專利名稱：一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及電子審批流程，特別是涉及一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法。
背景技術(shù)：
在電子審批流程中，申請人常常將電子文件附加到電子流程中，然后將電子流程提交給審批環(huán)節(jié)。電子流程所附帶的電子文件中，常常包含標(biāo)題欄或封面頁，而標(biāo)題欄或封面頁中包含的各項信息內(nèi)容與電子流程中對應(yīng)的各項信息內(nèi)容必須保持一致。電子文件的標(biāo)題欄或封面頁上的各項信息稱為電子文件信息，電子文件信息的內(nèi)容稱為電子文件信息數(shù)據(jù)，電子流程中的各項信息稱為電子流程信息，電子流程信息的內(nèi)容稱為電子流程信息數(shù)據(jù)。
為了保證電子文件信息與電子流程信息相一致，如圖1所示，現(xiàn)有的方法是由設(shè)計人員在電子文件中填寫標(biāo)題欄信息，將填好標(biāo)題欄信息的電子文件附加到啟動的電子流程上，并在電子流程中也填寫相關(guān)信息，然后進(jìn)行流程審核。流程審核后，進(jìn)行一致性驗證。一致性驗證過程一般是將電子流程中附帶的電子文件下載到本地，利用應(yīng)用程序打開電子文件，將電子文件標(biāo)題欄或封面頁中的電子文件信息數(shù)據(jù)與電子流程信息數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如果核查到不一致的地方，則將電子流程返回到設(shè)計人員，由設(shè)計人員修改電子流程信息數(shù)據(jù)或者電子文件信息數(shù)據(jù)，再進(jìn)行流程審核、一致性驗證，按照上述過程不斷重復(fù)，直到兩者完全一致為止。
由上述方法可以看出，現(xiàn)有的方法在操作上比較費(fèi)時費(fèi)力。由于設(shè)計人員需要在電子文件中和電子流程中分別填寫相關(guān)信息，在填寫過程中存在部分重復(fù)勞動。而且，由于每次審核均需要打開對應(yīng)的電子文件，針對需要檢查的內(nèi)容一項項進(jìn)行核對，特別是在電子文件較多時，容易出現(xiàn)因人為疲勞而導(dǎo)致的漏檢或錯檢，甚至導(dǎo)致將來的生產(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)較大的問題。另外，由于現(xiàn)有方法一般不對各個審核環(huán)節(jié)的評審人員及評審日期進(jìn)行一致性驗證，因此也無法保證電子文件評審的真實性和權(quán)威性。隨著電子審批流程應(yīng)用的逐步普及，這種方法也越來越不能滿足用戶對電子審批流程的準(zhǔn)確性和快捷性的要求。

發(fā)明內(nèi)容
有鑒于此，本發(fā)明的主要目的在于提供一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法，能夠使電子流程信息與電子文件信息保持一致，并避免進(jìn)行一致性驗證工作。
為達(dá)到上述目的，本發(fā)明的技術(shù)方案是這樣實現(xiàn)的本發(fā)明公開了一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法，應(yīng)用于包含電子文件的電子審批流程中，該方法包括以下步驟a.建立用于生成電子文件的電子文件模板，所述電子文件模板包含可識別的、用于與電子流程中的電子流程信息進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的電子文件信息；b.建立包含電子流程中的電子流程信息與電子文件模板中的電子文件信息一一對應(yīng)關(guān)系的信息關(guān)系對照表，以用于電子流程信息與電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互；c.利用電子文件模板生成包含電子文件信息的電子文件，根據(jù)所建立的信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程中的電子流程信息和電子文件中的電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互。
步驟c中，在執(zhí)行所述數(shù)據(jù)交互之前，進(jìn)一步包括將所述生成的電子文件附加到電子流程中，識別所述電子流程中附加的電子文件的類型，判斷所識別的電子文件類型是否正確，如果電子文件類型正確，則繼續(xù)判斷所獲取的電子文件是否符合該電子文件類型的電子文件模板，如果符合，則繼續(xù)執(zhí)行所述根據(jù)信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程信息和電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互，如果不符合，則結(jié)束流程；如果電子文件類型不正確，則結(jié)束流程。
