專利名稱：文檔管理裝置以及文檔管理方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種管理包含期限信息的文檔的文檔管理裝置以 及文檔管理方法。
背景技術(shù)：
目前，為了防止^是交期限的過期或^吏用期限的過期，使用期限信息來管理文檔的技術(shù)已是眾所周知的。例如，已知如下現(xiàn)有沖支術(shù) 利用元數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，檢索與元數(shù)據(jù)指向的數(shù)字內(nèi)容(content)或 商品相關(guān)耳關(guān)的某4言息(例如參考日本專利特開2005-196540號公告)。而且，還已知如下現(xiàn)有4支術(shù)其目的在于，通過能夠登記表示 各種各樣形式的原始凄t據(jù)的細(xì)致的元^t據(jù)，4是供對用戶要求的信 息，可給予更接近的答案的搜索引擎(例如參考日本專利特開 2001-147941號7^凈艮)。但是，目前這些現(xiàn)有技術(shù)，是利用如果超過了期限就不能使用 與文檔相關(guān)聯(lián)的期限信息的用途，以及利用如果超過了期限刪除該 期限信息的用途的技術(shù)。而不是在超過期限之前，通知期限信息從 而催促用戶采取相應(yīng)的行動的技術(shù)。發(fā)明內(nèi)容為了解決上述問題，本發(fā)明的目的在于提供一種文檔管理裝置 以及文檔管理方法，上述文檔管理裝置以及文檔管理方法用于在4妻 近期限時，通過向用戶通知期限信息，積才及地催促用戶 <吏用文檔， 可減少到目前為止由于疏忽而失去〗介值的文檔，并可實現(xiàn)有效利用 已生成的文檔。為了解決上述問題，本發(fā)明的文檔管理裝置包括期限元數(shù)據(jù) 取得部，用于從由電子數(shù)據(jù)生成的電子文檔中取得與期限相關(guān)的元 數(shù)據(jù)；期限估算部，用于/人所述期限元數(shù)據(jù)耳又得部所耳又得的元#:據(jù) 中估算所述電子文檔所確定的期限；以及期限通知控制部，用于管 理由所述期限估算部估算的期限，并將該期限通知給用戶。而且，本發(fā)明的文檔管理裝置包括期限元數(shù)據(jù)耳又單元，用于 從由電子數(shù)據(jù)生成的電子文檔中取得與期限相關(guān)的元數(shù)據(jù)；期限估 算單元，用于從所述期限元凄t據(jù)取得單元所耳又得的元凄t據(jù)中估算所 述電子文檔所確定的期限；以及期限通知4空制單元，用于管理由所 述期限估算單元估算的期限，并將該期限通知給用戶。進(jìn)而，本發(fā)明的文檔管理方法包括元lt據(jù)耳又得步驟，用于從 由電子數(shù)據(jù)生成的電子文檔中取得與期限相關(guān)的元數(shù)據(jù)；期限估算 步驟，用于從取得的元數(shù)據(jù)中估算所述電子文檔所確定的期限；以 及期限通知控制步驟，用于管理估算的期限，并將該期限通知給用戶。


圖1是表示本發(fā)明的實施方式所涉及的文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)成的 框圖；圖2是表示本發(fā)明實施方式中的文檔管理裝置的構(gòu)成的框圖；圖3是表示本發(fā)明實施方式的文檔管理裝置中的期限信息抽出 的處理4喿作的流禾呈圖；圖4是表示包含期限信息的文檔的 一例的示意圖；圖5是表示包含期限信息的文檔的 一例的示意圖；圖6是表示包含期限信息的文檔的 一例的示意圖；圖7是表示期限信息存儲部的數(shù)據(jù)的一例的示意圖；圖8是表示文檔管理裝置中的期限信息通知的處理才喿作的流程圖；圖9是表示向用戶顯示期限通知的一例的示意圖；圖10是表示向用戶發(fā)出期限通知的方法的設(shè)置畫面的一例的 示意圖；以及圖11是表示覆蓋期限信息并顯示的一例的示意圖。
具體實施方式
