專利名稱：一種文檔處理系統(tǒng)及方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及文檔管理領(lǐng)域，特別涉及ー種文檔處理系統(tǒng)及方法。
背景技術(shù)：
隨著現(xiàn)今項(xiàng)目管理的發(fā)展，項(xiàng)目管理越來越細(xì)化，項(xiàng)目管理過程中需要建立不同類型的文檔來記錄不同的內(nèi)容。如問題列表記錄問題的描述、問題發(fā)生的時間、發(fā)生時間、關(guān)閉時間等；風(fēng)險列表中記錄風(fēng)險識別的時間、發(fā)生概率、影響等級、緩解措施、關(guān)閉時間等；下階段任務(wù)列表中記錄下階段任務(wù)的責(zé)任部門、責(zé)任人、計劃結(jié)束日期；而且在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，需要通過經(jīng)常召開會議對前段工作進(jìn)行總結(jié)、對下一段時間的工作進(jìn)行安排，并且需要發(fā)現(xiàn)和討論目前項(xiàng)目中的問題和風(fēng)險，為了能夠記錄并跟進(jìn)會議的內(nèi)容，現(xiàn)在的做法是需要維護(hù)多份文檔，包括會議紀(jì)要、下階段任務(wù)列表、問題列表、風(fēng)險列表等，并同時跟進(jìn)上述多份文檔，這樣既在文檔維護(hù)上花費(fèi)了非常多的時間和人力，還有可能造成文檔維 護(hù)的不一致，導(dǎo)致工作遺漏或耽擱，影響項(xiàng)目進(jìn)展。同時，在每次開會需要查看上次會議紀(jì)要記錄的問題，風(fēng)險或下一段工作是否完成，又需打開多份文檔，反復(fù)一一對應(yīng)，既不方便，也耽誤時間和人力，因此，現(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)和方法仍有待于改迸。

發(fā)明內(nèi)容
針對現(xiàn)有技術(shù)存在的不足，本發(fā)明提出了ー種文檔處理系統(tǒng)及方法，用戶在設(shè)置好目標(biāo)文檔字段與單獨(dú)文檔字段的對應(yīng)關(guān)系后，即可只維護(hù)任一文檔，則與之有聯(lián)系的所有文檔都能夠自動更新。本發(fā)明通過以下的技術(shù)方案予以實(shí)現(xiàn)ー種文檔處理方法，包括有以下步驟A、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；B、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段；C、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上ー級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上ー級字段，對多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；D、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。ー種文檔處理方法，包括有以下步驟E、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；F、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段；G、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上ー級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上ー級字段，對多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；H、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中；1、根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。所述上ー級字段的下面設(shè)置有與該字段相關(guān)的下ー級字段。所述下ー級字段與單獨(dú)文檔的字段完全一致。所述目標(biāo)文檔能導(dǎo)出為多種形式的文檔。
所述目標(biāo)文檔為會議文檔。所述標(biāo)識號碼為會議編號。一種文檔處理系統(tǒng),包括創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段；分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置；設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；
導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。ー種文檔處理系統(tǒng)，包括創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段；分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置；設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中；第二導(dǎo)入單元，用于根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。本發(fā)明使用戶在設(shè)置好目標(biāo)文檔字段與單獨(dú)文檔字段的對應(yīng)關(guān)系后，即可只維護(hù)任一文檔，與之有聯(lián)系的所有文檔都能夠自動更新，用戶不再需要花費(fèi)大量的人力和時間來維護(hù)多份文檔，也不會有工作遺漏，從而能及時處理工作，提高工作效率。


圖I為文檔處理方法的流程圖；圖2為另一文檔處理方法的流程圖；圖3為文檔處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)圖。
具體實(shí)施例方式下面對于本發(fā)明所提出的ー種文檔處理系統(tǒng)及方法，結(jié)合附圖和實(shí)施例詳細(xì)說明。實(shí)施例I :如圖I所示，ー種文檔處理方法，包括有以下步驟A、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；B、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔增加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段；
C、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上一級字段，對多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；D、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。本實(shí)施例還提供ー種文檔處理系統(tǒng)，包括創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段；
分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置；設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。所述上ー級字段下面可以設(shè)置于該字段相關(guān)的下ー級字段。所述下ー級字段與單獨(dú)文檔的字段完全一致。所述目標(biāo)文檔能導(dǎo)出為多種形式的文檔。所述目標(biāo)文檔為會議文檔。所述標(biāo)識號碼為會議編號。實(shí)施例2 如圖2所示，本實(shí)施例提供另ー種文檔處理方法，包括有以下步驟E、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；F、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔增加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段；G、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上一級字段，對多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；H、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中；I、根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。如圖3所示，本實(shí)施例還提供ー種文檔處理系統(tǒng)，包括創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段；分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置；設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中；第二導(dǎo)入單元，用于根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。
