專利名稱：信息管理系統(tǒng)、信息處理設(shè)備和程序的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
b本發(fā)明的各個方面涉及用于管理信息或數(shù)據(jù)的信息管理系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)的信息處理設(shè)備，以及程序。
背景技術(shù)：
b近年，個人計算機(jī)(下面稱之為“PC”)已經(jīng)被廣泛用于個人或商業(yè)目的。例如，將PC連接到用作信息輸入源的外部設(shè)備或根據(jù)PC的指令進(jìn)行處理的外部設(shè)備。具體地說，PC接收來自外部設(shè)備的數(shù)據(jù)，并且將該信息用于管理，同時根據(jù)所管理的信息來對外部設(shè)備執(zhí)行處理。當(dāng)難以安裝多個外部設(shè)備時，將由執(zhí)行多個功能的多個單元組成的多功能機(jī)連接到PC上。
b根據(jù)外部設(shè)備的操作，在PC和外部設(shè)備之間進(jìn)行大量信息的發(fā)送和接收。PC管理大量信息(例如，參見JP-A-2004-32085)。
b在用于管理大量數(shù)據(jù)的PC中，推薦使用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的技術(shù)，以便提高數(shù)據(jù)處理效率。
b例如，已知有一種顯示用于輸入關(guān)聯(lián)條件指令的消息請求的信息管理系統(tǒng)，接收來自用戶的指令以響應(yīng)顯示器，并且執(zhí)行關(guān)聯(lián)操作，以便將要寫入的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到寫入數(shù)據(jù)時的有關(guān)數(shù)據(jù)(例如，參見JP-A-2000-315203)。
b當(dāng)將已知的信息管理系統(tǒng)應(yīng)用到其中現(xiàn)有的多功能機(jī)和PC相互連接的系統(tǒng)時，可以使數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)。不過，當(dāng)使用外部設(shè)備的功能時，存儲有同時使用的數(shù)據(jù)的位置不得不依賴于使用外部設(shè)備的用戶的存儲器。
b換句話說，當(dāng)用戶的行為是“幾天前執(zhí)行的工作”時，當(dāng)需要通過使用他或她的行為作為關(guān)鍵字來在此時使用該數(shù)據(jù)時，現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)無法響應(yīng)這種需求。
b本發(fā)明的一個方面提出了一種能夠?qū)εc外部設(shè)備處理相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和管理的信息管理系統(tǒng)，安裝在信息管理系統(tǒng)中的信息處理設(shè)備，以及用于對信息處理設(shè)備執(zhí)行預(yù)定操作的程序。

發(fā)明內(nèi)容
f根據(jù)本發(fā)明的一個方面，一種信息管理系統(tǒng)包括外部設(shè)備，其具有用于執(zhí)行預(yù)定處理的輸出單元；信息處理設(shè)備，其連接到外部設(shè)備；以及第二存儲單元，存儲由外部設(shè)備和信息處理設(shè)備訪問的用途數(shù)據(jù)。信息處理設(shè)備包括用途單元，其使用在第二存儲單元中存儲的用途數(shù)據(jù)；第一檢測單元，其對其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段進(jìn)行檢測；第一指定單元，其指定用于指定在第一時段中使用的用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息；第一存儲單元，對由第一檢測單元檢測到的第一時段和由第一指定單元指定的用途數(shù)據(jù)指定信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和存儲；第二檢測單元，檢測輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)被用途單元之前使用的第二時段；以及關(guān)聯(lián)賦予單元，當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，該關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。外部設(shè)備包括提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在信息處理設(shè)備檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)。
f根據(jù)本發(fā)明的第一方面，能夠獲得一種信息管理系統(tǒng)，其能夠?qū)εc輸出部件的輸出具有關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行分類和管理，并且提供使用關(guān)聯(lián)操作的信息。
f根據(jù)本發(fā)明的第二方面，能夠向信息管理系統(tǒng)的用戶提供與輸出關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。
f根據(jù)本發(fā)明的第三方面，能夠獲得一種信息處理設(shè)備，其能夠構(gòu)造根據(jù)第一方面的信息管理系統(tǒng)。
f根據(jù)本發(fā)明的第四方面，能夠獲得一種計算機(jī)程序，其能夠起到根據(jù)第三方面的信息處理設(shè)備的作用。


圖1示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的信息管理系統(tǒng)；
圖2示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的狀態(tài)表；圖3示出了存儲在根據(jù)本發(fā)明的示出方面的狀態(tài)表中存儲的各項(xiàng)的定義；圖4示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文檔表；圖5示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文件信息表；圖6示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的設(shè)備指定表；圖7示出了由根據(jù)本發(fā)明的示出方面的由PC執(zhí)行的主處理的流程；圖8示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活前智能支持處理的流程；圖9示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的事件文檔搜索處理的流程；圖10A、10B和10C示出了從根據(jù)本發(fā)明的激活前智能支持處理得到的顯示格式；圖11示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理的流程；圖12示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的GID搜索條件設(shè)置處理的流程；圖13示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文檔輸出文檔表搜索處理的流程；圖14示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文檔輸出文檔表搜索處理的流程；圖15示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的搜索結(jié)果顯示處理的流程；圖16示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與狀態(tài)表有關(guān))；圖17示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與文檔表有關(guān))；圖18示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與狀態(tài)表有關(guān))；圖19示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與文檔表有關(guān))；圖20示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的狀態(tài)表注冊處理的流程；
圖21示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的手動智能支持處理的流程；圖22示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的手動智能支持處理的流程；圖23示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文檔智能支持處理的流程；圖24示出了在根據(jù)本發(fā)明的示出方面的手動智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與狀態(tài)表有關(guān))；圖25示出了在根據(jù)本發(fā)明的示出方面的手動智能支持處理中的搜索結(jié)果的顯示格式(與文檔表有關(guān))；圖26示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的文檔表更新處理的流程；以及圖27示出了根據(jù)本發(fā)明的示出方面的激活期間智能支持處理的流程。
具體實(shí)施例方式
概述 f根據(jù)本發(fā)明的第一方面，一種信息管理系統(tǒng)，包括外部設(shè)備，具有用于執(zhí)行預(yù)定處理的輸出單元；信息處理設(shè)備，其連接到外部設(shè)備；以及第二存儲單元，存儲由外部設(shè)備和信息處理設(shè)備訪問的用途數(shù)據(jù)。信息處理設(shè)備包括用途單元，使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；第一檢測單元，檢測其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段；第一指定單元，指定用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息，所述用途數(shù)據(jù)在第一時段中被使用；第一存儲單元，對由第一檢測單元檢測到的第一時段和由第一指定單元指定的用途數(shù)據(jù)指定信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和存儲；第二檢測單元，檢測其中輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)被用途單元之前使用的第二時段；以及關(guān)聯(lián)賦予單元，當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，該關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。外部設(shè)備包括提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在信息處理設(shè)備檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)。
f因此，在輸出目標(biāo)數(shù)據(jù)時，在與之前使用目標(biāo)數(shù)據(jù)的同時在信息處理設(shè)備中被使用的用途數(shù)據(jù)能夠與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
f可以在執(zhí)行輸出期間或者在完成輸出時執(zhí)行關(guān)聯(lián)操作。
