制目的而準(zhǔn)備的RCM(風(fēng)險控制矩陣)，檢查在單個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系以及在通過一系列操作產(chǎn)生的多個憑證中描述的項目是否滿足預(yù)定關(guān)系。然后，顯示警告并接受修改的輸入。
文檔編號G06F17/21GK102171684SQ20098013878
公開日2011年8月31日 申請日期2009年11月27日 優(yōu)先權(quán)日2008年12月2日
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