專利名稱：一種文檔審計跟蹤系統(tǒng)和方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種文檔審計跟蹤的系統(tǒng)及方法。本發(fā)明尤其涉及一種用于跟蹤和審計在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作和電子文檔的分發(fā)的系統(tǒng)和方法。
背景技術(shù)：
文檔處理系統(tǒng)或設(shè)備允許用戶生成電子文檔，生成打印輸出或復(fù)印件，或者在這樣的電子或硬拷貝文檔上執(zhí)行其它的文檔處理操作。然后這些文檔被打印出來或電子地存儲在存儲介質(zhì)中或分發(fā)給其他的用戶、設(shè)備或系統(tǒng)。在這種情況下，產(chǎn)生了關(guān)于文檔的疑問或顧慮，比如文檔來源，文檔是否為原本；或者在文檔上所執(zhí)行的文檔處理操作，目前沒有任何方法可以從文檔本身恢復(fù)出此類信息。如果文檔是通過第三方分發(fā)的，比如經(jīng)過通信公司來傳真?zhèn)魉臀臋n，那么可能從第三方獲得關(guān)于文檔的有限的信息。然而，收集這些信息需要確定擁有這些信息的一方，然后按照適當(dāng)?shù)某绦騺慝@得這些信息，這需要花費大量的時間和一定的費用。如果能夠從文檔中直接提取出關(guān)于文檔來源的信息和其它歷史信息，那將是非常令人滿意的。
本發(fā)明克服了上述的問題，并且給出了一種用于跟蹤和審計在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作和電子文檔的分發(fā)的系統(tǒng)和方法。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明給出了一種用于審計和跟蹤在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作和電子文檔的分發(fā)的文檔審計跟蹤系統(tǒng)和方法。
而且，本發(fā)明給出了一種用于直接從文檔本身提取來源信息、文檔處理操作信息以及關(guān)于電子文檔的其它歷史信息的系統(tǒng)和方法。
還有，本發(fā)明給出了一種文檔審計跟蹤系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)通信裝置，其中數(shù)據(jù)通信裝置包括適于接收相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表(representative)的文檔數(shù)據(jù)輸入裝置。該系統(tǒng)還包括適于在文檔數(shù)據(jù)和其編碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換的轉(zhuǎn)換裝置。數(shù)據(jù)通信裝置還包括適于和相關(guān)的文檔處理設(shè)備交換標(biāo)記數(shù)據(jù)的裝置。
在一個優(yōu)選的實施例中，數(shù)據(jù)通信裝置包括適于和打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備以及客戶應(yīng)用程序中的至少一個交換數(shù)據(jù)的裝置。
在另一個實施例中，該系統(tǒng)還包括適于接收用戶指定的用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表的裝置。在該實施例中，該系統(tǒng)還包括適于根據(jù)接收到的文檔處理指令產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)的裝置，以及適于根據(jù)接受自轉(zhuǎn)換裝置的標(biāo)記數(shù)據(jù)把標(biāo)記，包含與用戶指定的文檔處理操作有關(guān)的編碼信息，應(yīng)用到相關(guān)文檔中。優(yōu)選地，把標(biāo)記以條碼的形式應(yīng)用到文檔中。
更加優(yōu)選地，該系統(tǒng)還包括適于根據(jù)已生成的文檔數(shù)據(jù)、通過判斷標(biāo)記的特性來產(chǎn)生數(shù)據(jù)的裝置和適于產(chǎn)生根據(jù)產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)而在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表的裝置。
優(yōu)選地，歷史特性包含用戶名、文檔處理設(shè)備標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔相關(guān)的文檔處理指令和文檔的大小的中的至少一個。
在一個實施例中，文檔數(shù)據(jù)輸入裝置包括一個相關(guān)的文檔處理裝置，所述文檔處理裝置包括適于編碼相關(guān)文檔上的標(biāo)記，以便在此產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)。
進(jìn)而，本發(fā)明給出一種文檔審計跟蹤的方法。所述方法包括以下步驟接收相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表；在文檔數(shù)據(jù)與其編碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。該方法還包括與相關(guān)處理文檔設(shè)備交換標(biāo)記數(shù)據(jù)的步驟。
