一種數(shù)字化檔案資料管理方法
【專利摘要】本發(fā)明了一種數(shù)字化檔案資料管理方法，包括（1）用戶登錄系統(tǒng)后，首先由系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)初始化的工作；（2）初始化完成后，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目資料錄入，新建項(xiàng)目文檔后，如果資料為空，則系統(tǒng)自動(dòng)提示應(yīng)上傳資料；（3）可隨時(shí)進(jìn)行資料的更新和修改，并定義資料的保密程度和是否允許借閱權(quán)限，選擇開(kāi)放或僅對(duì)某些用戶開(kāi)放；（4）系統(tǒng)其他用戶登入系統(tǒng)后，可對(duì)系統(tǒng)中現(xiàn)有的資料進(jìn)行檢索和臨時(shí)查閱；（5）借閱成功后，無(wú)權(quán)限用戶可臨時(shí)查看資料，但無(wú)法下載，借閱到期后，系統(tǒng)刷新借閱時(shí)間，并提醒借閱用戶是否延期借閱還是歸還借閱。（6）如果借閱用戶對(duì)于系統(tǒng)提示不做操作，則系統(tǒng)默認(rèn)收回借閱資料。本發(fā)明使用戶能夠隨時(shí)隨地查閱文檔資料。
【專利說(shuō)明】一種數(shù)字化檔案資料管理方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明涉及一種數(shù)字化檔案資料管理方法，屬于計(jì)算機(jī)【技術(shù)領(lǐng)域】。
【背景技術(shù)】
[0002]建設(shè)工程在建設(shè)過(guò)程中的資料(例如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、標(biāo)準(zhǔn)、程序、文件、圖紙、合同等)的查閱和利用率是非常高的，所以需要一套綜合的資料管理系統(tǒng)將這些資料全面有機(jī)的管理起來(lái)，并提供在線的終端直接查詢和文件包的組合推送，這對(duì)于保證和加快工程的建設(shè)是非常有利的。如能直接在系統(tǒng)中歸檔形成數(shù)字化檔案館，對(duì)于工程建成后的運(yùn)行管理也是有莫大益處。雖然現(xiàn)在各種項(xiàng)目管理系統(tǒng)都含有資料或檔案管理模塊，但是區(qū)域的局限性太大，用戶無(wú)法隨時(shí)隨地查閱文檔資料，并且對(duì)于數(shù)據(jù)的安全性保護(hù)不到位。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0003]針對(duì)現(xiàn)有技術(shù)存在的不足，本發(fā)明目的是提供一種數(shù)字化檔案資料管理方法，用戶能夠隨時(shí)隨地查閱文檔資料。
[0004]為了實(shí)現(xiàn)上述目的，本發(fā)明是通過(guò)如下的技術(shù)方案來(lái)實(shí)現(xiàn):
[0005]本發(fā)明的一種數(shù)字化檔案資料管理方法，包括以下幾個(gè)步驟:
[0006](I)用戶登錄系統(tǒng)后，首先由系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)初始化的工作；
[0007](2)初始化完成后，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目資料錄入，新建項(xiàng)目文檔后，如果資料為空，則系統(tǒng)自動(dòng)提示應(yīng)上傳資料；
[0008](3)可隨時(shí)進(jìn)行資料的更新和修改，并定義資料的保密程度和是否允許借閱權(quán)限，選擇開(kāi)放或僅對(duì)某些用戶開(kāi)放；
[0009](4)系統(tǒng)其他用戶登入系統(tǒng)后，可對(duì)系統(tǒng)中現(xiàn)有的資料進(jìn)行檢索和臨時(shí)查閱；
[0010](5)借閱成功后，無(wú)權(quán)限用戶可臨時(shí)查看資料，但無(wú)法下載，借閱到期后，系統(tǒng)刷新借閱時(shí)間，并提醒借閱用戶是否延期借閱還是歸還借閱。
[0011](6)如果借閱用戶對(duì)于系統(tǒng)提示不做操作，則系統(tǒng)默認(rèn)收回借閱資料。
[0012]本發(fā)明還包括還提供了對(duì)操作日志的管理模塊，系統(tǒng)管理員根據(jù)操作日志確定用戶的操作情況。
[0013]步驟(I)中,初始化工作包括配置用戶和用戶角色權(quán)限。
[0014]步驟(2)中，項(xiàng)目資料包括文書資料、信函資料、合同資料、會(huì)議記錄、照片和聲像資料。
[0015]步驟(4)中，當(dāng)資料設(shè)置為保密狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)不顯示此資料。