下面參照附圖》f本發(fā)明的實施方式進(jìn)4亍i兌明?？驁D。文檔管理裝置1是MFP2中的構(gòu)成要素之一，通過網(wǎng)絡(luò)4和客 戶端5a、 5b、 5c…5n連接。圖2是表示文檔管理裝置1的構(gòu)成的一匡圖。文檔管理裝置1包括文檔管理部101,圖像數(shù)據(jù)暫時存儲部102，期限信息抽出部 (期限元數(shù)據(jù)耳又得部、期限元H據(jù)耳又得單元)103,期限信息存儲-部104,期限估算部(期限估算單元)105,期限通知控制部(期限 通知控制單元)106。此外，文檔管理裝置1通過網(wǎng)絡(luò)4與客戶端5a 5n內(nèi)的文檔 輸入輸出裝置201、顯示部202連接。文檔管理輸入輸出裝置201是具有打印、掃描、傳真、復(fù)印等 的功能，處理紙質(zhì)文檔及電子文檔的裝置。使用圖3的流程圖對如此構(gòu)成的文檔管理裝置1中的期限信息 抽出的處理操作進(jìn)行說明。在該操作中，當(dāng)在文檔輸入輸出裝置201中包含期限信息的文 檔(如圖4、 5、 6所示的一例)4皮-使用時，處理,皮開始。4吏用文檔 的處理發(fā)生時(步驟Sl， Y),則判斷其是否是使用電子文件的形 式(步驟S2),若不是使用電子文件的形式時，例如，使用傳真、 復(fù)印等的功能，在通常的處理中文檔不作為電子文件—皮處理，因此 該電子文件通常不會殘留在裝置(存儲器)中(步驟S2, N),在 此種情況下，生成電子文件(步驟S3 )，將其暫時存儲于圖像數(shù)據(jù) 暫時存儲部102中(步驟S5 )。另一方面，在步-驟Sl的處理中，當(dāng)4吏用電子文件的形式時， 例如，^使用打印、掃描等的功能時，在通常的處理中文檔作為電子 文件殘留于裝置(存儲器)中(步驟S2, Y),此時，判斷該電子 文件是否是文檔圖像(步驟S4 )。在步驟S4的處理中，當(dāng)判斷電子文件不是文檔圖像時，即處理的電子文件不是文檔圖像而是包含文字信息的情況下(步驟S4， N),如果期限元信息作為屬性信息或元數(shù)據(jù)預(yù)先與該文檔相關(guān)聯(lián)的 話，期限信息抽出部103直接將其抽出。與此相對，期限元信息沒 有作為屬性信息或元數(shù)據(jù)與該文檔相關(guān)聯(lián)的情況下，期限信息抽出 部103對該文檔使用語義類解析才支術(shù)等，抽出期限信息以及期限元 數(shù)據(jù)(步驟S7)。而且，將已抽出的期限信息存儲在期限信息存儲 ^卩104中(步-驟S8 )。另一方面，在步驟S4中，當(dāng)判斷出電子文件是文檔圖像時(步 驟S4， Y),進(jìn)入步驟S5，將其存儲于圖像數(shù)據(jù)暫時存儲部102。對圖像數(shù)據(jù)暫時存儲部102所存儲的文檔圖像，接著進(jìn)行文本 ^匕處理(步'驟S6 )，進(jìn)入步4緊S7。在步驟S6的文本化處理中，首先進(jìn)行文檔圖像的解析。在此， 通過區(qū)域分離技術(shù)，解析文檔圖像中的區(qū)域類型，并分離為文字區(qū) i或禾口圖^f象區(qū);l或。4妄著，通過片反面解才斤沖支術(shù)(layout analysis technique ), 從判斷為文字區(qū)域的區(qū)域位置信息中，判斷該區(qū)域是何種類型。進(jìn) 而，根據(jù)語義類解析技術(shù)，判斷文字區(qū)域的信息是具有什么含意并 抽出。此外，在步驟S7的期限信息的抽出處理中，當(dāng)判斷出文字區(qū) 域中有"日期"時，將其作為判斷為"期限"信息的基準(zhǔn)，使用可 以判斷為期限信息的字符串的條件，其中，該期限信息的字符串例 如是在該區(qū)域內(nèi)或前后中排列的"為止"或"嚴(yán)格遵守，，等。而且，在抽出期限信息時，當(dāng)在該文檔中沒有包含比現(xiàn)在的日 期信息新的日期信息時，判斷為沒有應(yīng)該通知的期限信息，且不存 儲到期限信息存儲部104。而且，"與期限信息相關(guān)聯(lián)的信息"是指定文檔的信息(文件 名、文件^4圣信息)以及屬性信息(元tt據(jù))，例如在4妄近該文檔 的期限時，將其通知給誰(地址)，及接近了什么樣的文檔的什么 日期(標(biāo)題)等。圖7示出了期限信息存儲部的數(shù)據(jù)的一例。在以上的才喿作中，步驟S7構(gòu)成本發(fā)明實施方式中的文檔指定 取得部以及文檔指定信息取得單元。