f當(dāng)輸出目標(biāo)數(shù)據(jù)以在完成輸出時執(zhí)行相關(guān)操作時，目標(biāo)數(shù)據(jù)也“被使用”。因此，目標(biāo)數(shù)據(jù)被第一指定單元作為用途數(shù)據(jù)指定信息存儲在第二存儲單元中。因此，輸出目標(biāo)數(shù)據(jù)被看作在輸出的同時被使用。結(jié)果，能夠?yàn)榕c目標(biāo)一起打開的用途數(shù)據(jù)賦予關(guān)聯(lián)性。
f本發(fā)明的第二方面提供根據(jù)本發(fā)明的第一方面的信息管理系統(tǒng)，其中信息處理設(shè)備進(jìn)一步包括信息處理設(shè)備端輸出單元，其輸出信息；以及輸出控制單元，其使得信息處理設(shè)備端輸出單元將信息輸出，并且其中輸出控制單元通過信息處理設(shè)備端輸出單元來輸出被關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)并用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息。
f因此，能夠通知與處理有關(guān)的用途數(shù)據(jù)。
f本發(fā)明的第三方面，一種連接到外部設(shè)備并且訪問用于存儲用途數(shù)據(jù)的第二存儲單元的信息處理設(shè)備，該外部設(shè)備包括輸出單元，用于執(zhí)行預(yù)定處理；以及提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在信息處理設(shè)備檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)，所述信息處理設(shè)備包括用途單元，使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；第一檢測單元，檢測其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段；第一指定單元，指定用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息，所述用途數(shù)據(jù)在第一時段中被使用；第一存儲單元，對由第一檢測單元檢測到的第一時段和由第一指定單元指定的用途數(shù)據(jù)指定信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和存儲；第二檢測單元，檢測其中輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)被用途單元之前使用的第二時段；以及關(guān)聯(lián)賦予單元，當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，該關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
f因此，在輸出目標(biāo)數(shù)據(jù)時，在與之前使用目標(biāo)數(shù)據(jù)的同時在信息處理設(shè)備中被使用的用途數(shù)據(jù)能夠與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
f根據(jù)本發(fā)明的第四方面，存儲可被計算機(jī)執(zhí)行的指令程序以執(zhí)行處理信息的功能的計算機(jī)程序，該計算機(jī)連接到外部設(shè)備并且該計算機(jī)訪問存儲有用途數(shù)據(jù)的第二存儲單元，該外部設(shè)備包括輸出單元，用于執(zhí)行預(yù)定處理；以及提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)，所述功能包括如下步驟使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；檢測其中用途數(shù)據(jù)被使用的第一時段；指定用于指定在第一時段中使用的用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息；關(guān)聯(lián)和存儲由第一檢測單元檢測到的第一時段和用途數(shù)據(jù)指定信息；檢測其中由用途單元之前使用輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)的第二時段；以及當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
f因此，在輸出目標(biāo)數(shù)據(jù)時，在與之前使用目標(biāo)數(shù)據(jù)的同時在信息處理設(shè)備中被使用的用途數(shù)據(jù)能夠與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
b(第一例子)下面參考附圖來講述根據(jù)本發(fā)明的示出方面的具體信息管理系統(tǒng)。本發(fā)明并不限于以下所述結(jié)構(gòu)，而是可以在不改變技術(shù)主旨的情況下采用多種結(jié)構(gòu)。
b(信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu))圖1示出了信息管理系統(tǒng)。從圖中可以看到，信息管理系統(tǒng)1包括PC 10，作為包括有信息管理功能的信息處理設(shè)備；多功能機(jī)20，作為用于執(zhí)行多種功能的外部設(shè)備；書籍傳感器30，作為用于感知作為PC 10的管理目標(biāo)的書籍32和34的外部設(shè)備；以及紙質(zhì)文件讀取部件40，作為用于檢測紙質(zhì)文件42和46以及印刷物44和48的外部設(shè)備，紙質(zhì)文件42和46是用于對作為PC 10的管理目標(biāo)的紙件進(jìn)行歸檔的文具。這些設(shè)備都是通過網(wǎng)線50相互連接的。
bPC 10包括CPU、ROM和RAM(圖中未示出)，并且進(jìn)一步包括控制部件100，用于根據(jù)存儲在ROM中的程序來控制PC 10(整個PC 10)的操作；通信部件102，其與網(wǎng)線50相連，以控制網(wǎng)線50；操作部件104，用于接收來自PC 10的用戶的指令；顯示部件106，用于顯示各種信息；以及存儲部件108，其包括硬盤等。
b存儲部件108包括狀態(tài)表1081、文檔表1083、文件信息表1085和設(shè)備指定表1087。下面來詳細(xì)講述這些表。
b
多功能機(jī)20包括CPU、ROM和RAM(圖中未示出)，并且進(jìn)一步包括控制部件200，用于控制多功能機(jī)20(整個多功能機(jī)20)的操作；記錄部件202，作為圖像形成單元；讀取部件204，作為圖像讀取單元；聲音輸入部件206，作為麥克風(fēng)；聲音輸出部件208，作為揚(yáng)聲器；以及介質(zhì)IF部件210，其裝有可移動介質(zhì)2101。多功能機(jī)進(jìn)一步包括線路通信部件，其與電話線60相連，以控制電話線60；通信部件214，其與網(wǎng)線50相連，以控制網(wǎng)線50；操作部件216，用于接收來自多功能機(jī)20的用戶的指令；以及顯示部件218，用于顯示各種信息。
b用于表示組成信息管理系統(tǒng)1的設(shè)備的設(shè)備ID(多功能機(jī)ID 1)被賦予給多功能機(jī)20。
b書籍傳感器30包括CPU、ROM和RAM(圖中未示出)，并且進(jìn)一步包括控制部件302，用于控制書籍傳感器30(整個書籍傳感器30)的操作；通信部件304，其與網(wǎng)線50相連，以控制網(wǎng)線50；以及無線電頻率(RF)ID標(biāo)簽讀取部件306，用于讀取賦予書籍32和34的RFID標(biāo)簽322和324的信息。
b書籍傳感器30是用于存儲表示何時在用戶手中是何種書籍(正在閱讀或準(zhǔn)備閱讀)這一信息的設(shè)備。也就是說，當(dāng)根據(jù)存儲在控制部件302的ROM中的程序來激活RFID標(biāo)簽讀取部件306并且從書籍32和34的RFID標(biāo)簽332或342讀取響應(yīng)時，則RFID標(biāo)簽332或342上的識別信息和當(dāng)前時間(開始時間)被臨時存儲在控制部件302的RAM中。然后，當(dāng)從RFID標(biāo)簽332或342讀取的響應(yīng)結(jié)束時，則RFID標(biāo)簽332或342上的識別信息和開始時間被臨時存儲在控制部件302的RAM中并且當(dāng)前時間(結(jié)束時間)通過通信部件304被發(fā)送到PC 10。PC 10將信息存儲在狀態(tài)表1081中。
b用于表示組成信息管理系統(tǒng)1的設(shè)備的設(shè)備ID(書籍傳感器ID 2)被賦予給書籍傳感器30。
b紙質(zhì)文件讀取部件40包括CPU、ROM和RAM(圖中未示出)，并且進(jìn)一步包括控制部件402，用于控制紙質(zhì)文件讀取部件40(整個紙質(zhì)文件讀取部件40)的操作；通信部件404，其與網(wǎng)線50相連，以控制網(wǎng)線50；以及條形碼讀取部件406，用于讀取賦予給紙質(zhì)文件42和46或者印刷物44和48的條形碼422、442、462和482。紙質(zhì)文件讀取部件40用作輸入部分，用于在文件信息表1085中形成用于使得紙質(zhì)文件42和46與歸檔在紙質(zhì)文件中的印刷物44和48相對應(yīng)的信息。也就是說，紙質(zhì)文件讀取部件根據(jù)存儲在控制部件402的ROM中的程序來通過條形碼讀取部件406輸入紙質(zhì)文件的條形碼，并且然后輸入印刷物的條形碼，其中條形碼臨時存儲在控制部件402的RAM中。通過通信部件404將臨時存儲的輸入數(shù)據(jù)發(fā)送到PC 10。PC 10接收信息并且將所接收的信息加到狀態(tài)表1081和文件信息表1085中。
b用于表示組成信息管理系統(tǒng)1的設(shè)備的設(shè)備ID(紙質(zhì)文件讀取部件ID 3)被賦予給紙質(zhì)文件讀取部件40。
b現(xiàn)在來講述存儲在狀態(tài)表1081、文檔表1083、文件信息表1085和設(shè)備指定表1087中的信息，這些都存儲在PC 10的存儲部件108中。
b如圖2所示，狀態(tài)表1081存儲由多功能機(jī)20的執(zhí)行單元所執(zhí)行的處理操作(狀態(tài)ID)、處理操作的開始和結(jié)束時間、表示作為處理操作的目標(biāo)的文檔(下面將其稱為目標(biāo)文檔)位置的信息、當(dāng)對特定指定執(zhí)行處理操作時用于指明特定指定的目的地地址，以及作為處理操作的目標(biāo)的目標(biāo)文檔的數(shù)量，以作為每一次執(zhí)行處理操作時的一個記錄。將用于識別處理操作的惟一ID賦予給每一個處理操作。
b存儲在狀態(tài)表1081中的狀態(tài)ID的定義如圖3所示。例如，當(dāng)PC10使用多功能機(jī)20的記錄部件202來執(zhí)行打印工作時(在圖3中這種情況被定義為“PC打印”狀態(tài))，狀態(tài)ID被設(shè)置為“PRN”，目的地地址被設(shè)置為“無”，目標(biāo)文檔地址被設(shè)置為“打印文檔的地址”，并且數(shù)量被設(shè)置為“份數(shù)”。
b由于PC打印操作是在PC 10和多功能機(jī)20之間執(zhí)行，因此目的地地址被設(shè)置為“無”。由于作為處理操作的目標(biāo)的文檔被存儲在PC10的存儲部件108中，因此用于存儲目標(biāo)文檔的存儲部件108的地址或者當(dāng)目標(biāo)文檔為特定主頁(下面將主頁稱為“HP”)時HP的地址被存儲為目標(biāo)文檔地址。數(shù)量被設(shè)置為“頁數(shù)”。例如，當(dāng)打印目標(biāo)文檔的一頁時，數(shù)量為“一份”。
b當(dāng)使用多功能機(jī)20的讀取部件204和線路通信部件212來執(zhí)行傳真(下面將其稱為“傳真”)傳輸時(在圖3中這種情況被定義為“傳真發(fā)送”狀態(tài))，則狀態(tài)ID被設(shè)置為“FAX”，目的地地址被設(shè)置為“目的地傳真號碼”，目標(biāo)文檔地址被設(shè)置為“(拷貝到PC的)發(fā)送圖像的地址”，并且數(shù)量被設(shè)置為“無”。