其中，所述判斷所獲取的電子文件的類型是否正確的方法為判斷所獲取的電子文件的類型是否為電子流程支持的電子文件類型，如果是，則表明正確，否則表明不正確。所述判斷所獲取的電子文件是否符合該電子文件類型的電子文件模板的方法為判斷所述電子文件是否包含電子文件模板中所有的電子文件信息，如果包含，則表明所述電子文件符合電子文件模板，否則表明所述電子文件不符合電子文件模板。
上述方案中，所述數(shù)據(jù)交互為獲取電子流程中每個電子流程信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子流程信息數(shù)據(jù)，寫入到該電子流程信息對應(yīng)的電子文件信息中，作為所述對應(yīng)的電子文件信息的數(shù)據(jù)。
其中，在所述獲取電子流程信息的數(shù)據(jù)之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子流程中每個電子流程信息；在所述將獲取的電子流程信息的數(shù)據(jù)寫入到電子文件中之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子文件中每個電子文件信息。
上述方案中，所述數(shù)據(jù)交互為獲取電子文件中每個電子文件信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子文件信息數(shù)據(jù)，寫入到該電子文件信息對應(yīng)的電子流程信息中，作為所述對應(yīng)的電子流程信息的數(shù)據(jù)。
其中，在所述獲取電子文件信息的數(shù)據(jù)之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子文件中每個電子文件信息；在所述將獲取的電子文件信息的數(shù)據(jù)寫入到電子流程中之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子流程中每個電子流程信息。
上述方案中，所述電子文件信息為所述電子文件模板中包含的可識別的對象。所述電子流程信息為所述電子流程中包含的可識別的對象。
本發(fā)明所提供的實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法可以快速實現(xiàn)電子流程與電子文件之間的信息交互，保證兩者的關(guān)鍵信息保持一致。因此，本發(fā)明方法可以將電子流程中各節(jié)點的審核人員及審核日期等信息準(zhǔn)確反映到電子文件中，真正做到歸檔電子文件的電子簽名，使電子文件的簽名信息具有可追溯性和權(quán)威性，更具法律效力，進(jìn)而滿足質(zhì)量認(rèn)證如ISO9000審查的需要。而且，本發(fā)明方法還可以減少設(shè)計人員和審核人員的重復(fù)性工作，減少在設(shè)計過程中人為錯誤的發(fā)生，提高研發(fā)設(shè)計人員工作效率，進(jìn)而提高電子文件歸檔的效率。


圖1為現(xiàn)有技術(shù)保證電子流程與電子文件間信息一致性的過程示意圖；圖2為本發(fā)明一實施例保證電子流程與電子文件間信息一致性的過程示意圖；圖3為本發(fā)明一實施例實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法流程圖；圖4為本發(fā)明一實施例中AutoCAD電子文件標(biāo)題欄模板示意圖；圖5為本發(fā)明一實施例中電子文件信息與電子流程信息交互的實現(xiàn)流程圖。
具體實施例方式
下面結(jié)合附圖及具體實施例對本發(fā)明再作進(jìn)一步詳細(xì)的說明。
本發(fā)明的基本思路是建立用于生成電子文件的電子文件模板，該電子文件模板中包含可識別的、用于與電子流程中的電子流程信息進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的電子文件信息；建立包含電子流程中的電子流程信息與電子文件模板中的電子文件信息一一對應(yīng)關(guān)系的信息關(guān)系對照表，用于兩者之間的數(shù)據(jù)交互；利用電子文件模板生成包含電子文件信息的電子文件，根據(jù)信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程中的電子流程信息和電子文件中的電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互，以實現(xiàn)兩者關(guān)鍵信息保持一致。
圖2為本發(fā)明一實施例保證電子流程與電子文件間信息一致性的過程示意圖，應(yīng)用于將電子流程信息數(shù)據(jù)填加到電子文件中。具體過程為設(shè)計人員根據(jù)建立好的電子文件模板生成電子文件，設(shè)計人員無需在生成的電子文件中填寫標(biāo)題欄信息，將生成的電子文件附加到啟動的電子流程上，并在電子流程中填寫相關(guān)信息，然后進(jìn)行流程審核。流程審核后，系統(tǒng)進(jìn)行自動賦值操作，即系統(tǒng)自動完成電子文件標(biāo)題欄信息的填寫，使得電子流程信息和電子文件信息保持一致。