接著，使用圖8的流程圖對文檔管理裝置1的期限信息通知的 處理操作進(jìn)行說明。期限估算部105,監(jiān)視期限信息存儲部104所存儲的期限信息 列表(步驟Sll)，并從期限信息存^f諸部104的"期限信息，，的值以 及"通知時期"的值中計算通知的日期。當(dāng)成為通知的日期時(步 -驟S12， Y)，期限通知纟空制部106通過用戶端側(cè)的顯示部202通知 用戶(步備聚S13)。圖9示出乂十用戶顯示通知的一例。關(guān)于對用戶的通知時期，期限通知控制部106包括通知定時設(shè) 置部(通知定時i殳置單元)106a，可4艮據(jù)用戶的期望，自己i殳置在 期限到來的幾天前進(jìn)行通知。期限信息存儲部104的數(shù)據(jù)可通過顯 示部202等向用戶顯示，用戶可直4妻對其進(jìn)4亍編輯。例如，期限信 息的讀出錯誤時，可進(jìn)行修改，或變更已設(shè)置的通知時期，或可在 期限之前反復(fù)設(shè)置多次通知。而且，關(guān)于通知方法，也可事前登記在如圖10所示的顯示部 202的通知方法i殳置畫面中。此夕卜，希望通過郵4牛通知時，在圖10的通知方法畫面中，雖 然通過用戶豐餘入可4尋到通^^妻4欠方(notification destination )的由[M牛 地址，^旦期限通知控制部106包括通知接收方耳又得部(通知接收方耳又得單元)106b,并通過對在期限信息抽出部103中通過語義類解 析等抽出的"接收方"信息和管理MFP使用信息等的外部用戶信 息的裝置進(jìn)行協(xié)作，可以獲知通知接收方地址。例如，接收方是"名 字"時，從保存有用戶信息的外部用戶信息DB中耳又得該"名字" 文字信息對應(yīng)的郵件地址，并可通知該郵件地址。而且，希望打印通知時，在該用戶信息DB中若登記有離用戶 最近的4r印才幾的i舌，可在該打印才幾自動車命出紙質(zhì)文斗當(dāng)。而且，在顯示器上顯示時，期限通知控制部106可顯示合成期 限信息和該文檔的畫面，或顯示在期限信息區(qū)域中附加顏色等的特 征，或可顯著地顯示與文檔的期限相關(guān)if關(guān)的元^:據(jù)部分。進(jìn)而，期 限通知控制部106還可顯示使用水印、覆蓋(overlay)等合成期限 信息的文檔圖4象。作為一例如圖11所示。此外，顯示器所顯示的 圖 <象可以打印成紙質(zhì)文檔。而且，可在用戶的日程安排程序的該期限日中登記(register) 文檔的信息。而且，在期限信息抽出部103中，取得多個期限相關(guān)的元數(shù)據(jù) 時，期限估算部105將最早的期限作為該文檔的期限進(jìn)行估算。期 限通知4空制部106,可通知該最早的期限，進(jìn)而，可爿務(wù)乂人多個期限 相關(guān)的元數(shù)據(jù)中估算的期限一起進(jìn)4亍通知。而且，期限通知控制部106包括期限選擇設(shè)置部(期限選擇設(shè) 置單元)106c,讓用戶/人多個期限中選擇一個期限，可將其作為該 文檔的期限進(jìn)行管理。在本實施方式中說明的期限元數(shù)據(jù)取得單元、期限估算單元、 期限通知控制單元、通知定時i殳置單元、通知4妻收方耳又得單元、期限選纟奪i殳置單元，可適用于在計算才幾上4丸4亍基于實施方式所示的流 程圖中說明的文檔管理方法的程序。該程序記錄于可讀取的記錄々某 體，具有通過計算才幾讀取并在計算4幾上^^于本發(fā)明的文檔管理方法 的功能。關(guān)于該功能，本實施方式中，雖對在裝置內(nèi)部預(yù)先記錄實 施發(fā)明的功能的情況進(jìn)行了說明，但并不限于此，也可從網(wǎng)絡(luò)下載 同樣的功能于裝置中，也可將存儲于記錄媒體的同樣的功能安裝于裝置中。作為記錄々某體，可以是可存儲程序的CD-ROM等、并且 只要是裝置可讀取的記錄媒體，可以是各種形態(tài)。而且，這樣通過 預(yù)先安裝或下載而獲得的功能與裝置內(nèi)部的OS (操作系統(tǒng))等協(xié) 作實3見該功能即可。
權(quán)利要求