[0016]步驟(4)中，當(dāng)需要對(duì)保密資料進(jìn)行查閱時(shí)，可使用系統(tǒng)提供的保密資料借閱功能，向管理人員提出借閱申請(qǐng)，如果資料被標(biāo)記為不可借閱，則依然不能查閱資料；如果資料可以進(jìn)行借閱，則系統(tǒng)將此借閱申請(qǐng)發(fā)送給相應(yīng)的管理人員，由管理人員審批是否借閱。
[0017]本發(fā)明實(shí)現(xiàn)了在網(wǎng)上對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理(立卷歸檔)及全文檢索功能。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級(jí)別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確。
【專利附圖】

【附圖說(shuō)明】
[0018]圖1為本發(fā)明的系統(tǒng)構(gòu)架圖；
[0019]圖2為本發(fā)明的方法工作流程圖。
【具體實(shí)施方式】
[0020]為使本發(fā)明實(shí)現(xiàn)的技術(shù)手段、創(chuàng)作特征、達(dá)成目的與功效易于明白了解，下面結(jié)合【具體實(shí)施方式】，進(jìn)一步闡述本發(fā)明。
[0021]參見(jiàn)圖1，本發(fā)明的數(shù)字化檔案資料管理系統(tǒng)包括:
[0022]文書管理模塊，用于文書著錄、文書編輯、文書補(bǔ)錄、文書導(dǎo)入、導(dǎo)入編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì)；
[0023]信函管理模塊,用于信函著錄、信函編輯、信函補(bǔ)錄、信函導(dǎo)入、信函編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì):
[0024]合同管理模塊，用于合同著錄、合同編輯、信函補(bǔ)錄、合同導(dǎo)入、合同編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì):
[0025]會(huì)議紀(jì)要管理模塊，用于有會(huì)議紀(jì)要著錄、會(huì)議紀(jì)要編輯、會(huì)議紀(jì)要補(bǔ)錄、會(huì)議紀(jì)要導(dǎo)入、會(huì)議紀(jì)要編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì):
[0026]照片管理模塊，用于照片著錄、照片編輯、照片補(bǔ)錄、照片導(dǎo)入、照片編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì)；
[0027]聲像管理模塊，用于有聲像著錄、聲像編輯、聲像補(bǔ)錄、聲像導(dǎo)入、聲像編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì):
[0028]標(biāo)準(zhǔn)程序管理模塊，用于標(biāo)準(zhǔn)程序著錄、標(biāo)準(zhǔn)程序編輯、標(biāo)準(zhǔn)程序補(bǔ)錄、標(biāo)準(zhǔn)程序?qū)?、?biāo)準(zhǔn)程序編輯、預(yù)歸檔和查詢統(tǒng)計(jì)；
[0029]和科技資料管理模塊，用于根據(jù)各項(xiàng)目的管理情況定制，可以按工程階段分類定制管理模塊，可以按單項(xiàng)或單位工程分項(xiàng)定制管理模塊，還可以按文件分類進(jìn)行模塊定制文件分類，各分類功能模塊中的著錄模塊參照合同管理模塊。
[0030]還包括全文檢索模塊，全文檢索模塊包括模糊檢索、分類檢索、組合檢索和文件推送模塊。
[0031]還包括部門管理模塊，部門管理模塊包括部門信息注冊(cè)、部門信息維護(hù)、員工信息注冊(cè)和員工信息維護(hù)。
[0032]還包括權(quán)限管理模塊，權(quán)限管理模塊包括分配系統(tǒng)權(quán)限、修改系統(tǒng)權(quán)限、分配查詢權(quán)限、修改查詢權(quán)限和查詢審批權(quán)限委托。
[0033]還包括日志管理模塊，日志管理模塊包括日志統(tǒng)計(jì)、日志清單、行蹤日志查詢、模塊訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)，用戶訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)，文件訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)和詞頻統(tǒng)計(jì)。
[0034]還包括系統(tǒng)管理模塊，系統(tǒng)管理模塊包括用戶注冊(cè)、注冊(cè)信息維護(hù)、安全模式和參數(shù)設(shè)置；
[0035]還包括資料移交管理模塊，資料移交管理模塊包括移交登記、移交登記查詢、移交清單、資料催交、實(shí)時(shí)信息發(fā)布和BBS討論區(qū)。