b由于傳真發(fā)送是在多功能機(jī)20和不同的傳真機(jī)之間執(zhí)行，因此目的地地址被設(shè)置為“目的地傳真號碼”。在信息管理系統(tǒng)1中，當(dāng)執(zhí)行傳真發(fā)送時，作為傳真發(fā)送的目標(biāo)的所發(fā)送圖像被存儲在PC 10的存儲部件108中。因此，在存儲部件108中存儲所發(fā)送圖像的地址((拷貝到PC的)所發(fā)送圖像的地址)被定義為“目標(biāo)文檔地址”(在圖3中的目標(biāo)文檔地址中被定義為“(拷貝到PC)”的處理(狀態(tài))中，在存儲部件108中存儲作為上述處理目標(biāo)的圖像或聲音的地址被定義為目標(biāo)文檔地址。) b當(dāng)使用由PC 10管理的書籍32和34時(在圖3中這種情況被定義為“書籍”狀態(tài))，則狀態(tài)ID被設(shè)置為“BKX”，目的地地址被設(shè)置為“日本書籍編碼(下面將其稱為“ISBN”)”，目標(biāo)文檔地址為“(被搜索的)書籍介紹HP地址”，并且數(shù)量被設(shè)置為“時間(分鐘)”。
b用作目的地地址的ISBN的作用是識別書籍32和34并且將其存儲在RFID標(biāo)簽322和342中。介紹書籍32和34的HP的地址服務(wù)于一般性目的，并且其被定義為被存儲成目標(biāo)文檔地址的地址。數(shù)量被設(shè)置為使用書籍32和34的時間(分鐘)。
b除了以上講述的之外，“PC傳真發(fā)送(PC通過通信部件102將圖像數(shù)據(jù)和目的地發(fā)送給多功能機(jī)20，并且多功能機(jī)20傳真發(fā)送通過線路通信部件212接收的圖像數(shù)據(jù))”、“PC傳真接收(多功能機(jī)20的線路通信部件212通過通信部件214將所接收的圖像數(shù)據(jù)發(fā)送給PC10，并且PC 10存儲所接收的圖像數(shù)據(jù))”、“掃描到PC(多功能機(jī)20通過通信部件214將由讀取部件204掃描的圖像數(shù)據(jù)發(fā)送給PC 10，并且PC 10存儲所接收的圖像數(shù)據(jù))”、“掃描到介質(zhì)(由讀取部件204掃描的圖像數(shù)據(jù)通過介質(zhì)界面(下面將其成為“介質(zhì)IF”)部件210被存儲在可移動介質(zhì)2101上)”、“掃描到郵件(由讀取部件204掃描的圖像數(shù)據(jù)通過通信部件214進(jìn)行發(fā)送)”、“傳真發(fā)送(由讀取部件204掃描的圖像數(shù)據(jù)通過線路通信部件212進(jìn)行發(fā)送)”、“傳真接收(由線路通信部件212接收的圖像數(shù)據(jù)通過記錄部件202進(jìn)行打印)”、“復(fù)印(由讀取部件204讀取的圖像數(shù)據(jù)通過記錄部件202進(jìn)行打印)”、“電話發(fā)送”、“電話接收”和“介質(zhì)打印(存儲在可移動介質(zhì)2101中的圖像數(shù)據(jù)或文檔數(shù)據(jù)通過記錄部件202進(jìn)行打印)”都分別進(jìn)行了定義。
b用作目的地地址的紙質(zhì)文件ID的作用是識別紙質(zhì)文件42和46或者印刷物44和48，并且將條形碼賦予給紙質(zhì)文件42和46或者印刷物44和48。存儲為目標(biāo)文檔地址的地址被設(shè)置為存儲部件108中用于存儲構(gòu)成文檔的文檔數(shù)據(jù)或者紙質(zhì)文件42和46中歸檔的印刷物44和48的地址。
b在圖3中定義的“GID(組ID)”為賦予給被劃分成各個處理操作(狀態(tài))的各個組的單個ID。具體而言，GID“2”指的是存儲目的地地址的處理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被設(shè)置為“無”的處理操作。GID“1”指的是使用之前存儲在存儲部件108中的目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)的處理操作(在示出的方面僅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通過執(zhí)行處理操作來存儲目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)的處理操作。
b文檔表1083存儲對文檔執(zhí)行的工作或指令。如圖4所示，ID被賦予給用于執(zhí)行工作的時間、表示文檔位置的信息、對文檔執(zhí)行的工作(事件)、執(zhí)行工作(操作應(yīng)用)的設(shè)備和執(zhí)行工作的用戶。
b在文檔表1083中所處理的數(shù)據(jù)包括文檔數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)和聲音數(shù)據(jù)。
b這里來定義作為對文檔執(zhí)行的工作(事件)的“創(chuàng)建”、“打開”、“更新”、“打印”、“發(fā)送”和“關(guān)閉”。更加具體地來講述這些事件，當(dāng)準(zhǔn)備新文檔時，例如當(dāng)通過PC 10的操作部件104的操作來準(zhǔn)備文檔時，當(dāng)使用多功能機(jī)20的讀取部件204來掃描或復(fù)印文檔時，則通過使用線路通信部件212來在傳真機(jī)或PC傳真中接收文檔，或者當(dāng)使用線路通信部件212通過電話發(fā)送或電話接收來存儲通信聲音時，則“創(chuàng)建”作為一個事件被存儲在文檔表1083中。
b當(dāng)通過使用操作部件104來打開存儲在PC的存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)或聲音數(shù)據(jù)時并且當(dāng)通過使用操作部件104來打開HP時，則“打開”作為一個事件被存儲在文檔表1083中。當(dāng)關(guān)閉文檔數(shù)據(jù)等時，則存儲“關(guān)閉”。
b當(dāng)通過存儲在PC 10中的編輯器來更新之前存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)或聲音數(shù)據(jù)時，則“更新”作為一個事件被存儲在文檔表1083中。
b當(dāng)通過編輯器來打印之前存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)或圖像數(shù)據(jù)時，則“打印”作為一個事件被存儲在文檔表1083中。
b當(dāng)通過用于發(fā)送和接收存儲在PC 10中的應(yīng)用的郵件來發(fā)送之前存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)或聲音數(shù)據(jù)時，或者當(dāng)通過PC傳真發(fā)送或多功能機(jī)20的傳真發(fā)送來發(fā)送之前存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)或圖像數(shù)據(jù)時，則“發(fā)送”作為一個事件被存儲在文檔表1083中。
b就像在狀態(tài)表1081中一樣，在文檔表1083中，每一次當(dāng)對文檔執(zhí)行了工作時，上述項(xiàng)目之一都被存儲成一個記錄。
b這里，狀態(tài)表1081和文檔表1083并不需要是兩張互不相同的表，只要能確定構(gòu)成表的記錄的項(xiàng)目，則可以是一張表。
b如圖5所示，用于識別記錄的惟一ID、寫入記錄時的時間、用于識別紙質(zhì)文件42和46的紙質(zhì)文件ID，以及用于指明紙質(zhì)文件42和46中歸檔的印刷物44和48的文檔地址都作為記錄被存儲在文件信息表1085中。
b紙質(zhì)文件ID的作用是識別紙質(zhì)文件42和46，并且其被寫入條形碼442和462中。存儲為目標(biāo)文檔地址的文檔地址的作用是將紙質(zhì)文件42和46和其中歸檔的印刷物44和48相關(guān)聯(lián)并且表示產(chǎn)生印刷物44和48的電子文檔的地址。也就是說，當(dāng)產(chǎn)生印刷物44和48的電子文檔被存儲在PC 10的存儲部件108中時，則用于存儲電子文檔的存儲部件108中的地址被存儲為文檔地址，或者當(dāng)電子文檔為HP時，則HP的地址被存儲為文檔地址。信息被寫到在印刷物44和48中所記錄的條形碼442和448中。
b當(dāng)多個多功能機(jī)20、書籍傳感器30和紙質(zhì)文件讀取部件連接到網(wǎng)線50時，則設(shè)備指定表1087為用于指定和存儲多功能機(jī)20等設(shè)備中的信息管理系統(tǒng)1的目標(biāo)的表。設(shè)備指定表包括圖6所示的結(jié)構(gòu)。
b(信息管理系統(tǒng)的處理1)接下來參照附圖來講述上述信息管理系統(tǒng)的處理(1)。
b圖7示出了由PC 10執(zhí)行的主處理的流程。流程所示的處理是由PC 10的控制部件100執(zhí)行的，并且更為確切地說，控制部件10的CPU通過使用存儲在ROM等中的程序來執(zhí)行處理。
b首先，控制部件100等待，直到通過PC 10的操作部件104或者諸如多功能機(jī)20、書籍傳感器30和紙質(zhì)文件讀取部件40等來自圖6所示的指定外部設(shè)備的通信部件102輸入了用于執(zhí)行任一個處理的指令(步驟701)為止。
b之后，當(dāng)在步驟701中檢測到給出了指令時，則指定了處理。也就是說，當(dāng)將指令輸入到控制部件100時，則首先確定指令是用于激活用于控制多功能機(jī)20的記錄部件202的打印機(jī)驅(qū)動器的指令，還是用于準(zhǔn)備激活外部設(shè)備例如激活多功能機(jī)以使用多功能機(jī)20的讀取部件204的指令(步驟703)。
b當(dāng)在步驟703中確定出輸入指令是準(zhǔn)備激活外部設(shè)備(步驟703是)時，則PC 10的控制部件100執(zhí)行稍后要講述的激活前智能支持處理，并且等待直到輸入了用于執(zhí)行處理的指令(步驟701)為止。
b激活前智能支持處理指的是當(dāng)用于打印特定文檔數(shù)據(jù)的指令從PC 10傳到多功能機(jī)20的記錄部件202但是之前在預(yù)定時間內(nèi)執(zhí)行了打印文檔的處理時，警告已經(jīng)給出指令的用戶以防止多余打印的處理。激活前智能支持處理包括當(dāng)用于將特定文檔數(shù)據(jù)發(fā)送到特定方的傳真發(fā)送指令從PC 10傳到多功能機(jī)20的線路通信部件212但是之前已將文檔數(shù)據(jù)發(fā)送給了特定方時，警告已經(jīng)給出傳真發(fā)送指令的用戶以防止多余傳真發(fā)送的處理。
b另一方面，當(dāng)輸入指令不是要準(zhǔn)備激活外部設(shè)備(步驟703否)時，則確定在步驟701中所檢測的指令是來自在圖6中指定的多功能機(jī)20、書籍傳感器30和紙質(zhì)文件讀取部件40之一的指令，還是用于檢測外部設(shè)備的激活的指令(步驟707)。
b當(dāng)在步驟707中確定出指令是用于檢測外部設(shè)備的激活的指令(步驟707是)時，則控制部件100從外部設(shè)備接收在圖3中所定義的信息，也就是狀態(tài)ID、目的地地址、目標(biāo)文檔地址和數(shù)量(步驟709)。狀態(tài)ID等被存儲在控制部件100的RAM中。
b然后，控制部件執(zhí)行激活期間智能支持處理(步驟711)，并且然后等待，直到當(dāng)結(jié)束處理時輸入用于執(zhí)行另一處理的指令(步驟701)為止。
b激活期間智能支持處理指的是，用于當(dāng)在之前執(zhí)行了與來自外部設(shè)備的指令相同的指令所對應(yīng)的處理時、提供直到那時使用的信息作為與本工作相關(guān)聯(lián)的信息的處理。
b
當(dāng)輸入的指令不是要為外部設(shè)備的激活做準(zhǔn)備時(步驟707否)，則確定在步驟701中所檢測的指令是否用于檢測外部設(shè)備的所檢測激活的結(jié)束(步驟713)。
b當(dāng)在步驟707中確定指令是用于檢測外部設(shè)備的激活的結(jié)束時(步驟713是)，則控制部件100執(zhí)行后面要講述的狀態(tài)表注冊處理(步驟715)，并且然后等待，直到當(dāng)狀態(tài)表注冊處理完成時輸入用于執(zhí)行另一處理的指令為止(步驟701)。
b當(dāng)輸入的指令不是用于結(jié)束外部設(shè)備的激活時(步驟713否)，則確定步驟701中所檢測的指令是否要求搜索功能(步驟717)。