下面以電子流程為PDM文檔發(fā)行評審電子流程，電子文件為AutoCAD電子文件為例，說明本發(fā)明將電子流程中的信息數(shù)據(jù)寫入到電子文件的方法實現(xiàn)過程。
圖3為本發(fā)明一實施例實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法流程圖，包括以下步驟步驟301、根據(jù)AutoCAD應(yīng)用軟件的接口特點，建立AutoCAD電子文件模板，電子文件模板中包含可識別的、以與外部PDM文檔發(fā)行評審電子流程進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的電子文件信息，然后可以利用所建立的電子文件模板生成包含電子文件信息的電子文件。
其中，電子文件模板中的電子文件信息可以通過定義外部接口可識別的應(yīng)用程序?qū)ο髞碜R別，每個電子文件信息對應(yīng)于一個對象。對象一般包括標(biāo)識、文本等屬性。對象的標(biāo)識用于識別不同的對象，所以可以利用對象標(biāo)識識別不同的電子文件信息，而電子文件信息數(shù)據(jù)則對應(yīng)于對象的文本。本實施例中，在建立電子文件模板時將電子文件信息設(shè)置為AutoCAD應(yīng)用軟件的位元，電子文件信息的數(shù)據(jù)就是位元文本的具體取值。其中，位元是AutoCAD應(yīng)用軟件支持的可識別的對象，位元標(biāo)識用于區(qū)分不同的位元對象。位元標(biāo)識與電子文件信息存在一一對應(yīng)的關(guān)系，這樣，就可以利用位元標(biāo)識識別AutoCAD電子文件中的電子文件信息，并讀取電子文件信息對應(yīng)的電子文件信息數(shù)據(jù)。
由于不同電子文件類型對應(yīng)于不同的應(yīng)用軟件，不同的應(yīng)用軟件所提供的對象也不同，因此用于識別不同電子文件信息的對象也隨應(yīng)用軟件的不同而不同。識別不同電子文件信息的對象需要由應(yīng)用軟件所提供的接口來識別，從而實現(xiàn)電子文件與外部電子流程之間的數(shù)據(jù)交互。一般應(yīng)用軟件均可以提供能夠識別電子文件模板中的對象的外部接口。其中，根據(jù)應(yīng)用軟件所提供的接口來實現(xiàn)電子文件和電子流程中的信息識別和數(shù)據(jù)交互，屬于比較成熟的現(xiàn)有技術(shù)，在此不再贅述。
圖4示出了所建立的AutoCAD電子文件標(biāo)題欄模板，模板中包含的標(biāo)題、圖號、編碼、產(chǎn)品、版本、設(shè)計、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)等電子文件信息，這些電子文件信息的數(shù)據(jù)將通過AutoCAD應(yīng)用軟件的接口，從PDM文檔發(fā)行評審電子流程中獲取。
本實施例中，PDM文檔發(fā)行評審電子流程一般是在進(jìn)行電子審批流程系統(tǒng)設(shè)計時建立的，其中包含用于審批的電子流程信息。比如，PDM文檔發(fā)行評審電子流程中包含名稱、相關(guān)聯(lián)的部件、編碼、產(chǎn)品、版本、申請人等信息以及各審批環(huán)節(jié)的處理人員與處理日期等信息。其中，PDM文檔發(fā)行評審電子流程中包含的名稱、相關(guān)聯(lián)的部件、編碼、產(chǎn)品、版本、申請人等信息可以由申請人員填寫，審批環(huán)節(jié)的處理人員與處理日期的內(nèi)容可以在審批處理人員處理時由電子審批流程系統(tǒng)自動填加。
與識別電子文件信息相類似，PDM文檔發(fā)行評審電子流程中的電子流程信息也可以通過設(shè)置外部接口可識別的對象來識別，電子流程信息與對象標(biāo)識之間存在一一對應(yīng)關(guān)系，這樣，就可以通過利用PDM文檔應(yīng)用程序所提供的外部接口來識別對象，進(jìn)而識別電子文件信息以及讀取電子文件信息的數(shù)據(jù)。
步驟302、建立PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息與AutoCAD電子文件信息之間的信息關(guān)系對照表，這樣，可以根據(jù)信息關(guān)系對照表將電子流程信息中的數(shù)據(jù)與電子文件信息中的數(shù)據(jù)進(jìn)行替換。
PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息與AutoCAD電子文件信息之間的對應(yīng)關(guān)系如表1所示