在一個優(yōu)選的實施例中，接收文檔數(shù)據(jù)和交換標(biāo)記數(shù)據(jù)步驟中的至少一個是與打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備和客戶應(yīng)用程序中的至少一個有關(guān)。
在另一個實施例中，所述方法還包括以下步驟接收相關(guān)文檔的用戶指定的用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表；根據(jù)接收到的文檔處理指令產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)。該方法還包括根據(jù)從轉(zhuǎn)換裝置接收到的標(biāo)記數(shù)據(jù)把標(biāo)記，包括用戶特定文檔處理操作的已編碼信息，應(yīng)用到相關(guān)文檔中。優(yōu)選地，以條碼的形式把標(biāo)記應(yīng)用到文檔中。
更加優(yōu)選地，所述方法還包括以下步驟根據(jù)已生成的文檔數(shù)據(jù)、通過判斷標(biāo)記的特性進(jìn)而產(chǎn)生數(shù)據(jù)；根據(jù)產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)生成在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表。
優(yōu)選地，歷史特性包含用戶名、文檔處理裝置標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔有關(guān)的文檔處理指令和文檔的大小中的至少一個。
在一個實施例中，該方法還包括通過相關(guān)的文檔處理設(shè)備在相關(guān)文檔上對標(biāo)記進(jìn)行解碼以便在此產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)的步驟。
通過下面的描述，本發(fā)明的其它的優(yōu)點、方面和特點對于本領(lǐng)域普通技術(shù)人員來說是顯而易見的，其中簡單地通過一種最適合執(zhí)行本發(fā)明的最好的方式之一圖解的方式給出并描述了本發(fā)明的一個優(yōu)先實施例。應(yīng)認(rèn)識到，本發(fā)明還可以有其它的不同的實施方式，并且在不超出本發(fā)明的范圍的情況下，所述實施例的多處細(xì)節(jié)可以在多個明顯的方面做改動。因此，附圖和描述應(yīng)認(rèn)為是對本發(fā)明特性上的說明而不是限制。


結(jié)合幾個部件和部件的安排對本發(fā)明進(jìn)行描述，結(jié)合相關(guān)的附圖這些部件的安排是顯而易見的，在此這些附圖構(gòu)成了本發(fā)明的一部分，并且不用于限制本發(fā)明的目的，其中圖1是本發(fā)明的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖；圖2是本發(fā)明的用于產(chǎn)生標(biāo)記或跟蹤數(shù)據(jù)和對標(biāo)記進(jìn)行解碼或跟蹤數(shù)據(jù)的跟蹤模塊或功能的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖；圖3是說明本發(fā)明的產(chǎn)生標(biāo)記或跟蹤數(shù)據(jù)的過程的流程圖；圖4是說明本發(fā)明的對標(biāo)記進(jìn)行解碼或跟蹤數(shù)據(jù)的過程的流程圖。
具體實施例方式
本發(fā)明涉及一種用于跟蹤和審計在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作以及電子文檔的分發(fā)的文檔審計跟蹤的系統(tǒng)和方法。本發(fā)明允許把跟電子文檔的來源，文檔是否為原本，在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作，文檔的分發(fā)和其它歷史特性有關(guān)的信息從文檔的標(biāo)記中提取出來。
圖1說明了本發(fā)明的系統(tǒng)的優(yōu)選實施例的結(jié)構(gòu)圖，本發(fā)明通常用100標(biāo)識。系統(tǒng)包含至少一個用于產(chǎn)生或處理圖像數(shù)據(jù)的文檔處理設(shè)備，如圖中的多功能外圍設(shè)備102所示。應(yīng)該認(rèn)識到，文檔處理設(shè)備102是本領(lǐng)域內(nèi)熟知的任何合適的文檔處理設(shè)備，比如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備以及類似設(shè)備，或者它們的任意組合。適當(dāng)?shù)纳虡I(yè)上可用的文檔處理設(shè)備包括，但是不僅限于，東芝公司的e-Studio系列控制器。