b當(dāng)在步驟717中確定輸入的指令是要求搜索功能時(步驟717是)，則控制部件執(zhí)行稍后要講述的手動智能支持處理(步驟719)，并且然后等待，直到當(dāng)手動智能支持處理完成時輸入了用于執(zhí)行另一處理的指令為止(步驟701)。
b手動智能支持處理用于響應(yīng)由用戶指定的條件來為用戶提供與用戶當(dāng)前工作相關(guān)的信息。
b當(dāng)輸入指令不是手動智能支持處理時(步驟717否)，則確定在步驟701中所檢測的指令是否用于關(guān)閉PC 10(步驟721)。當(dāng)指令是要關(guān)閉PC 10時(步驟721是)，則關(guān)閉PC 10。當(dāng)指令不是要關(guān)閉PC 10時(步驟721否)，則執(zhí)行與指令相對應(yīng)的處理(步驟723)。在執(zhí)行處理之后，控制部件等待，直到輸入了用于執(zhí)行另一處理的指令為止(步驟701)。
b(激活前智能支持處理)圖8示出了激活前智能支持處理的流程。
b當(dāng)在步驟705中執(zhí)行激活前智能支持處理時，則首先確定用于準(zhǔn)備激活外部設(shè)備的輸入指令是否為針對記錄部件202的打印指令(步驟801)。當(dāng)輸入指令為打印指令(步驟801是)時，則執(zhí)行步驟802。另一方面，當(dāng)輸入指令不是打印指令(步驟801否)時，則確定用于準(zhǔn)備激活外部設(shè)備的輸入指令是否為針對線路傳輸部分212的PC傳真發(fā)送指令(步驟803)。當(dāng)輸入指令為傳真發(fā)送指令(步驟803是)時，則處理進(jìn)行到步驟804。當(dāng)輸入指令不是PC傳真發(fā)送指令(步驟803否)時，則控制部件結(jié)束激活前智能支持處理，并且在步驟701中再次等待，直到輸入了用于執(zhí)行另一處理的指令為止。
b在步驟802中，為了確認(rèn)在之前打印的文檔中，也就是其事件在圖4所示的文檔表中被存儲為“打印”的文檔中是否存在與待打印的文檔數(shù)據(jù)相同的文檔數(shù)據(jù)，事件“打印”和待打印的文檔數(shù)據(jù)的地址被設(shè)置為搜索條件，并且根據(jù)兩個搜索條件來執(zhí)行事件文檔搜索處理(步驟805)。
b在步驟804中，為了確認(rèn)在之前發(fā)送的文檔中，也就是在其事件在圖4所示的文檔表中被存儲為“發(fā)送”的文檔中是否存在與以PC傳真方式發(fā)送的文檔數(shù)據(jù)相同的文檔數(shù)據(jù)和發(fā)送到相同目的地的記錄，事件“發(fā)送”、PC傳真發(fā)送的目的地地址(傳真號)和待被發(fā)送的文檔數(shù)據(jù)的地址被設(shè)置為搜索條件，并且根據(jù)兩個搜索條件來執(zhí)行事件文檔搜索處理(步驟805)。
b圖9示出了事件文檔搜索處理的流程。當(dāng)開始處理時，控制部件100首先從文檔數(shù)據(jù)庫1083讀取一個其處理還沒被執(zhí)行的記錄(步驟901)。然后，控制部件確定待被處理的記錄的事件是否與被設(shè)置為步驟802(或步驟804)中的搜索條件的事件“打印”(“發(fā)送”)相匹配(步驟903)。這里，當(dāng)待被處理的記錄的事件不是“打印”(“發(fā)送”)(步驟903否)時，則從處理目標(biāo)中排除掉該記錄并且再次執(zhí)行步驟901的處理。
b另一方面，當(dāng)待被處理的記錄的事件為“打印”(“發(fā)送”)(步驟903是)時，則控制部件確定文檔地址是否被設(shè)置成步驟802(或步驟804)的搜索條件(步驟905)。
b當(dāng)在步驟905中確定出文檔地址被設(shè)置成步驟802(或步驟804)的搜索條件(步驟905是)時，則確定待被處理的記錄的文檔地址是否與被指定成搜索條件的文檔地址相匹配(步驟907)。當(dāng)確定出文檔地址相互匹配(步驟907是)時，則執(zhí)行步驟909的處理。當(dāng)確定出文檔地址相互不匹配時(步驟907否)，則再次執(zhí)行步驟901的處理。
b當(dāng)在步驟905中確定出文檔地址沒有被設(shè)置成搜索條件(步驟905否)時，則不執(zhí)行步驟907的處理，但是執(zhí)行步驟909的處理。
b當(dāng)在步驟909中確定出目的地地址被設(shè)置成步驟802(或步驟804)的搜索條件(也就是說，當(dāng)執(zhí)行步驟804時，步驟909是)時，則確定待被處理的記錄的目的地地址是否與被指定成搜索條件的目的地地址相匹配(步驟911)。當(dāng)確定出目的地地址相互匹配(步驟911是)時，則執(zhí)行步驟913的處理。當(dāng)確定出目的地地址相互不匹配(步驟911否)時，則執(zhí)行步驟901的處理。
b當(dāng)在步驟909中確定出目的地地址沒有被設(shè)置成搜索條件(也就是說，當(dāng)執(zhí)行步驟802(步驟905否)時，則不執(zhí)行步驟911的處理，但是執(zhí)行步驟913的處理。
b當(dāng)在步驟911中沒有確定出目的地地址是否是相互匹配(步驟905否或者步驟907是，并且步驟909否)時，或者當(dāng)在步驟911中確定出目的地地址相互匹配(步驟905否或者步驟907是，步驟909是，并且步驟911是)時，則認(rèn)為被設(shè)置為搜索條件的文檔數(shù)據(jù)之前打印過或者被設(shè)置成搜索條件的文檔數(shù)據(jù)之前被發(fā)送到相同的目的地地址，因此將待被處理的記錄加到搜索結(jié)果中(步驟913)。
b之后，在步驟915中確定是否對文檔表中的所有記錄執(zhí)行了事件文檔搜索處理。當(dāng)沒有對所有記錄執(zhí)行處理(步驟915否)時，則再次執(zhí)行步驟901的處理。當(dāng)已經(jīng)對所有記錄執(zhí)行了處理(步驟915是)時，則完成事件文檔搜索處理并且執(zhí)行步驟807的處理。
b在步驟807中，通過步驟805的事件文檔搜索處理來確定是否存在相同的文檔。這里，當(dāng)確定出不存在相同的文檔(步驟807否)時，則待被處理的文檔數(shù)據(jù)沒有被打印或者被發(fā)送到相同目的地。因此，控制部件不執(zhí)行隨后的處理(也就是執(zhí)行打印或傳輸處理)，而是等待，直到執(zhí)行了下一個輸入。
b相反，當(dāng)存在相同的文檔(步驟807是)時，則從記錄中讀取與新近記錄(最后被打印或傳輸)相關(guān)的ID和時間，這些應(yīng)該是相同的，然后確定時間是否距離當(dāng)前時間超過6個月(步驟811)。
b當(dāng)確定出時間過去了6個月(步驟811是)時，則待被處理的文檔數(shù)據(jù)已被冗余打印或者被傳輸?shù)较嗤哪康牡亍２贿^，由于距離最后打印或傳輸已經(jīng)過去了相當(dāng)長的時間，因此控制部件不執(zhí)行隨后的處理(也就是執(zhí)行打印或傳輸處理)，而是在步驟701中再次等待，直到執(zhí)行了下一個輸入為止。
b相反，當(dāng)確定出時間還沒有過去6個月(步驟811否)，則根據(jù)文檔表(見圖4)來確定是否在最近被打印(事件“打印”)或傳輸(事件“發(fā)送”)之后更新了(事件“更新”)相同的文檔(步驟813)。
b當(dāng)在步驟815中確定出更新了相同的文檔(步驟815是)時，則控制部件執(zhí)行打印或傳輸處理，并且然后在步驟701中等待，直到執(zhí)行了下一個輸入為止。另一方面，當(dāng)確定出沒有更新相同的文檔(步驟815否)時，則確定操作類型。當(dāng)操作表示打印處理(步驟816是)，則從文件信息表1085讀取與文檔地址相對應(yīng)的紙質(zhì)文件ID(步驟817)，以確定是否在文件信息表1085(見圖5)中與其紙質(zhì)文件ID一起管理以前打印的文檔。
b當(dāng)在步驟817中確定出在文件信息表1085中存在相應(yīng)的紙質(zhì)文件ID時，則以圖10A所示的方式來通知用戶該打印工作是對帶有紙質(zhì)文件ID的未被更新的文檔進(jìn)行冗余打印(步驟821)。
b另一方面，當(dāng)在文件信息表1085中不存在相應(yīng)的紙質(zhì)文件ID時，則以圖10B所示的方式來通知用戶來對未被更新的文檔進(jìn)行冗余打印(步驟823)。
b當(dāng)操作表示PC傳真發(fā)送(步驟816否)時，則以圖10C所示的方式通知用戶將相同的文檔發(fā)送到相同的目的地(步驟824)。
b(激活期間智能支持處理)圖11示出了激活期間智能支持處理的流程。
b在步驟711中，當(dāng)執(zhí)行激活期間智能支持處理時，則PC 10的控制部件100首先在步驟709中從外部設(shè)備讀取(檢測到的)，狀態(tài)ID、目的地地址和目標(biāo)文檔地址輸入并且執(zhí)行GID搜索條件設(shè)置處理(步驟1103)。
b圖12示出了GID搜索條件設(shè)置處理的流程。首先，狀態(tài)ID(見圖2和3)被設(shè)置成搜索條件(步驟1201)。接下來，當(dāng)執(zhí)行步驟1105的文檔搜索處理時，為了在帶有在步驟1201中所設(shè)置的狀態(tài)ID的所謂“AND條件”中指定用于執(zhí)行搜索的搜索條件，確定GID的格式，以提取具體針對各個處理操作的搜索條件。也就是說，首先確定在步驟1201中所設(shè)置的狀態(tài)ID的GID是否為“1”(見圖3)(步驟1203)。
b
當(dāng)在步驟1203中確定出GID為“1”(步驟1203是)時，則目標(biāo)文檔地址被添加為搜索條件(步驟1205)并且執(zhí)行步驟1207的處理。當(dāng)在步驟1203中確定出GID不為“1”時，則不執(zhí)行步驟1205的處理，但是執(zhí)行步驟1207的處理。
b在步驟1207中，確定在步驟1201中設(shè)置的狀態(tài)ID的GID是否為“2”(見圖3)(步驟1207)。
b當(dāng)在步驟1207中確定出GID為“2”(步驟1207是)時，則目的地地址被添加為搜索條件(步驟1209)。完成GID搜索條件設(shè)置處理，并且然后使用通過GID搜索條件設(shè)置處理指定的搜索條件來執(zhí)行文檔搜索處理(步驟1105)。
b另一方面，當(dāng)在步驟1207中確定出GID不為“2”時，則完成GID搜索條件設(shè)置處理。然后，使用通過GID搜索條件設(shè)置處理指定的搜索條件來執(zhí)行文檔搜索處理(步驟1105)。
b當(dāng)在步驟1203和1207都確定為“否”時，則就是其中與狀態(tài)ID相對應(yīng)的GID為“0”的情況。
b圖13示出了文檔搜索處理的流程(步驟1105)。首先，狀態(tài)表1081和文檔表1083的所有記錄都被設(shè)置成搜索結(jié)果記錄的初始值(步驟1301)。
b
接下來，為了指定與來自狀態(tài)表1081的特定記錄相關(guān)聯(lián)的目標(biāo)文檔，通過在之前執(zhí)行的GID搜索條件設(shè)置處理(步驟1103)中所設(shè)置的搜索條件來執(zhí)行搜索處理。
b也就是說，首先在步驟1303中確定狀態(tài)ID是否被指定為搜索條件(步驟1303)。在激活期間智能支持處理(步驟711)中，在步驟1201中狀態(tài)ID一般被設(shè)置成搜索條件。因此，步驟1303的確定為“是”，與來自狀態(tài)表1081被設(shè)置成搜索條件的狀態(tài)ID相對應(yīng)的記錄被存儲為新的搜索結(jié)果記錄(步驟1305)，并且然后執(zhí)行步驟1307的處理。
b在步驟1307中，確定目的地地址是否被設(shè)置成搜索條件，也就是步驟1207的確定是否為“是”并且目的地地址在步驟1209被添加為搜索條件。當(dāng)確定出目的地地址被設(shè)置(步驟1307是)時，則與根據(jù)在步驟1305中存儲的搜索結(jié)果記錄被指定成搜索條件的目的地地址相對應(yīng)的記錄被存儲為新的搜索結(jié)果記錄(步驟1309)，并且然后執(zhí)行步驟1311的處理。當(dāng)在步驟1307中確定出目的地地址沒有被設(shè)置成搜索條件(步驟1307否)時，則不執(zhí)行步驟1309的處理，但是執(zhí)行步驟1311的處理。
b在步驟1311中確定目標(biāo)文檔地址是否被設(shè)置成目標(biāo)文檔地址，也就是步驟1203的確定是否是“是”并且在步驟1205中目標(biāo)文檔地址被設(shè)置成搜索條件。當(dāng)確定出目標(biāo)文檔地址被設(shè)置(步驟1311是)時，則與根據(jù)在步驟1305中存儲的搜索結(jié)果記錄被指定成搜索條件的目標(biāo)文檔地址相對應(yīng)的記錄被存儲為新的搜索結(jié)果記錄(步驟1313)，并且然后執(zhí)行步驟1315的處理。當(dāng)在步驟1311中確定出目標(biāo)文檔地址沒有被設(shè)置成搜索條件(步驟1311否)時，則不執(zhí)行步驟1313的處理，但是執(zhí)行步驟1315的處理。