表1步驟303、根據(jù)電子文件模板生成電子文件，將生成的電子文件附加到電子流程中，根據(jù)步驟302所建立的信息關(guān)系對照表，進(jìn)行電子文件信息和電子文件信息的數(shù)據(jù)交互操作。具體的數(shù)據(jù)交互操作過程為獲取信息關(guān)系對照表中PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子流程信息數(shù)據(jù)寫入到AutoCAD電子文件中，作為每個PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息所對應(yīng)的AutoCAD電子文件信息的數(shù)據(jù)。由于電子文件是基于電子文件模板創(chuàng)建的，因此，電子文件中包含與電子文件模板中相同的電子文件信息。
一般地，在附加了電子文件的電子流程經(jīng)過各個審批環(huán)節(jié)，到達(dá)最后的審批環(huán)節(jié)后，執(zhí)行步驟303以使電子文件和電子流程中信息數(shù)據(jù)保持一致。
同樣地，也可以將電子文件信息數(shù)據(jù)寫入到電子流程中。其實現(xiàn)原理與上述過程是類似的，只是步驟303中信息數(shù)據(jù)的獲取和寫入方向是相反的，即獲取電子文件信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子文件信息數(shù)據(jù)作為對應(yīng)的電子流程信息的數(shù)據(jù)寫入到電子流程中。
其中，步驟303中電子文件信息與電子流程信息進(jìn)行交互的具體過程如圖5所示，包括以下步驟步驟501～503、獲取電子流程中附加的電子文件，識別該電子文件的類型，判斷該電子文件類型是否正確，如果正確，則繼續(xù)執(zhí)行步驟504；否則結(jié)束流程。
電子文件的類型一般可以通過電子文件的擴(kuò)展名來區(qū)別，因此根據(jù)電子文件的擴(kuò)展名就可以識別電子文件的類型。判斷該電子文件類型是否正確，也就是判斷該電子文件類型是否是該電子流程所支持的電子文件類型，如果是，則正確，否則不正確。在進(jìn)行電子審批流程系統(tǒng)設(shè)計時，一般會設(shè)置電子審批流程系統(tǒng)所支持的電子文件類型，比如可以設(shè)置AutoCAD、WordXP、WordPro、Excel、Lotus等應(yīng)用程序文件類型。
步驟504、識別信息關(guān)系對照表中的AutoCAD電子文件中的電子文件信息。一般地，可以根據(jù)電子文件信息在電子文件中對應(yīng)的對象標(biāo)識來識別電子文件信息。
步驟505、根據(jù)步驟504所識別的電子文件信息，判斷該電子文件是否符合該電子文件類型的電子文件模板，如果符合，則執(zhí)行步驟506，否則結(jié)束流程。
判斷電子文件是否符合電子文件模塊的方法可以是檢查電子文件中是否包含電子文件模板中事先定義的、與電子文件信息對應(yīng)的、可被外部接口所識別的所有對象。如果電子文件中沒有可識別的對象，則表明設(shè)計人員沒有按照電子文件模板創(chuàng)建該電子文件；如果可識別的對象不齊全，則表明電子文件模板被更改或其中的部分可識別對象被刪除；如果出現(xiàn)上述檢查結(jié)果，則表明無法繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)的信息交互操作，因此結(jié)束流程。
步驟506、獲取所識別的PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息的數(shù)據(jù)。
在獲取電子流程數(shù)據(jù)之前，需要先識別信息關(guān)系對照表中的PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息。一般地，可以根據(jù)電子流程信息在電子流程中對應(yīng)的對象標(biāo)識來識別電子流程信息。
步驟507、根據(jù)信息關(guān)系對照表中PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息與AutoCAD電子文件信息的對應(yīng)關(guān)系，將獲取的電子流程信息的數(shù)據(jù)寫入到AutoCAD電子文件中，作為每個PDM文檔發(fā)行評審電子流程信息所對應(yīng)的AutoCAD電子文件信息的數(shù)據(jù)。
本發(fā)明方法可以實現(xiàn)任何提供外部接口的應(yīng)用軟件類型的電子文件與電子流程之間的信息交互，以保證電子文件與電子流程中關(guān)鍵信息的一致性，比如將Notes電子流程信息賦值給WordPro電子文件、將PDM電子流信息賦值到WordXP電子文件中的封面頁。各種類型的電子文件與電子流程的信息互換的實現(xiàn)原理與上述過程是類似的，區(qū)別僅在于，各種類型的電子文件與外部電子流程之間的信息交互是根據(jù)不同電子文件應(yīng)用軟件提供的外部接口來完成的。