系統(tǒng)100的文檔處理設(shè)備102還包括控制器104，如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，控制器104控制文檔處理設(shè)備102的功能?？刂破?04能夠外置或內(nèi)置地與多功能外圍設(shè)備102耦合。如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，控制器104可以方便地采用適宜地可以控制文檔處理設(shè)備102的功能的任意硬件、軟件或它們的組合。
優(yōu)選地，文檔處理設(shè)備102與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106進(jìn)行通信連接。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106包括計算機(jī)、工作站、無線設(shè)備或者其它使用戶能夠通信并且利用文檔處理設(shè)備102的能力的適當(dāng)?shù)挠脩粼O(shè)備108中至少一個。不言自明，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106可以適宜地包含另外的計算機(jī)、工作站、無線設(shè)備或者其它適合的使用戶能夠通信并且利用文檔處理設(shè)備102的能力的適當(dāng)?shù)脑O(shè)備。
網(wǎng)絡(luò)106是本領(lǐng)域內(nèi)熟知的任何適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)，例如且不限于傳輸系統(tǒng)比如以太網(wǎng)、令牌環(huán)網(wǎng)或無線連接，并且適合與本地局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)或者公共網(wǎng)比如因特網(wǎng)合并。用戶設(shè)備108通過控制器104經(jīng)過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106向文檔處理設(shè)備102傳送數(shù)據(jù)。
用戶設(shè)備108通過合適的通信線路110與文檔處理設(shè)備102的控制器104通信。如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，通信線路110是用于在兩個電子設(shè)備之間通信的任何裝置，例如且不限于，802.x、以太網(wǎng)、紅外連接、Wi-Fi連接、電話連接、蜂窩電話連接、藍(lán)牙連接以及類似裝置。熟練的技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到，通信線路110能夠通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106實現(xiàn)或者直接通過將用戶設(shè)備108連接到多功能外圍設(shè)備102的控制器104上實現(xiàn)。
優(yōu)選地，用戶設(shè)備108包括一個相關(guān)的用戶界面112，通過該界面相關(guān)的用戶可以請求文檔處理操作并且選擇與之相關(guān)的參數(shù)。用戶界面112優(yōu)選地包括用于顯示與文檔處理操作有關(guān)的信息的顯示設(shè)備。應(yīng)該認(rèn)識到，可行的用戶界面適宜地可采用各種形式，比如觸摸屏、鍵盤、手寫輸入以及類似裝置。
本領(lǐng)域的普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到，文檔處理設(shè)備102不需要與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)106連接，而更適合以單機(jī)的形式存在。在這樣的實施例中，文檔處理設(shè)備包括一個相關(guān)的用戶界面(未示出)。用戶界面適宜地包括觸摸屏或能夠顯示并且接收用于多功能外圍設(shè)備102的操作的用戶指令的其它輸入/輸出設(shè)備。熟練的技術(shù)人員應(yīng)該理解，這樣的單機(jī)配置并不會影響本發(fā)明與此相關(guān)的操作。
在優(yōu)選的實施例中，文檔處理設(shè)備還與跟蹤模塊114通信，進(jìn)而生成標(biāo)記或跟蹤應(yīng)用于文檔的數(shù)據(jù)，并且對標(biāo)記進(jìn)行解碼或跟蹤應(yīng)用于文檔或與文檔結(jié)合的數(shù)據(jù)。跟蹤模塊114能夠外置或內(nèi)置地與文檔處理設(shè)備連接。
跟蹤模塊114優(yōu)選地包括幾個如圖2所示的組件。跟蹤模塊包括一個通過本領(lǐng)域內(nèi)已知的任何合適的設(shè)備收集預(yù)定信息或跟蹤與文檔相關(guān)的數(shù)據(jù)的信息收集組件202。在一個實施例中，當(dāng)一個文檔處理操作被請求用于這樣的文檔時，信息或與文檔結(jié)合的跟蹤數(shù)據(jù)隨著文檔數(shù)據(jù)一起傳輸。在另一個實施例中，在執(zhí)行文檔處理操作時由文檔處理設(shè)備生成信息或跟蹤數(shù)據(jù)，然后把信息或跟蹤數(shù)據(jù)傳輸?shù)礁櫮K。信息或被收集的跟蹤數(shù)據(jù)優(yōu)選地包括用戶名、文檔處理設(shè)備標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔相關(guān)聯(lián)的文檔處理指令以及文檔的大小中的至少一個。與文檔結(jié)合的文檔處理指令，包括，但不限于，執(zhí)行的文檔處理操作的類型、文檔處理操作已執(zhí)行的次數(shù)、文檔的發(fā)送以及類似指令。被收集的選定的信息由任何合適的設(shè)備確定。例如，在一個實施例中，如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，系統(tǒng)管理員或其它經(jīng)授權(quán)的用戶設(shè)置信息收集的參數(shù)。在另一個實施例中，用戶適宜地選擇為用戶文檔收集的信息的參數(shù)。