b在步驟1309和1313中，根據(jù)在步驟1305中所指定的搜索結(jié)果記錄來存儲與各個搜索條件相對應(yīng)的新的搜索結(jié)果記錄。這是因?yàn)橹辉O(shè)置了與各個狀態(tài)ID相對應(yīng)的一個GID(見圖3)。
f在步驟1315中，為了執(zhí)行步驟1317之后的處理，從步驟1303到1313中指定的搜索結(jié)果記錄中讀取一個未處理的搜索結(jié)果記錄(實(shí)質(zhì)上是狀態(tài)表1081中的一個記錄)，并且執(zhí)行步驟1317的處理。讀取的未處理記錄中注冊的目標(biāo)文件地址所指示的文檔被稱作文檔“A”。
f確定讀取的記錄的狀態(tài)ID是否表示文檔輸出(例如，“PRT”)(步驟1317)。當(dāng)確定該記錄表示文檔輸出(步驟1317是)，在步驟1319中執(zhí)行文檔輸出文檔表搜索處理。
f圖14表示文檔輸出文檔表搜索處理的流程。
f在文檔輸出文檔表搜索處理中，提取如下各時間的歷史，即當(dāng)在信息處理設(shè)備中打開在步驟1315中讀取的未處理記錄所表示的文檔“A”時的時間，也就是說，在具有表示文檔“A”的目標(biāo)文檔地址的記錄當(dāng)中的具有事件“打開”的記錄中所注冊的時間；以及當(dāng)關(guān)閉文檔“A”時的時間，也就是說，當(dāng)在具有表示文檔“A”的目標(biāo)文檔地址的記錄當(dāng)中的具有事件“關(guān)閉”的記錄中所注冊的“打開”或者“關(guān)閉”時的時間(步驟1401)。
f
由于文檔“A”可能在過去被打開或關(guān)閉若干次，所以文檔“A”的“打開”和“關(guān)閉”的記錄不限于成對的。在該情況下，在“打開”的各時間和“關(guān)閉”的各時間當(dāng)中，“關(guān)閉”的時間接近于“打開”的時間的記錄被設(shè)置為成對的。
f接著，在步驟1403中，從文檔表中讀取“打開”的時間和“關(guān)閉”的時間彼此沒有進(jìn)行比較的未處理記錄，并且由讀取的記錄中注冊的文檔地址所表示的文檔被稱為文檔“B”。
f確定具有表示文檔“B”的文檔地址和具有“創(chuàng)建”、“打開”和“關(guān)閉”中的一個事件的記錄中注冊的時間是否包括在如下時段內(nèi)，所述時段從打開文檔“A”時的時間，也就是說，打開具有表示文檔“A”的目標(biāo)文檔地址并在步驟1401中被提取的文檔“A”時的時間，到關(guān)閉文檔的時間(在步驟1405中)。當(dāng)確定所述時間包括在所述時段內(nèi)時(步驟1405是)，在步驟1409中將該記錄作為搜索結(jié)果記錄存儲。
f通過步驟1405和1409的處理可以確定文檔“B”是否在打開文檔“A”的時段內(nèi)被操作。因此，當(dāng)確定所述文檔被操作時，這些文檔可以被搜索為彼此之間具有關(guān)聯(lián)性。
f然后，在步驟1411中確定在文檔表中是否還有未處理記錄。
另一方面，當(dāng)確定具有表示文檔“B”的文檔地址和具有“創(chuàng)建”、“打開”和“關(guān)閉”中的一個事件的記錄中注冊的時間不包括在從文檔“A”被打開的時間到文檔“A”被關(guān)閉的時間的時段內(nèi)時(步驟1405否)，在步驟1407中確定從文檔“A”被打開的時間到文檔“A”被關(guān)閉的時間的時段是否包括在從文檔“B”被打開的時間到文檔“B”被關(guān)閉的時間的時段內(nèi)。
f通過步驟1407的處理，可以防止在關(guān)聯(lián)操作中忽略文檔“B”的“打開”先于文檔“A”的“打開”以及文檔“B”的“關(guān)閉”遲于文檔“A”的“關(guān)閉”這樣的情況。
f在此，當(dāng)確定文檔“A”的“打開”和“關(guān)閉”的各時間包括在從文檔“B”的“打開”時間到“關(guān)閉”時間的時段內(nèi)時(步驟1407是)，在步驟1409中將該記錄作為搜索結(jié)果記錄存儲，并且然后執(zhí)行步驟1411的處理。
f當(dāng)確定所述各時間不包括在所述時段內(nèi)時(步驟1407否)，在步驟1411中檢查未處理記錄是否存在于文檔表中并且確定是否所有的記錄都被處理。
f當(dāng)確定不是所有記錄都被處理時，再次執(zhí)行步驟1403的處理。當(dāng)確定所有記錄都被處理時，文檔輸出文檔表搜索處理結(jié)束，并且在文檔搜索處理中執(zhí)行步驟1323的處理。
b另一方面，在步驟1317中確定所讀取的未處理記錄的狀態(tài)ID是否表示文檔輸出。當(dāng)確定出狀態(tài)ID并不表示文檔輸出(步驟1317否)時，則執(zhí)行步驟1321的處理。
b
在步驟1321中，在步驟1301中被存儲在文檔表1083并且被設(shè)置成搜索結(jié)果記錄的初始值的記錄中，當(dāng)從在包括有事件“創(chuàng)建”或“打開”的記錄中所注冊的時間到在包括有事件“關(guān)閉”并且其文檔地址與包括有事件“創(chuàng)建”的記錄的文檔地址相同的記錄中所注冊的時間這一時段(也就是當(dāng)可以確定相同的文檔是由PC 10“打開”或“處理”時的時段)與在步驟1315中從狀態(tài)表1081讀取的記錄的開始時間到結(jié)束時間這一時段交疊時，在文檔表1083中待被處理的記錄被作為搜索結(jié)果記錄存儲在搜索結(jié)果表1089中(步驟1321)。
b也就是說，在處理(步驟1321)中，提取被確定為與適合于所指示的搜索條件的外部設(shè)備同時打開或處理的文檔。
在根據(jù)第一示出方面的信息管理系統(tǒng)1中，包括有上述關(guān)聯(lián)度的文檔數(shù)據(jù)被看作是相互之間具有較高的關(guān)聯(lián)度。因此，如上所述，其處理時間相互交疊的包括有事件“創(chuàng)建”或“打開”的記錄被存儲為搜索結(jié)果記錄。
b當(dāng)確定了從在包括有事件“創(chuàng)建”或“打開”的記錄中所注冊的時間到在包括有事件“關(guān)閉”并且其文檔地址與包括有事件“創(chuàng)建”的記錄的文檔地址相同的記錄中所注冊的時間這一時段時，則考慮用戶(圖4中的操作者)的同一性。
b在步驟1323中，確定是否對在狀態(tài)表1081中被存儲為搜索結(jié)果記錄的所有記錄執(zhí)行了步驟1321和步驟1319的處理。當(dāng)確定出對所有記錄執(zhí)行了處理(步驟1323是)時，則根據(jù)基于上述處理的搜索結(jié)果記錄來準(zhǔn)備搜索結(jié)果信息(步驟1325)，并且然后結(jié)束文檔搜索處理(步驟1105)。當(dāng)確定出沒有對所有記錄執(zhí)行處理(步驟1319否)時，則重復(fù)從步驟1315開始的處理。
b在根據(jù)示出方面的信息管理系統(tǒng)1中，由于在執(zhí)行處理操作時將存儲在狀態(tài)表1081中的記錄存儲為文檔表中的記錄(參見稍后將講述的“文檔表更新處理”)，因此這兩張表中的記錄都滿足步驟1321中的搜索條件并且將其存儲為搜索結(jié)果記錄。
b因此，由于排除了基于通過相同處理被存儲的記錄進(jìn)行存儲的搜索結(jié)果記錄，因此由狀態(tài)表1081指定的搜索結(jié)果記錄的開始時間或結(jié)束時間優(yōu)選情況下等于文檔表1083的時間。另外，即使當(dāng)滿足了步驟1321的條件時，其中目標(biāo)文檔地址和文檔地址是相同的搜索結(jié)果記錄優(yōu)選情況下在步驟1321中不被存儲。
b當(dāng)完成了文檔搜索處理時(步驟1105)，控制部件100執(zhí)行顯示基于文檔搜索處理(步驟1105)的搜索結(jié)果的處理(步驟1107)。
b在文檔搜索處理的步驟1321中，已經(jīng)執(zhí)行了使用兩個時段的交疊的確定。不過，當(dāng)從狀態(tài)表1081中的記錄的開始時間到結(jié)束時間這一時段中包括了在包括有事件“創(chuàng)建”、“打開”或“關(guān)閉”的記錄中所注冊的時間時，兩個時段必然相互交疊。因此除了其中在從包括有事件“創(chuàng)建”或“打開”的記錄中所注冊的時間到在包括有事件“關(guān)閉”并且其文檔地址與包括有事件“創(chuàng)建”等的記錄的文檔地址相同的記錄中所注冊的時間這一時段中都涵蓋了從狀態(tài)表1081中的記錄的開始時間到結(jié)束時間這一時段的情況之外，考慮到快速確定，優(yōu)選情況下采用這種簡單確定和步驟1321的確定。
b類似地，當(dāng)在從包括有事件“創(chuàng)建”或“打開”的記錄中所注冊的時間到在包括有事件“關(guān)閉”并且其文檔地址與包括有事件“創(chuàng)建”等的記錄的文檔地址相同的記錄中所注冊的時間這一時段中涵蓋了狀態(tài)表1081的記錄的開始時間和結(jié)束時間中的一個時，這兩個時段必然相互交疊。因此，如上所述，考慮到快速確定，優(yōu)選情況下采用這種簡單確定和步驟1321的確定。
b當(dāng)在包括有事件“創(chuàng)建”、“打開”或“關(guān)閉”的記錄中所注冊的時間與狀態(tài)表1081中的記錄的開始時間或結(jié)束時間中的一個交疊時，兩個時段必然相互交疊。因此，如上所述，考慮到快速確定，優(yōu)選情況下采用這種簡單確定和步驟1321的確定。
圖19示出了搜索結(jié)果顯示處理(步驟1107)的流程。首先，在開始處理時，日期和參考類型標(biāo)記被設(shè)置為OFF(步驟1501)。
b接下來，將被指定為步驟1325中所準(zhǔn)備的搜索結(jié)果信息的搜索結(jié)果記錄歸類成根據(jù)狀態(tài)表1081指定的搜索結(jié)果記錄(通過步驟1303～1313進(jìn)行指定)和根據(jù)文檔表1083指定的搜索結(jié)果記錄(搜索結(jié)果表1089)(通過步驟1315～1323進(jìn)行指定)。前者為與目標(biāo)文檔有關(guān)的搜索結(jié)果，而后者為與用途文檔有關(guān)的搜索結(jié)果。搜索結(jié)果記錄被歸類成兩類搜索結(jié)果(步驟1503)。
b當(dāng)完成了步驟1503的處理并且然后顯示了用于在步驟1503中歸類成用途文檔和目標(biāo)文檔的搜索結(jié)果信息時，執(zhí)行用于確定以什么順序來顯示用途文檔和目標(biāo)文檔的處理。
b首先，在步驟1505中確定是否選擇了時間排序方法來用于顯示順序(步驟1505)。
f現(xiàn)在，當(dāng)選擇了標(biāo)號排序方法時，也就是說，當(dāng)沒有選擇時間排序方法時(步驟1505否)，在步驟1503中已經(jīng)按照標(biāo)號降低的順序被分成用途文檔和目標(biāo)文檔的搜索結(jié)果記錄從具有最大標(biāo)號的搜索結(jié)果記錄開始排序(步驟1511)，并且然后將時間排序標(biāo)記設(shè)置為ON(步驟1513)。此后，執(zhí)行步驟1515的處理。
f另一方面，當(dāng)選擇時間排序方法時(步驟1505是)，控制部件100從具有新近時間的搜索結(jié)果記錄開始依次對在步驟1503中獲得的搜索結(jié)果進(jìn)行排序(步驟1511)，并且然后將時間排序標(biāo)記設(shè)置成ON(步驟1513)。之后，如上所述，執(zhí)行步驟1515的處理。
f在根據(jù)示出方面的信息管理系統(tǒng)中，搜索結(jié)果在顯示搜索結(jié)果時可以使用時間和標(biāo)號兩項(xiàng)進(jìn)行排序。因此，可以如下確定使用時間和標(biāo)號的哪一個對搜索結(jié)果進(jìn)行排序。也就是說，僅僅通過確定搜索結(jié)果是否以一項(xiàng)進(jìn)行排序，確切的說，通過確定是否選擇了時間排序方法，就能夠確定用戶試圖以時間和標(biāo)號的哪一個對搜索結(jié)果進(jìn)行分類(當(dāng)沒有選擇時間排序方法時，認(rèn)為選擇了標(biāo)號排序方法)。
b當(dāng)按照時間或標(biāo)號對搜索結(jié)果進(jìn)行排序時，例如，在執(zhí)行步驟1501的處理之后并且在執(zhí)行步驟1505的處理之前，通過操作部件104用戶可以選擇使用哪個來對搜索結(jié)果進(jìn)行排序。