所述上ー級字段下面可以設(shè)置于該字段相關(guān)的下ー級字段。所述下ー級字段與單獨(dú)文檔的字段完全一致。所述目標(biāo)文檔能導(dǎo)出為多種形式的文檔。所述目標(biāo)文檔為會議文檔。所述標(biāo)識號碼為會議編號。實(shí)施例3 對于具體的會議項(xiàng)目進(jìn)展，在文檔管理設(shè)置子系統(tǒng)中，用戶可以選擇會議文檔設(shè)置，自選需増加的字段及字段位置，如會議名稱、項(xiàng)目名、會議編號、時間、參與人、抄送人、主題、前段工作總結(jié)、風(fēng)險、問題、下一段工作安排等；字段分為多級，上一級字段下面可設(shè) 有與該字段相關(guān)的下ー級字段，其中，風(fēng)險、問題、下一段工作安排可設(shè)為上ー級字段，其需填寫的下一級字段內(nèi)容可設(shè)置與単獨(dú)的風(fēng)險列表、問題列表、下一段任務(wù)列表等文檔所需字段完全一致。其中，所述會議紀(jì)要可導(dǎo)出為多種形式的文檔，如word版本、excel版本等，方便單獨(dú)查閱。在項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)中還包括多個文檔頁面，這些文檔即為單獨(dú)設(shè)立的風(fēng)險列表、問題列表、會議紀(jì)要、下一段工作列表等。其中，項(xiàng)目文檔管理設(shè)置子系統(tǒng)中的上一級字段可選擇自動或手動導(dǎo)入到項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的對應(yīng)的文檔頁面；在導(dǎo)入的時候，還會自動將本次會議的會議編號導(dǎo)入到對應(yīng)的文檔頁面，這樣，只要在會議紀(jì)要中填寫一次，即可直接自動更新對應(yīng)的単獨(dú)的文檔列表中。其中，項(xiàng)目文檔管理設(shè)置子系統(tǒng)中可在會議紀(jì)要的字段選擇中選擇跟進(jìn)字段；在對應(yīng)的文檔頁面単獨(dú)更新維護(hù)有會議編號的某一風(fēng)險或問題或下一段工作后，可選擇自動或手動導(dǎo)入到對應(yīng)會議編號的會議紀(jì)要跟進(jìn)中，這樣，在下一次開會時，只需打開単獨(dú)的會議紀(jì)要文檔，上次會議的風(fēng)險或問題或下一段工作的跟進(jìn)內(nèi)容即可一目了然。由以上實(shí)施例可以看出，通過本發(fā)明提供的文檔處理系統(tǒng)和方法，用戶在設(shè)置好目標(biāo)文檔字段與單獨(dú)文檔字段的對應(yīng)關(guān)系后，即可只維護(hù)任一文檔，則與之有聯(lián)系的所有文檔都能夠自動更新，用戶不再需要花費(fèi)大量的人力和時間來維護(hù)多份文檔，也不會有エ作遺漏，從而能及時處理工作，提高工作效率。以上實(shí)施方式僅用于說明本發(fā)明，而并非對本發(fā)明的限制，有關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的普通技術(shù)人員，在不脫離本發(fā)明的精神和范圍的情況下，還可以做出各種變化和變型，因此所有等同的技術(shù)方案也屬于本發(fā)明的范疇，本發(fā)明的專利保護(hù)范圍應(yīng)由權(quán)利要求限定。
權(quán)利要求
1.ー種文檔處理方法，其特征在于，包括有以下步驟 A、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔； B、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔增加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段； C、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上ー級字段，對多個單獨(dú)文檔的 字段做相應(yīng)的設(shè)置； D、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。
2.ー種文檔處理方法，其特征在于，包括有以下步驟 E、創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔； F、在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔增加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段； G、對所增加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置，井根據(jù)確定的上ー級字段，對多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置； H、將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中； I、根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。
3.如權(quán)利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述上ー級字段的下面設(shè)置有與該字段相關(guān)的下ー級字段。
4.如權(quán)利要求3所述的方法，其特征在干，所述下ー級字段與單獨(dú)文檔的字段完全一致。
5.如權(quán)利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述目標(biāo)文檔能導(dǎo)出為多種形式的文檔。
6.如權(quán)利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述目標(biāo)文檔為會議文檔。
7.如權(quán)利要求6所述的方法，其特征在于，所述標(biāo)識號碼為會議編號。
8.ー種文檔處理系統(tǒng)，其特征在于，包括 創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔； 字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段； 分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置； 設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中。
9.ー種文檔處理系統(tǒng)，其特征在于，包括 創(chuàng)建單元，用于創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔； 字段增加單元，用于對文檔管理子系統(tǒng)中的目標(biāo)文件増加字段，所増加字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段； 分選單元，用于對所増加的字段進(jìn)行分選，確定上一級字段和各字段位置； 設(shè)置單元，用于根據(jù)確定的上ー級字段，對所述多個單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置； 導(dǎo)入單元，用于將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入到相應(yīng)的單獨(dú)文檔中； 第二導(dǎo)入單元，用于根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中。
全文摘要
本發(fā)明提供一種文檔處理方法及其系統(tǒng)，包括以下步驟創(chuàng)建文檔管理子系統(tǒng)和多個單獨(dú)的文檔；在文檔管理子系統(tǒng)中，對目標(biāo)文檔增加字段，所增加的字段至少含有標(biāo)識號碼字段和跟進(jìn)字段；分選字段，確定上一級字段和各字段位置，并根據(jù)上一級字段對單獨(dú)文檔的字段做相應(yīng)的設(shè)置；將文檔管理子系統(tǒng)的上一級字段內(nèi)容和作為標(biāo)識號碼的字段內(nèi)容導(dǎo)入相應(yīng)的單獨(dú)文檔；根據(jù)標(biāo)識號碼，將單獨(dú)的文檔內(nèi)容導(dǎo)入到文檔管理子系統(tǒng)對應(yīng)的跟進(jìn)字段中；通過本發(fā)明提供的項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)和方法，用戶在設(shè)置好目標(biāo)文檔字段與單獨(dú)文檔字段的對應(yīng)關(guān)系后，即可只維護(hù)任一文檔，則與之有聯(lián)系的所有文檔都可以自動更新，從而能及時處理工作，提高工作效率。
文檔編號G06F17/30GK102855227SQ201210336339
公開日2013年1月2日 申請日期2012年9月12日 優(yōu)先權(quán)日2012年9月12日
發(fā)明者武中力 申請人:漢柏科技有限公司