跟蹤模塊還包括對由信息收集模塊收集到的信息或跟蹤數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼的編碼器組件204。編碼器組件通過任何合適的方式對信息進(jìn)行編碼。優(yōu)選地，編碼器組件以二維條碼的形式對信息進(jìn)行編碼。適合的二維條碼包括，但不限于，Indicia、PDF417、QR碼、超碼以及類似條碼。
跟蹤模塊還包括一個嵌入組件206，該嵌入組件通過本領(lǐng)域熟知的任何方式將已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)或標(biāo)記嵌入或應(yīng)用到相關(guān)的文檔中。在一個優(yōu)選的實施例中，已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)或標(biāo)記被傳送到文檔處理設(shè)備并且與文檔數(shù)據(jù)結(jié)合起來，從而在文檔處理操作的過程中生成標(biāo)記并作為文檔的一部分。
標(biāo)記檢測組件208也包括在跟蹤模塊中。如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，標(biāo)記檢測模塊確定在一個選定的文檔中是否存在標(biāo)記或者已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)。優(yōu)選地，如果為一個文檔生成了跟蹤數(shù)據(jù)，則生成頭部信息以指示跟蹤數(shù)據(jù)是與文檔相關(guān)聯(lián)的，并且把頭部信息添加到文檔數(shù)據(jù)中。優(yōu)選地，標(biāo)記檢測組件通過檢測這樣的頭部信息的存在確定標(biāo)記是否存在。如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，在文檔為有形形態(tài)的情況下，可適宜地從條碼，比如二維或三維條碼，形成標(biāo)記。如果這樣的標(biāo)記或已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)已存在，這樣的數(shù)據(jù)可以適宜地與文檔的其余部分分離以用于解碼。
于是，解碼組件210通過任何本領(lǐng)域已知的方式對標(biāo)記或已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼。優(yōu)選地，解碼是通過文檔處理設(shè)備的掃描功能或特殊的解碼軟件或本領(lǐng)域已知的設(shè)備完成的。一旦標(biāo)記或已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)被解碼，解碼數(shù)據(jù)就被傳送到信息處理組件進(jìn)行處理。優(yōu)選地，產(chǎn)生一個包含選定的跟蹤信息的報告，并通過適當(dāng)?shù)拿浇?，比如電子郵件消息，通過顯示在管理員計算機(jī)上的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)頁或通過由相關(guān)的文檔處理設(shè)備產(chǎn)生的硬拷貝，提供給管理員或用戶。
跟蹤模塊還包括用于通過任何合適的方式檢測標(biāo)記的亮度水平的亮度檢測組件214。標(biāo)記的亮度指示被解碼的文檔是否是一個原文還是拷貝文檔。
圖3是一個流程圖300，說明了本發(fā)明生成標(biāo)記或跟蹤數(shù)據(jù)的過程。在302處，一個用戶請求對一個文檔執(zhí)行文檔處理操作，并且文檔數(shù)據(jù)被傳送到文檔處理設(shè)備從而進(jìn)行如上面所講述的處理。流程進(jìn)行到304，在這里做出判定是否為這樣的文件處理請求生成跟蹤信息。在一個實施例中，根據(jù)由系統(tǒng)管理員設(shè)置的參數(shù)做出這樣的判定。在另一個實施例中，用戶通過合適的方式選擇是否生成跟蹤數(shù)據(jù)。如果沒有生成跟蹤數(shù)據(jù)則流程進(jìn)行到316并且過程結(jié)束。
如果生成了跟蹤數(shù)據(jù)，那么流程進(jìn)行到306，在這里通過合適的方式收集跟蹤數(shù)據(jù)。優(yōu)選地，如上面講述的那樣通過信息收集組件收集跟蹤數(shù)據(jù)。一旦收集到跟蹤數(shù)據(jù)，流程就進(jìn)行到308，在這里生成頭部信息以指示跟蹤數(shù)據(jù)是與文檔相關(guān)聯(lián)的，并且通過任何合適的方式把頭部信息添加到文檔數(shù)據(jù)中。