b在步驟1515中，準(zhǔn)備用途文檔和目標(biāo)文檔的列表，以根據(jù)在步驟1507或1511中所選擇的條件進(jìn)行排序的搜索結(jié)果記錄來訪問文檔。在步驟1517中顯示了列表。
b在根據(jù)第一示出方面的信息管理系統(tǒng)1中，當(dāng)在步驟707中檢測到外部設(shè)備的激活時，則響應(yīng)檢測執(zhí)行激活期間智能支持處理(步驟711)。因此，由于通過檢測操作可以向用戶通知在過去相同時間上被看作是被打開或被處理的文檔，結(jié)果，當(dāng)處理對于與該處理相關(guān)的文檔是必需時，可以同時執(zhí)行必需的處理。
b例如，在傳真發(fā)送的情況下，可以確定是否應(yīng)該通過打開文檔來發(fā)送在之前傳真發(fā)送時被打開的文檔。
b圖16至19示出了通過執(zhí)行步驟1517顯示在PC 10的顯示部件106上的激活期間智能支持處理的處理結(jié)果。
b確切地說，圖16示出了與通過當(dāng)打印存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)的指令從PC 10給到多功能機(jī)20的記錄部件202時執(zhí)行激活期間智能支持處理(步驟711)而指定的目標(biāo)文檔有關(guān)的搜索結(jié)果(PC打印操作是作為處理操作執(zhí)行的見圖3)。
b也就是說，當(dāng)執(zhí)行PC打印操作時，根據(jù)作為PC打印操作的處理目標(biāo)的目標(biāo)文檔地址來執(zhí)行文檔搜索處理(步驟1105)。結(jié)果，以圖16所示的格式來顯示當(dāng)打印作為打印操作的打印目標(biāo)的目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)時的時間。在這種情況下，圖16中的地址和標(biāo)號顯示是一致的。
b圖17示出了在其中作為當(dāng)前打印目標(biāo)的目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)正在被打印這一時段中被打開的用途文檔。
b例如，當(dāng)圖2中的ID為“sid1”(記錄的開始時間為“2005年8月12日的11:59:00”并且結(jié)束時間為“2005年8月12日的12:02:00”)并且與sid1的目標(biāo)文檔有關(guān)的用途文檔的文檔地址為“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”(在圖4中，在使用用途文檔的文檔地址的ID中所注冊的時間為用于did2的“2005年8月12日的11:50:00”、用于did6的“2005年8月12日的12:00:00”，以及用于did8的“2005年8月12日的12:01:00”)，則在當(dāng)與sid1有關(guān)的PC打印操作正被執(zhí)行時的時段中打開了與“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”有關(guān)的文檔。因此，以圖17所示的格式來顯示與兩個用途文檔有關(guān)的預(yù)定細(xì)節(jié)。
b圖18和19示出了當(dāng)通信是通過步驟707中的多功能機(jī)20的線路通信部件2112來自于電話發(fā)送(圖3中的事件“TLT”)或電話接收(圖3中的事件“TLR”)時的顯示例子(顯示過程與上述是相同的，因此將其省略了)。
b在圖16中，由于處理操作為PC打印操作，因此GID為“1”(見圖3)，并且使用作為搜索條件的文檔地址來執(zhí)行文檔搜索處理(步驟1105)，地址和標(biāo)號是相同的并且只有時間是相互不同的。不過，在電話發(fā)送或電話接收的情況下，GID為“2”(見圖3)并且在沒有使用作為搜索條件的文檔地址的情況下執(zhí)行文檔搜索處理(步驟1105)。因此，如圖18的“地址”中所示的目標(biāo)文檔地址相互是不同的。
b在根據(jù)第一示出方面的信息管理系統(tǒng)1中，圖16至19中的地址是以超文本鏈接的格式顯示的(步驟1517)，并且當(dāng)使用操作部件104來選擇超文本鏈接時，則從存儲部件108讀取與地址有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)并且將其顯示在顯示部件106上。
b(狀態(tài)表注冊處理)圖20示出了如圖2所示的狀態(tài)表1081中的注冊處理的流程。
b當(dāng)在步驟715中執(zhí)行狀態(tài)表注冊處理時，PC 10的控制部件100在狀態(tài)表1081中另外創(chuàng)建了待被注冊的記錄的惟一ID。然后，控制部件注冊了作為新記錄的ID的惟一ID(步驟2001)并且然后執(zhí)行步驟2003的處理。
b在步驟2003中，當(dāng)在步驟707中檢測外部設(shè)備的激活時的時間和當(dāng)在步驟713中檢測到其激活已經(jīng)在步驟707中被檢測到的外部設(shè)備的激活結(jié)束時的時間分別被注冊為步驟2001的新記錄的開始時間和結(jié)束時間，并且類似地在步驟2001中的新記錄中注冊在激活期間智能支持處理(步驟711)之前在步驟709中從已經(jīng)被檢測到激活的外部設(shè)備輸入的并且被存儲在控制部件100的RAM等中的狀態(tài)ID、目的地地址、目標(biāo)文檔地址和數(shù)量。
b
(手動智能支持處理)圖21和22示出了手動智能支持處理的流程。圖24示出了通過執(zhí)行手動智能支持處理而顯示在PC的顯示部件106上的信息的顯示格式。
b在步驟719中，通過開始手動智能支持處理來開始處理。該處理與圖7中所示的PC主處理是并行運(yùn)行的。也就是說，步驟719的處理在手動智能支持處理開始之后沒有等待手動智能支持處理結(jié)束就進(jìn)行到步驟701的處理。
bPC 10的控制部件100根據(jù)狀態(tài)表1081的記錄創(chuàng)建一組狀態(tài)ID，執(zhí)行以開始時間為序?qū)υ摻M狀態(tài)ID的記錄進(jìn)行排序的處理(步驟2101)，并且將處理結(jié)果顯示在PC 10的顯示部件106上(步驟2103)。
b這里，在步驟2103中，以縮略格式來顯示整個狀態(tài)2405，并且確切地說，只顯示了由狀態(tài)ID表示的處理操作的標(biāo)題(參見圖24中的PC打印操作的顯示格式)。
b在步驟2105中，在通過步驟2103的處理而顯示的顯示格式中，顯示在最上面位置(圖24中的PC打印)上的狀態(tài)2405的首位記錄(在步驟2101中排序在首位的記錄)的單選按鈕2407(見圖24)通過初始設(shè)置被設(shè)置為ON(步驟2105)。
b在其中在開始手動智能支持處理(步驟719)之后執(zhí)行直到步驟2105的處理的狀態(tài)中，控制部件100等待，直到用戶通過使用操作部件104進(jìn)行操作為止(步驟2107)。
b在等待狀態(tài)(步驟2107)中，當(dāng)用戶通過使用操作部件104來輸入指令時，控制部件100確定指令是否為按下放大圖標(biāo)2401(見圖24)(步驟2109)。
b這里，當(dāng)輸入指令是要按下放大圖標(biāo)2401(步驟2109是)時，則響應(yīng)步驟2101的排序處理以列表的格式來顯示與按下的放大圖標(biāo)2401相對應(yīng)的狀態(tài)2405的記錄信息(步驟2111)，并且經(jīng)過擴(kuò)展的狀態(tài)2405的放大圖標(biāo)2401變成縮略圖標(biāo)2403(步驟2113)。
b參照圖24來具體講述步驟2111和2113的處理。在PC傳真發(fā)送操作的情況下，在按下放大圖標(biāo)2401(步驟2109)之前，與PC打印操作類似，狀態(tài)2405與放大圖標(biāo)2401一起顯示(換句話說，沒有顯示列表(記錄))。
b在這種狀態(tài)下，當(dāng)對用于PC傳真發(fā)送的放大圖標(biāo)2401執(zhí)行步驟2109的處理(步驟2109是)時，則以步驟2101的排序來以圖24所示的格式顯示其狀態(tài)ID在狀態(tài)表1081中標(biāo)有“FPT”的記錄(步驟2111)，并且與PC傳真發(fā)送有關(guān)的放大圖標(biāo)2401變成縮略圖標(biāo)2403(步驟2113顯示從“+”變成“-”)。在首先結(jié)束步驟2113的處理時，步驟2105的處理是有效的，并且所有單選按鈕2407在與PC傳真發(fā)送關(guān)聯(lián)顯示的記錄中被設(shè)置為OFF。
b另一方面，在步驟2107的等待狀態(tài)中，當(dāng)輸入指令不是要按下放大圖標(biāo)2401(步驟2109否)而是要按下縮略圖標(biāo)2403(步驟2115是)時，則以圖24中所示的格式顯示的PC傳真發(fā)送中的顯示變成PC打印格式。也就是說，去掉相應(yīng)狀態(tài)2305的記錄列表的顯示(步驟2117)并且縮略圖標(biāo)2403變成放大圖標(biāo)2401(步驟2119)。
b在步驟2107的等待狀態(tài)中，當(dāng)輸入指令不是要按下縮略圖標(biāo)2403(步驟2115否)而是要按下單選按鈕2407(步驟2121是)時，則用于預(yù)定記錄(初始狀態(tài)中最上面狀態(tài)2405的首位記錄)被設(shè)置為ON的單選按鈕2407變成OFF(步驟2123)，并且與用戶操作相對應(yīng)的單選按鈕2407被設(shè)置為ON(步驟2125)。
b在執(zhí)行步驟2113、2119和2125的處理之后，在步驟2107中控制部件等待，直到執(zhí)行了用戶操作為止。
b這里，在步驟2107的等待狀態(tài)中，當(dāng)通過用戶操作輸入的指令不是要按下放大圖標(biāo)2401、縮略圖標(biāo)2403和單選按鈕2407中的任何一個(步驟2109，2115和2121否)時，則執(zhí)行圖22中所示的處理。
b也就是說，PC 10的控制部件100確定通過用戶操作輸入的指令是否為結(jié)束手動智能支持處理，確切地說，是否按下了關(guān)閉按鈕2417(步驟2201)。當(dāng)為“是”(步驟2201是)時，則結(jié)束處理。
b相反，當(dāng)指令不是要按下關(guān)閉按鈕2417(步驟2201否)時，則指令是要按下列表顯示按鈕2409、存儲器保存按鈕2411、顯示所有按鈕2413或者打印所有按鈕2415。因此為了執(zhí)行與按鈕相對應(yīng)的處理，讀取其單選按鈕被設(shè)置為ON的記錄(狀態(tài)ID、GID、目的地地址、目標(biāo)文檔)(步驟2203)。
b根據(jù)所讀取的信息來執(zhí)行GID搜索條件設(shè)置處理(步驟2205)和文檔搜索處理(步驟2207)，并且然后執(zhí)行步驟2209的處理。在步驟2205和2207中所執(zhí)行的處理與在激活期間智能支持處理(步驟711)中所執(zhí)行的GID搜索條件設(shè)置處理(步驟1103)和文檔搜索處理(步驟1105)是類似的，因此省略了對其的講述。
b在步驟2209中，確定通過操作部件104的用戶操作所輸入的并且其導(dǎo)致了執(zhí)行步驟2203的處理的指令是否為按下列表顯示按鈕2409。
b當(dāng)指令是要按下列表顯示按鈕2409(步驟2209是)時，則通過使用步驟2207的文檔搜索處理的結(jié)果來激活文檔智能支持處理(步驟2211)。下面參照圖23來講述文檔智能支持處理的細(xì)節(jié)。
b相反，當(dāng)指令不是要按下列表顯示按鈕2409(步驟2209否)時，則確定指令是否是要按下存儲器保存按鈕2411(步驟2213)。當(dāng)為“是”(步驟2213是)時，則控制部件100指示多功能機(jī)20將通過文檔搜索處理(步驟2207)得到的搜索結(jié)果記錄中所述的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)寫到可移動介質(zhì)2101，并且通過通信部件102將相應(yīng)的文檔數(shù)據(jù)從存儲部件108發(fā)送到多功能機(jī)20。另一方面，多功能機(jī)20的控制部件200響應(yīng)指令將通過通信部件214所接收的相應(yīng)文檔數(shù)據(jù)寫到可移動介質(zhì)2101(步驟2215)。
b