[0036]發(fā)明通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全面管理，同時(shí)還提供方便的數(shù)字化檔案信息查詢服務(wù)。簡(jiǎn)單、方便地實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，真正實(shí)現(xiàn)了立卷歸檔、不立卷的歸檔文件整理的新舊檔案規(guī)則的無(wú)縫連接，以及檔案的集中統(tǒng)一電子化管理。
[0037]本發(fā)明實(shí)現(xiàn)了在網(wǎng)上對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理(立卷歸檔)及全文檢索功能。通過(guò)各業(yè)務(wù)部門分散著錄標(biāo)引再由檔案處統(tǒng)一接收的方式，不僅避免了檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，達(dá)到一次錄入多次使用，而且，基于網(wǎng)絡(luò)多層的授權(quán)控制機(jī)制，較好地保證了數(shù)據(jù)的安全。該系統(tǒng)提供的立卷歸檔模式，具有較強(qiáng)的靈活性。該系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子檔案為數(shù)據(jù)源的集成，包括掃描件、各種格式的圖像文件、聲音文件、視頻文件的所有多媒體應(yīng)用。當(dāng)掃描錄入批量檔案時(shí)可以不與系統(tǒng)中的文件條目著錄同步，但仍可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)調(diào)用；并可同時(shí)智能地依次從磁盤陣列、服務(wù)器中存取相關(guān)數(shù)據(jù)，以提供利用。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級(jí)別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確。
[0038]參見(jiàn)圖2，本發(fā)明的方法，包括以下幾個(gè)步驟:
[0039](I)用戶登錄系統(tǒng)后，首先由系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)初始化的工作，配置用戶和用戶角色權(quán)限。
[0040](2)初始化完成后，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目資料錄入，新建項(xiàng)目文檔后，如果資料為空，則系統(tǒng)自動(dòng)提示應(yīng)上傳哪些資料。
[0041](3)錄入的資料包括但不限于文書資料、信函資料、合同資料、會(huì)議記錄、照片、聲像資料等。可隨時(shí)進(jìn)行資料的更新和修改，并定義資料的保密程度和是否允許借閱權(quán)限，選擇開(kāi)放或僅對(duì)某些用戶開(kāi)放。
[0042](4)系統(tǒng)其他用戶登入系統(tǒng)后可對(duì)系統(tǒng)中現(xiàn)有的資料進(jìn)行檢索和臨時(shí)查閱。當(dāng)某資料設(shè)置為保密狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)不顯示此資料。
[0043](5)當(dāng)需要對(duì)保密資料進(jìn)行查閱時(shí)，可使用系統(tǒng)提供的保密資料借閱功能，像管理人員提出借閱申請(qǐng)，如果資料被標(biāo)記為不可借閱，則依然不能查閱資料；
[0044](6)如果資料可以進(jìn)行借閱，則系統(tǒng)將此借閱申請(qǐng)發(fā)送給相應(yīng)的管理人員，由管理人員審批是否借閱。
[0045](7)借閱成功后，無(wú)權(quán)限用戶可臨時(shí)查看資料，但無(wú)法下載。借閱到期后，系統(tǒng)刷新借閱時(shí)間，并提醒借閱用戶是否延期借閱還是歸還借閱。
[0046](8)如果借閱用戶對(duì)于系統(tǒng)提示不做操作，則系統(tǒng)默認(rèn)收回借閱資料。
[0047](9)同時(shí)系統(tǒng)還提供了對(duì)操作日志的管理功能，系統(tǒng)管理員根據(jù)操作日志確定用戶在哪一臺(tái)終端使用了什么賬號(hào)進(jìn)行了什么操作，可以確保系統(tǒng)的安全性。
[0048]本發(fā)明具有以下特點(diǎn):