在310處，如本領(lǐng)域普通技術(shù)人員應(yīng)該認(rèn)識到的那樣，對收集到的跟蹤數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼。優(yōu)選地，通過如上面所講述的編碼組件對收集到的跟蹤數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼。在312處，已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)或標(biāo)記優(yōu)選地通過嵌入組件適宜地嵌入、插入或應(yīng)用到文檔中。在一個優(yōu)選的實施例中，已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)或標(biāo)記被傳送到文檔處理設(shè)備并且與文檔數(shù)據(jù)聯(lián)合，從而在文檔處理操作過程中生成標(biāo)記并作為文檔的一部分。在314處，執(zhí)行請求的文檔處理操作。
圖4是一個流程圖400，說明了本發(fā)明的標(biāo)記或已編碼的跟蹤數(shù)據(jù)的解碼過程。在402處，用戶發(fā)起一個請求以判斷是否文檔包含標(biāo)記或跟蹤數(shù)據(jù)，并且通過任何合適的方式將文檔傳送到跟蹤模塊。
在404處，恰當(dāng)?shù)嘏卸ㄊ欠裎臋n中包含標(biāo)記或跟蹤數(shù)據(jù)。優(yōu)選地，這樣的判定如上面所講述的那樣由標(biāo)記檢測組件做出。如果沒有檢測到標(biāo)記，流程進(jìn)行到412并且過程結(jié)束。
在檢測到標(biāo)記的情況下，流程進(jìn)行到406，在這里通過任意合適的方式讀取標(biāo)記。優(yōu)選地，如果檢測到標(biāo)記，通過標(biāo)記檢測組件將標(biāo)記與剩下的文檔數(shù)據(jù)分離。在408處，對標(biāo)記進(jìn)行解碼以獲得已解碼的跟蹤數(shù)據(jù)。在一個優(yōu)選的實施例中，如上面所講述的，通過解碼組件對標(biāo)記進(jìn)行解碼。
然后，在410處，把已解碼的跟蹤數(shù)據(jù)傳送給系統(tǒng)管理員或用戶。優(yōu)選地，把已解碼的跟蹤數(shù)據(jù)傳送給信息處理組件從而進(jìn)一步處理，然后如上面所講述的把已解碼的跟蹤數(shù)據(jù)傳送給系統(tǒng)管理員或用戶。
雖然在優(yōu)選的實施例中，本發(fā)明是通過軟件實現(xiàn)的，但是本領(lǐng)域普通技術(shù)人員很容易認(rèn)識到，本發(fā)明也可以通過硬件或軟件與硬件的組合實現(xiàn)。
盡管給出了優(yōu)選的實施方式的詳細(xì)描述，應(yīng)該理解，在不脫離由所附權(quán)利要求確定的本發(fā)明的主旨和范圍的情況下，可以做出各種變化、替換以及改動。應(yīng)該認(rèn)識到，為了解釋本發(fā)明的特性而在這里描述和說明的細(xì)節(jié)、材料以及部件的安排上的各種變化，可以由本領(lǐng)域普通技術(shù)人員在如所附權(quán)利要求所表示本發(fā)明的原理與范圍內(nèi)實現(xiàn)。
權(quán)利要求
1.一種文檔審計跟蹤系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)通信裝置，所述數(shù)據(jù)通信裝置包括文檔數(shù)據(jù)輸入裝置，所述文檔數(shù)據(jù)輸入裝置用于接收相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表；適于在文檔數(shù)據(jù)和其編碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換的轉(zhuǎn)換裝置；其中數(shù)據(jù)通信裝置還包括適于和相關(guān)的文檔處理裝置交換標(biāo)記數(shù)據(jù)的裝置。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，其特征在于，數(shù)據(jù)通信裝置包括適于與打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備以及客戶應(yīng)用程序中的至少一個交換數(shù)據(jù)的設(shè)備。
3.根據(jù)權(quán)利要求2所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，還包括適于接收用戶指定的用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表的裝置；適于根據(jù)接收到的文檔處理指令產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)的裝置；和適于相據(jù)從轉(zhuǎn)換裝置接收到的標(biāo)記數(shù)據(jù)把標(biāo)記，包含與用戶指定的文檔處理操作有關(guān)的編碼信息，應(yīng)用到相關(guān)的文檔中的裝置。