當(dāng)指令不是要按下存儲器保存按鈕2411(步驟2213否)時，則確定指令是否是要按下顯示所有按鈕2413(步驟2217)。當(dāng)為“是”(步驟2217是)時，則控制部件100打開通過文檔搜索處理(步驟2207)得到的搜索結(jié)果記錄中所述的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)，并且以預(yù)定時間間隔例如2秒來依次在顯示部件106上顯示內(nèi)容(步驟2219)。
b當(dāng)指令不是要按下顯示所有按鈕2413(步驟2217否)時，則確定指令是否是要按下打印所有按鈕2415(步驟2217)。當(dāng)為“是”(步驟2217是)時，則控制部件100通過通信部件102將通過文檔搜索處理(步驟2207)得到的搜索結(jié)果記錄中所述的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)發(fā)送到多功能機(jī)20，并且允許多功能機(jī)20的記錄部件202打印文檔數(shù)據(jù)(步驟2223)。
b當(dāng)指令不是要按下打印所有按鈕2415(步驟2221否)時，則執(zhí)行與按下相對應(yīng)的處理或者確定按下是否有誤。然后，控制部件等待，直到執(zhí)行了用戶操作為止(步驟2107)。
b當(dāng)完成了步驟2211、2215、2219和2223的處理時，則在步驟2107中控制部件等待，直到執(zhí)行了用戶輸入為止。
b圖23示出了在步驟2211中開始的文檔智能支持處理的流程。圖25示出了在執(zhí)行文檔智能支持處理時顯示在PC 10的顯示部件106上的信息的顯示格式。
b首先，在步驟2301中，PC 10的控制部件100通過使用包括有相同文檔地址的記錄來從通過文檔搜索處理(步驟2207)得到的搜索結(jié)果記錄中收集針對具有相同文檔地址和最后訪問時間(在新近記錄中所述的時間)的文檔數(shù)據(jù)的標(biāo)號(其事件為“打開”的記錄的號)(步驟2301)，并且然后執(zhí)行步驟2303的處理。
b在步驟2303中，在顯示部件106上以圖25所示的格式來顯示收集結(jié)果。此時，在所顯示的記錄中首位記錄的單選按鈕被設(shè)置為ON(步驟2305)。
b這里，在其中在開始文檔智能支持處理(步驟2211)之后執(zhí)行了直到步驟2305的處理的狀態(tài)中，控制部件100等待，直到用戶操作了操作部件104為止(步驟2307)。
b在等待狀態(tài)(步驟2307)中，當(dāng)用戶通過操作部件104輸入了指令時，則控制部件100確定所輸入的指令是否為按下單選按鈕2501(見圖25)(步驟2309)。當(dāng)為“是”(步驟2309是)時，則執(zhí)行步驟2301的處理。
b在步驟2307中，將在預(yù)定記錄(初始狀態(tài)中的首位記錄)中被設(shè)置為ON的單選按鈕2501設(shè)置為OFF(步驟2311)，并且將與用戶操作相對應(yīng)的單選按鈕2501設(shè)置為ON(步驟2313)。
b另一方面，當(dāng)在步驟2309中確定出所輸入的指令不是要按下單選按鈕2501時，則確定所輸入的指令是否為按下顯示按鈕2503(步驟2315)。當(dāng)為“是”(步驟2315是)時，則執(zhí)行步驟2317的處理。
b在步驟2317中，打開其中單選按鈕被設(shè)置為ON的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)，并且將其顯示在顯示部件106上。
b當(dāng)在步驟2315中確定出所輸入的指令不是要按下顯示按鈕2503時，則確定所輸入的指令是否為按下打印按鈕2505(步驟2319)。當(dāng)為“是”(步驟2319是)時，則執(zhí)行步驟2321的處理。
b在步驟2321中，控制部件100從存儲部件108讀取其中單選按鈕被設(shè)置為ON的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)，并且通過通信部件102將文檔數(shù)據(jù)發(fā)送到多功能機(jī)20，并且多功能機(jī)20的記錄部件202打印文檔數(shù)據(jù)。
b當(dāng)在步驟2319中確定出所輸入的指令不是要按下打印按鈕2505時，則確定所輸入的指令是否為按下相關(guān)文檔按鈕2507(步驟2323)。當(dāng)為“是”(步驟2323是)時，則執(zhí)行步驟2325的處理。
b在步驟2325中，從文檔表1081中提取在當(dāng)打開其中單選按鈕2501被設(shè)置為ON的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)時的時段(打開和關(guān)閉之間)中其事件為“打開”的所有記錄(步驟2325)。
b參照圖25來具體講述該處理，由于存儲在文檔地址“file/###/###/###2”上的文檔數(shù)據(jù)包括標(biāo)號r2，因此文檔數(shù)據(jù)被打開r2次。因此對所有r2個時段都執(zhí)行提取。
b當(dāng)確定了當(dāng)打開其中單選按鈕2501被設(shè)置為ON的文檔地址的文檔數(shù)據(jù)時的時段時，則考慮用戶(圖4中的操作者)的同一性。
b再次開始相對于通過步驟2325的提取處理得到的搜索結(jié)果記錄的文檔智能支持處理(步驟2327)。
b也就是說，用戶通過執(zhí)行文檔智能支持處理可以依次看到與一個文檔有關(guān)的多個文檔。
b當(dāng)在步驟2323中確定出所輸入的指令不是要按下相關(guān)文檔按鈕2507時，則控制部件100確定所輸入的指令是否為按下關(guān)閉按鈕2509(步驟2329)。當(dāng)為“是”(步驟2329是)時，則控制部件結(jié)束文檔智能支持處理(步驟2211)，并且在步驟2107中等待，直到用戶執(zhí)行了用戶操作為止。
b另一方面，當(dāng)確定出所輸入的指令不是要按下關(guān)閉按鈕2509(步驟2329否)時，則控制部件執(zhí)行與按下相對應(yīng)的處理，或者確定按下有誤，并且等待，直到執(zhí)行了用戶操作為止(步驟2307)。
b在執(zhí)行了步驟2313、2317、2321和2327的處理之后，在步驟2307中再次等待，直到執(zhí)行了用戶操作為止。
b(信息管理系統(tǒng)的處理2)
接下來，參照附圖來講述包括有上述構(gòu)造的信息管理系統(tǒng)1083的處理(2)。處理(2)的開始是與處理(1)并行的。
b圖26示出了由PC 10執(zhí)行的更新文檔表1083的處理流程。如流程所示的處理(2)是由PC 10的控制部件100執(zhí)行的，并且更為確切地說，是通過使用存儲在ROM等中的程序由控制部件10的CPU執(zhí)行的。
b首先，當(dāng)通過使用操作部件104來操作存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)或者執(zhí)行多功能機(jī)20的操作時，也就是當(dāng)通過開始在圖3的“目標(biāo)文檔地址”的項(xiàng)目中被稱為“(拷貝到PC)”的處理操作(狀態(tài))來將目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)從多功能機(jī)20發(fā)送到PC 10，將目標(biāo)文檔數(shù)據(jù)重新存儲到存儲部件108中，通過書籍傳感器30的RFID標(biāo)記讀取部件306來讀取書籍32和34的RFID標(biāo)記322和324，并且通過通信部件34將信息發(fā)送到PC 10時，則控制部件100確定是否打開了用于根據(jù)書籍傳感器30介紹與發(fā)送有關(guān)的書籍32等的因特網(wǎng)70上的主頁(下面將主頁稱為“HP”)(下面將這些操作或處理稱為“文件操作”)(步驟2601)。
b當(dāng)在步驟2601中確定出執(zhí)行了文件操作(步驟2601是)時，則控制部件100將記錄加到文檔表1083中，創(chuàng)建專用于該記錄的ID，注冊惟一ID(步驟2603)，并且然后執(zhí)行步驟2605的處理。
b當(dāng)在步驟2601中確定出不滿足條件(步驟2601否)時，控制部件等待，直到執(zhí)行了文件操作為止。
b在步驟2605中，將當(dāng)前時間注冊到在步驟2603中添加的記錄，將通過準(zhǔn)備帶有應(yīng)用的目標(biāo)文檔的全路徑名所得到的應(yīng)用注冊到文檔地址，并且將操作者的類型注冊到操作者。
b之后，執(zhí)行用于確定待被注冊到還未被注冊的“事件”的信息的處理(步驟2607～2633)。
b首先，控制部件100確定在步驟2601中執(zhí)行的文件操作存儲是否為將新的文檔文件存儲到存儲部件108中(下面將其稱為“文件創(chuàng)建”)(步驟2607)。當(dāng)文件操作為文件創(chuàng)建(步驟2607是)時，則控制部件將“創(chuàng)建”注冊為事件。
b另一方面，當(dāng)文件操作不是文件創(chuàng)建(步驟2607否)時，則控制部件確定文件操作是否為打開存儲在存儲部件108中的文檔文件(下面將其稱為“文件打開”)(步驟2611)。當(dāng)為“是”(步驟2611是)時，則控制部件將“打開”注冊為事件(步驟2613)。
b當(dāng)在步驟2611中不為“是”(步驟2611否)時，則確定是否更新(覆蓋寫入)了被存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)(步驟2615)。當(dāng)為“是”(步驟2615是)時，則將“更新”注冊為事件(步驟2613)。
b當(dāng)在步驟2615中不為“是”(步驟2615否)時，則確定是否發(fā)送了被存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)(包括PC傳真發(fā)送)(步驟2619)。當(dāng)為“是”(步驟2619是)時，則將“發(fā)送”注冊為事件(步驟2621)。
b當(dāng)在步驟2619中不為“是”(步驟2619否)時，則確定是否打印了被存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)(其與圖3中的狀態(tài)“PC傳真發(fā)送”相對應(yīng))(步驟2619)。當(dāng)為“是”(步驟2621是)時，則將“發(fā)送”注冊為事件(步驟2621)。
b當(dāng)在步驟2615中不為“是”(步驟2615否)時，則確定是否打印了被存儲在存儲部件108中的文檔數(shù)據(jù)(使用了多功能機(jī)20的記錄部件202)(步驟2623)。當(dāng)為“是”(步驟2623是)時，則將“打印”注冊為事件(步驟2625)。
b當(dāng)在步驟2623中不為“是”(步驟2623否)時，則確定是否打開了HP(步驟2627)。當(dāng)為“是”(步驟2627是)時，則將“打開”注冊為事件(步驟2629)。
b當(dāng)在步驟2627中不為“是”(步驟2627否)時，則確定是否關(guān)閉了文件或HP，這與文件打開(步驟2611)或HP打開(步驟2627)是相對應(yīng)的(步驟2631)。當(dāng)為“是”(步驟2631是)時，將“關(guān)閉”注冊為事件(步驟2629)。
b在完成了步驟2609、2613、2617、2621、2625、2629或2633的處理之后，當(dāng)在步驟2631中不是是(步驟2631否)時，則控制部件100等待，直到再次執(zhí)行了文件操作為止。
b迄今為止，“文檔數(shù)據(jù)”主要是在根據(jù)第一示出方面的講述中進(jìn)行了示例。不過，作為信息管理系統(tǒng)1的目標(biāo)的數(shù)據(jù)并不限于“文檔數(shù)據(jù)”，而是可以對例如“圖像數(shù)據(jù)”、“聲音數(shù)據(jù)”、其它數(shù)據(jù)或混合數(shù)據(jù)執(zhí)行相同的細(xì)節(jié)(處理)。
b(第二例子)下面將具體講述與第一示出方面不同的信息管理系統(tǒng)。
b本發(fā)明的第二示出方面與第一示出方面的不同之處在于沒有提供在第一示出方面中所使用的“GID”，也就是說，在圖3中沒有定義“GID”，并且在激活期間智能支持處理和手動智能支持處理中沒有執(zhí)行“GID搜索條件設(shè)置處理”。因此，省略了相同的結(jié)構(gòu)和處理順序的細(xì)節(jié)，而在以下講述中只對差別進(jìn)行講解(由于手動智能支持處理中的處理順序與激活期間智能支持處理相類似，因此在第二示出方面中基本上只講解了激活期間智能支持處理)。