[0049]1.任何復(fù)雜的檔案查詢時(shí)間不超過(guò)I秒；2.采用B/S結(jié)構(gòu)為主，C/S結(jié)構(gòu)或手機(jī)客戶端為輔:3.可運(yùn)行在Windows2000/NT/Linux/Unix等多種操作系統(tǒng)上:4.采用JAVA、中間件、連接池等先進(jìn)的技術(shù):5.系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)方式:6.實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書檔案、科技檔案、視頻檔案、音頻檔案、照片檔案、實(shí)物檔案的全方位管理；7.真正實(shí)現(xiàn)了雙層檢索，包括數(shù)據(jù)條目檢索和全文檢索，對(duì)以系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)和電子文件)實(shí)現(xiàn)全面的管理:8.操作簡(jiǎn)單，會(huì)上網(wǎng)就會(huì)使用本系統(tǒng)；9.托管運(yùn)行，系統(tǒng)維護(hù)工作量極??；10.多層系統(tǒng)安全設(shè)置，還可以自定義系統(tǒng)安全級(jí)別:11.方便靈活的系統(tǒng)權(quán)限管理，賦予用戶不同的級(jí)別和權(quán)限，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確；12.詳細(xì)的日志管理。
[0050]以上顯示和描述了本發(fā)明的基本原理和主要特征和本發(fā)明的優(yōu)點(diǎn)。本行業(yè)的技術(shù)人員應(yīng)該了解，本發(fā)明不受上述實(shí)施例的限制，上述實(shí)施例和說(shuō)明書中描述的只是說(shuō)明本發(fā)明的原理，在不脫離本發(fā)明精神和范圍的前提下，本發(fā)明還會(huì)有各種變化和改進(jìn)，這些變化和改進(jìn)都落入要求保護(hù)的本發(fā)明范圍內(nèi)。本發(fā)明要求保護(hù)范圍由所附的權(quán)利要求書及其等效物界定。
【權(quán)利要求】
1.一種數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于，包括以下幾個(gè)步驟: (1)用戶登錄系統(tǒng)后，首先由系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)初始化的工作； (2)初始化完成后，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目資料錄入，新建項(xiàng)目文檔后，如果資料為空，則系統(tǒng)自動(dòng)提示應(yīng)上傳資料； (3)可隨時(shí)進(jìn)行資料的更新和修改，并定義資料的保密程度和是否允許借閱權(quán)限，選擇開(kāi)放或僅對(duì)某些用戶開(kāi)放； (4)系統(tǒng)其他用戶登入系統(tǒng)后，可對(duì)系統(tǒng)中現(xiàn)有的資料進(jìn)行檢索和臨時(shí)查閱； (5)借閱成功后，無(wú)權(quán)限用戶可臨時(shí)查看資料，但無(wú)法下載，借閱到期后，系統(tǒng)刷新借閱時(shí)間，并提醒借閱用戶是否延期借閱還是歸還借閱。 (6)如果借閱用戶對(duì)于系統(tǒng)提示不做操作，則系統(tǒng)默認(rèn)收回借閱資料。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于， 系統(tǒng)還提供了對(duì)操作日志的管理模塊，系統(tǒng)管理員根據(jù)操作日志確定用戶的操作情況。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于， 步驟(I)中，初始化工作包括配置用戶和用戶角色權(quán)限。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于， 步驟(2)中，項(xiàng)目資料包括文書資料、信函資料、合同資料、會(huì)議記錄、照片和聲像資料。
5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于， 步驟(4)中，當(dāng)資料設(shè)置為保密狀態(tài)時(shí)，系統(tǒng)不顯示此資料。
6.根據(jù)權(quán)利要求1所述的數(shù)字化檔案資料管理方法，其特征在于， 步驟(4)中，當(dāng)需要對(duì)保密資料進(jìn)行查閱時(shí)，可使用系統(tǒng)提供的保密資料借閱功能，向管理人員提出借閱申請(qǐng)，如果資料被標(biāo)記為不可借閱，則依然不能查閱資料；如果資料可以進(jìn)行借閱，則系統(tǒng)將此借閱申請(qǐng)發(fā)送給相應(yīng)的管理人員，由管理人員審批是否借閱。
【文檔編號(hào)】G06Q10/06GK103745304SQ201310706180
【公開(kāi)日】2014年4月23日 申請(qǐng)日期:2013年12月19日 優(yōu)先權(quán)日:2013年12月19日
【發(fā)明者】高志軍, 楊陽(yáng) 申請(qǐng)人:鎮(zhèn)江銳捷信息科技有限公司