4.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，還包括適于根據(jù)生成的文檔數(shù)據(jù)通過判斷標(biāo)記的特性產(chǎn)生數(shù)據(jù)的裝置；和適于根據(jù)生成的文檔數(shù)據(jù)產(chǎn)生在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表的裝置。
5.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，其特征在于，歷史特性包括用戶名、文檔處理裝置標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔相關(guān)的文檔處理指令和文檔大小中的至少一個。
6.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，其特征在于，所述標(biāo)記以條碼的形式應(yīng)用到相關(guān)的文檔中。
7.根據(jù)權(quán)利要求3所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，其特征在于，文檔數(shù)據(jù)輸入裝置包括一個相關(guān)的文檔處理裝置，所述文檔處理裝置包括適于對應(yīng)用到相關(guān)的文檔的標(biāo)記進(jìn)行解碼以便在此產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)的裝置。
8.一種文檔審計跟蹤方法，包括以下步驟接收相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表；在文檔數(shù)據(jù)和其編碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換；和與相關(guān)的文檔處理設(shè)備交換標(biāo)記數(shù)據(jù)。
9.根據(jù)權(quán)利要求8所述的文檔審計跟蹤方法，其特征在于，接收文檔數(shù)據(jù)和交換標(biāo)記數(shù)據(jù)中的至少一個步驟與打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備和客戶應(yīng)用程序中的至少一個有關(guān)。
10.根據(jù)權(quán)利要求9所述文檔審計跟蹤方法，還包括以下步驟接收用戶指定的、用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表；根據(jù)接收到的文檔處理指令產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)；和根據(jù)從轉(zhuǎn)換裝置接收到的標(biāo)記數(shù)據(jù)，把標(biāo)記，包括與用戶特定文檔處理操作有關(guān)的編碼信息，應(yīng)用到相關(guān)的文檔中。
11.根據(jù)權(quán)利要求10所述的文檔審計跟蹤方法，還包括以下步驟通過判斷標(biāo)記的特性根據(jù)產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)產(chǎn)生數(shù)據(jù)；和根據(jù)生成的文檔數(shù)據(jù)產(chǎn)生在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表。
12.根據(jù)權(quán)利要求10所述的文檔審計跟蹤方法，其特征在于，歷史特性包括用戶名、文檔處理裝置標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔有關(guān)的文檔處理指令和文檔的大小中的至少一個。
13.根據(jù)權(quán)利要求10所述的文檔審計跟蹤系統(tǒng)，其特征在于，所述標(biāo)記以條碼的形式應(yīng)用于相關(guān)的文檔。
14.根據(jù)權(quán)利要求10所述文檔審計跟蹤系統(tǒng)，還包括通過相關(guān)的文檔處理裝置在相關(guān)的文檔上對標(biāo)記進(jìn)行解碼以便在此產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)的步驟。
15.一種用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，包括用于接受一個相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表的指令；用于在文檔數(shù)據(jù)和其編碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換的指令；和用于和相關(guān)的文檔處理設(shè)備交換標(biāo)記數(shù)據(jù)的指令。
16.根據(jù)權(quán)利要求15所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，其特征在于，用于接受文檔數(shù)據(jù)的指令和用于傳遞標(biāo)記數(shù)據(jù)的指令中的至少一條是關(guān)于打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備、以及客戶應(yīng)用程序中的至少一個。