b(激活期間智能支持處理)圖27示出了激活期間智能支持處理的流程。
b當(dāng)在圖7的步驟711中執(zhí)行激活期間智能支持處理時，則PC 10的控制部件100首先從RAM讀取在步驟709中通過外部設(shè)備輸入的(經(jīng)過檢測的)狀態(tài)ID、目的地地址和目標(biāo)文檔地址?？刂撇考⒂捎脩敉ㄟ^操作部件104選擇的數(shù)據(jù)設(shè)置為搜索條件(步驟2701)，并且執(zhí)行文檔搜索處理(步驟2703)。
b圖13示出了文檔搜索處理的流程(步驟2703)。首先，狀態(tài)表1081和文檔表1083中的所有記錄都被設(shè)定為搜索結(jié)果記錄的初始值(步驟1301)。
b接下來，為了指定與來自狀態(tài)表1081的特定記錄有關(guān)的目標(biāo)文檔，根據(jù)在步驟2703中選擇的搜索條件來執(zhí)行搜索處理。
b也就是說，在步驟1303中，確定是否將狀態(tài)ID設(shè)置成搜索條件(步驟1303)。當(dāng)為“是”(步驟1303是)時，則將與在狀態(tài)表1081中被設(shè)置成搜索條件的狀態(tài)ID相對應(yīng)的記錄存儲為搜索結(jié)果記錄(步驟1305)，并且執(zhí)行步驟1307的處理。當(dāng)狀態(tài)ID沒有被設(shè)置成搜索條件(步驟1303否)時，則在不執(zhí)行步驟1305的處理的情況下執(zhí)行步驟1307的處理。
b在步驟1307中，確定是否將目的地地址添加為搜索條件。當(dāng)為“是”(步驟1307是)時，則將與在步驟1305中被存儲的搜索結(jié)果記錄中被指定為搜索條件的目的地地址相對應(yīng)的記錄存儲為搜索結(jié)果記錄(步驟1309)，并且然后執(zhí)行步驟1311的處理。在步驟1307中，當(dāng)目的地地址沒有被添加為搜索條件(步驟1307否)時，則在不執(zhí)行步驟1309的處理的情況下執(zhí)行步驟1311的處理。
b在步驟1311中，確定是否將目標(biāo)文檔地址添加為搜索條件。當(dāng)確定出目標(biāo)文檔地址被設(shè)置了(步驟1311是)時，則將與在步驟1305等中被存儲的搜索結(jié)果記錄中被指定為搜索條件的目標(biāo)文檔地址相對應(yīng)的記錄存儲為搜索結(jié)果記錄(步驟1313)，并且然后執(zhí)行步驟1315的處理。當(dāng)在步驟1311中確定出目標(biāo)文檔地址沒有被添加為搜索條件(步驟1311否)時，則在不執(zhí)行步驟1313的處理的情況下執(zhí)行步驟1315的處理。
b這里，更為詳細(xì)地來講述通過步驟1303～1313的處理得到的搜索結(jié)果記錄。
b當(dāng)在步驟1303、1307和1311中為“是”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1313中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303和1307中為“是”并且在步驟1311中為“否”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1309中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303和1311中為“是”并且在步驟1307中為“否”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1313中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303中為“是”并且在步驟1307和1311中為“否”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1305中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303中為“否”并且在步驟1307和1311中為“是”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1313中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303和1311中為“否”并且在步驟1307中為“是”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1309中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303和1307中為“否”并且在步驟1311中為“是”時，則搜索結(jié)果記錄所包括的記錄與在步驟1313中被存儲的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b當(dāng)在步驟1303、1307和1311中為“否”時，則搜索結(jié)果記錄在狀態(tài)表1081中所包括的記錄與在步驟1301中被設(shè)置為初始值的狀態(tài)表1081中的記錄相同。
b在步驟1315中，為了執(zhí)行步驟1317之后的處理，從在步驟1303～1303中指定的搜索結(jié)果記錄中讀取未處理的搜索結(jié)果記錄，并且然后執(zhí)行步驟1317的處理。
b步驟1317之后的處理與包括搜索結(jié)果顯示處理2205的第一示出方面的處理相類似，因此沒有對其進(jìn)行詳細(xì)講述。
f在第一和第二示出方面中參考打印輸出描述了關(guān)聯(lián)操作。但是，本發(fā)明并不限于打印輸出，而是可以對其它輸出設(shè)備類似地執(zhí)行關(guān)聯(lián)操作。
權(quán)利要求
1.一種信息管理系統(tǒng)，包括外部設(shè)備，具有用于執(zhí)行預(yù)定處理的輸出單元；信息處理設(shè)備，其連接到外部設(shè)備；以及第二存儲單元，存儲由外部設(shè)備和信息處理設(shè)備訪問的用途數(shù)據(jù)，其中信息處理設(shè)備包括用途單元，使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；第一檢測單元，檢測其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段；第一指定單元，指定用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息，所述用途數(shù)據(jù)在第一時段中被使用；第一存儲單元，對由第一檢測單元檢測到的第一時段和由第一指定單元指定的用途數(shù)據(jù)指定信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和存儲；第二檢測單元，檢測其中輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)被用途單元之前使用的第二時段；以及關(guān)聯(lián)賦予單元，當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，該關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，并且其中外部設(shè)備包括提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在信息處理設(shè)備檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)。
2.如權(quán)利要求1所述的信息管理系統(tǒng)，其中信息處理設(shè)備進(jìn)一步包括信息處理設(shè)備端輸出單元，其輸出信息；以及輸出控制單元，其使得信息處理設(shè)備端輸出單元將信息輸出，并且其中輸出控制單元通過信息處理設(shè)備端輸出單元來輸出被關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)并用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息。
3.一種信息處理設(shè)備，其連接到外部設(shè)備并且訪問用于存儲用途數(shù)據(jù)的第二存儲單元，該外部設(shè)備包括輸出單元，用于執(zhí)行預(yù)定處理；以及提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在信息處理設(shè)備檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)，所述信息處理設(shè)備包括用途單元，使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；第一檢測單元，檢測其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段；第一指定單元，指定用于指定用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息，所述用途數(shù)據(jù)在第一時段中被使用；第一存儲單元，對由第一檢測單元檢測到的第一時段和由第一指定單元指定的用途數(shù)據(jù)指定信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和存儲；第二檢測單元，檢測其中輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)被用途單元之前使用的第二時段；以及關(guān)聯(lián)賦予單元，當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，該關(guān)聯(lián)賦予單元賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
4.一種計算機(jī)可用介質(zhì)，存儲可被計算機(jī)執(zhí)行的指令程序，以執(zhí)行處理信息的功能，該計算機(jī)連接到外部設(shè)備并且該計算機(jī)訪問存儲有用途數(shù)據(jù)的第二存儲單元，該外部設(shè)備包括輸出單元，用于執(zhí)行預(yù)定處理；以及提供單元，在由輸出單元執(zhí)行輸出處理時，在檢測到輸出處理的狀態(tài)下，該提供單元提供輸出處理被執(zhí)行的事實(shí)和輸出處理的細(xì)節(jié)，所述功能包括如下步驟使用存儲在第二存儲單元中的用途數(shù)據(jù)；檢測其中用途數(shù)據(jù)被使用的第一時段；指定用于指定在第一時段中使用的用途數(shù)據(jù)的用途數(shù)據(jù)指定信息；關(guān)聯(lián)和存儲由第一檢測單元檢測到的第一時段和用途數(shù)據(jù)指定信息；檢測其中由用途單元之前使用輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)的第二時段；以及當(dāng)?shù)谝粫r段和第二時段具有交疊時段時，賦予關(guān)聯(lián)，使得由與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)指定信息指定的用途數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
全文摘要
提供一種信息管理系統(tǒng)，其包括外部設(shè)備，具有用于執(zhí)行預(yù)定處理的輸出單元；信息處理設(shè)備，其連接到外部設(shè)備；以及第二存儲單元，存儲由外部設(shè)備和信息處理設(shè)備訪問的用途數(shù)據(jù)，當(dāng)其中由用途單元使用用途數(shù)據(jù)的第一時段和其中之前使用輸出單元的目標(biāo)數(shù)據(jù)的第二時段彼此交疊時，與第一時段相關(guān)聯(lián)的用途數(shù)據(jù)與第二時段中輸出的目標(biāo)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
文檔編號G06Q50/00GK1904894SQ200610107579
公開日2007年1月31日 申請日期2006年7月26日 優(yōu)先權(quán)日2005年7月26日
發(fā)明者室井一成, 柳哲, 渡邊倫, 青木一磨 申請人:兄弟工業(yè)株式會社