1.一種文檔管理裝置，其特征在于包括期限元數(shù)據(jù)取得部，用于從由電子數(shù)據(jù)生成的電子文檔中取得與期限相關(guān)的元數(shù)據(jù)；期限估算部，用于從所述期限元數(shù)據(jù)取得部所取得的元數(shù)據(jù)中估算所述電子文檔所確定的期限；以及期限通知控制部，用于管理由所述期限估算部估算的期限，并將該期限通知給用戶。
2. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述期限元數(shù)據(jù)耳又得部，以纟丸行打印功能、掃描功能、 或者傳真功能中的任一個功能為條件，從與執(zhí)行該功能相關(guān)的 電子文檔中^f又得所述期限元^:據(jù)。
3. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于還包括，文檔指定信息取得部，用于從所述電子文檔中取得指定 該電子文檔的信息，其中，所述期限通知控制部，對由所述文檔指定信息取^ 得部取得的所述電子文檔的指定信息與所述期限信息 一起進(jìn) 行管理。
4. 根據(jù)權(quán)利要求3所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述指定信息包括文件名、文件路徑信息、期限以外的 元凄t據(jù)中的4壬意一個或這些的組合。
5. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述期限通知控制部包^舌通知4妄收方取^尋單元，其中， 所述通知4姿收方耳又得單元，基于與文檔的內(nèi)容相關(guān)信息或該裝 置的使用信息，取得用于通知所述期限的用戶的通知接收方， 并向該通知4妄收方的用戶發(fā)出所述期限的通知。
6. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述期限通知控制部，在用戶終端裝置的日程安排程序 中登記該期限。
7. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述期限通知控制部包4舌通知定時i殳置部，其中，所述 通知定時i殳置部在對所述期限進(jìn)4于所述通知時可i更置定時，并 4吏用該通知定時i殳置部所i殳置的定時向用戶發(fā)出所述期限的 通知。
8. 根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔管理裝置，其特征在于，在期限的通知中，所述期限通知控制部在執(zhí)行所述通知 時輸出并顯示合成該期限信息的所迷電子文檔。
9. 根據(jù)權(quán)利要求8所述的文檔管理裝置，其特征在于，所述期限通知控制部，對與由所述期限元數(shù)據(jù)取得部取 得的所述電子文檔的期限相關(guān)聯(lián)的元lt據(jù)部分進(jìn)行顯著化并^r出顯示。
10. —種文檔管理方法，其特征在于包括以下步艱《元凄t據(jù)耳又得步驟，用于,人由電子lt據(jù)生成的電子文檔中 取得與期限相關(guān)的元數(shù)據(jù)；期限估算步驟，用于從取得的元數(shù)據(jù)中估算所述電子文檔所確定的期限；以及期限通知控制步驟，用于管理估算的期限，并將該期限 通知纟合用戶。
全文摘要
以管理包含期限信息的文檔，在期限日到來之前將期限信息通知給用戶為目的，提供一種文檔管理裝置及文檔管理方法，所述文檔管理裝置包括期限元數(shù)據(jù)取得部，用于從由電子數(shù)據(jù)生成的電子文檔中取得與期限相關(guān)的元數(shù)據(jù)；期限估算部，用于從所述期限元數(shù)據(jù)取得部所取得的元數(shù)據(jù)中估算所述電子文檔所確定的期限；以及期限通知控制部，用于管理由所述期限估算部估算的期限，并將該期限通知給用戶。
文檔編號G06F17/30GK101236559SQ20081000699
公開日2008年8月6日 申請日期2008年1月28日 優(yōu)先權(quán)日2007年1月29日
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