17.根據(jù)權(quán)利要求16所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，還包括用于接受用戶指定的用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表；用于根據(jù)收到的文檔處理指令產(chǎn)生文檔數(shù)據(jù)；和用于根據(jù)接受自轉(zhuǎn)換裝置的標(biāo)記數(shù)據(jù)將標(biāo)記，包含與用戶指定的文檔處理操作有關(guān)的編碼信息，應(yīng)用于相關(guān)文檔。
18.根據(jù)權(quán)利要求17所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，還包括用于根據(jù)產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)通過判斷標(biāo)記的特性來產(chǎn)生數(shù)據(jù)的指令；和用于根據(jù)產(chǎn)生的文檔數(shù)據(jù)來生成在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表的指令。
19.根據(jù)權(quán)利要求17所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，其特征在于，歷史特性包括用戶名、文檔處理設(shè)備標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔相關(guān)聯(lián)的文檔處理指令以及文檔的大小中的至少一個。
20.根據(jù)權(quán)利要求17所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)可讀媒體，還包括通過一個相關(guān)的文檔處理設(shè)備在相關(guān)的文檔上對標(biāo)記進(jìn)行解碼以便由此生成文檔數(shù)據(jù)的指令。
21.一種用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，包括以下步驟接受相關(guān)文檔的歷史特性的文檔數(shù)據(jù)代表；在文檔數(shù)據(jù)和其譯碼的直觀表示的標(biāo)記數(shù)據(jù)代表之間轉(zhuǎn)換；和和相關(guān)的文檔處理裝置交換標(biāo)記數(shù)據(jù)。
22.根據(jù)權(quán)利要求21所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，其特征在于，接收文檔數(shù)據(jù)和傳遞標(biāo)記數(shù)據(jù)步驟中的至少一個與打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多功能外圍設(shè)備以及客戶應(yīng)用程序中的至少一個有關(guān)。
23.根據(jù)權(quán)利要求22所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，還包括以下步驟接收用戶指定的用于相關(guān)文檔的文檔處理操作的文檔處理指令代表；根據(jù)收到的文檔處理指令生成文檔數(shù)據(jù)；和根據(jù)接受自轉(zhuǎn)換裝置的標(biāo)記數(shù)據(jù)將標(biāo)記，包含與用戶指定的文檔處理操作有關(guān)的編碼信息，應(yīng)用于相關(guān)文檔。
24.根據(jù)權(quán)利要求21所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，還包括以下步驟根據(jù)生成的文檔數(shù)據(jù)通過判斷標(biāo)記的特性來產(chǎn)生數(shù)據(jù)；和根據(jù)生成的文檔數(shù)據(jù)產(chǎn)生在相關(guān)文檔上執(zhí)行的文檔處理操作的歷史的信號代表。
25.根據(jù)權(quán)利要求22所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，其特征在于，歷史特性包括用戶名、文檔處理設(shè)備標(biāo)識、文檔標(biāo)識、與文檔相聯(lián)系的文檔處理指令以及文檔的大小中的至少一個。
26.根據(jù)權(quán)利要求23所述的用于審查文檔蹤跡的計算機(jī)執(zhí)行的方法，還包括通過一個相關(guān)的文檔處理設(shè)備在相關(guān)的文檔上對標(biāo)記解碼以便由此生成文檔數(shù)據(jù)的步驟。
全文摘要
本發(fā)明涉及一種文檔審計跟蹤的系統(tǒng)和方法，該系統(tǒng)和方法用于跟蹤和審計在電子文檔上執(zhí)行的文檔處理操作和電子文檔的分發(fā)。本發(fā)明允許把與電子文檔的來源、文檔是否為原本、在文檔上執(zhí)行的文檔處理操作、文檔的分發(fā)以及其它歷史特性有關(guān)的信息從應(yīng)用于文檔的標(biāo)記中提取出來。
文檔編號G06F17/30GK1881213SQ20061007477
公開日2006年12月20日 申請日期2006年4月7日 優(yōu)先權(quán)日2005年4月7日
發(fā)明者邁克爾·楊, 阿米爾·沙欣道斯特 申請人:東芝公司, 東芝技術(shù)株式會社