總之，以上所述僅為本發(fā)明的較佳實施例而已，并不用以限制本發(fā)明，凡在本發(fā)明的精神和原則之內(nèi)，所作的任何修改、等同替換、改進(jìn)等，均應(yīng)包含在本發(fā)明的保護(hù)范圍之內(nèi)。
權(quán)利要求
1.一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法，應(yīng)用于包含電子文件的電子審批流程中，其特征在于，該方法包括以下步驟a.建立用于生成電子文件的電子文件模板，所述電子文件模板包含可識別的、用于與電子流程中的電子流程信息進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的電子文件信息；b.建立包含電子流程中的電子流程信息與電子文件模板中的電子文件信息一一對應(yīng)關(guān)系的信息關(guān)系對照表，以用于電子流程信息與電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互；c.利用電子文件模板生成包含電子文件信息的電子文件，根據(jù)所建立的信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程中的電子流程信息和電子文件中的電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，步驟c中，在執(zhí)行所述數(shù)據(jù)交互之前，進(jìn)一步包括將所述生成的電子文件附加到電子流程中，識別所述電子流程中附加的電子文件的類型，判斷所識別的電子文件類型是否正確，如果電子文件類型正確，則繼續(xù)判斷所獲取的電子文件是否符合該電子文件類型的電子文件模板，如果符合，則繼續(xù)執(zhí)行所述根據(jù)信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程信息和電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互，如果不符合，則結(jié)束流程；如果電子文件類型不正確，則結(jié)束流程。
3.根據(jù)權(quán)利要求2所述的方法，其特征在于，所述判斷所獲取的電子文件的類型是否正確的方法為判斷所獲取的電子文件的類型是否為電子流程支持的電子文件類型，如果是，則表明正確，否則表明不正確。
4.根據(jù)權(quán)利要求2所述的方法，其特征在于，所述判斷所獲取的電子文件是否符合該電子文件類型的電子文件模板的方法為判斷所述電子文件是否包含電子文件模板中所有的電子文件信息，如果包含，則表明所述電子文件符合電子文件模板，否則表明所述電子文件不符合電子文件模板。
5.根據(jù)權(quán)利要求1或2所述的方法，其特征在于，所述數(shù)據(jù)交互為獲取電子流程中每個電子流程信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子流程信息數(shù)據(jù)，寫入到該電子流程信息對應(yīng)的電子文件信息中，作為所述對應(yīng)的電子文件信息的數(shù)據(jù)。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的方法，其特征在于，在所述獲取電子流程信息的數(shù)據(jù)之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子流程中每個電子流程信息；在所述將獲取的電子流程信息的數(shù)據(jù)寫入到電子文件中之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子文件中每個電子文件信息。
7.根據(jù)權(quán)利要求1或2所述的方法，其特征在于，所述數(shù)據(jù)交互為獲取電子文件中每個電子文件信息的數(shù)據(jù)，根據(jù)信息關(guān)系對照表將獲取的電子文件信息數(shù)據(jù)，寫入到該電子文件信息對應(yīng)的電子流程信息中，作為所述對應(yīng)的電子流程信息的數(shù)據(jù)。
8.根據(jù)權(quán)利要求7所述的方法，其特征在于，在所述獲取電子文件信息的數(shù)據(jù)之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子文件中每個電子文件信息；在所述將獲取的電子文件信息的數(shù)據(jù)寫入到電子流程中之前，進(jìn)一步包括根據(jù)信息關(guān)系對照表識別電子流程中每個電子流程信息。
9.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，所述電子文件信息為所述電子文件模板中包含的可識別的對象。
10.根據(jù)權(quán)利要求1所述的方法，其特征在于，所述電子流程信息為所述電子流程中包含的可識別的對象。
全文摘要
本發(fā)明公開了一種實現(xiàn)電子流程與電子文件間信息一致性的方法，應(yīng)用于包含電子文件的電子審批流程中，該方法包括建立用于生成電子文件的電子文件模板，該電子文件模板中包含可識別的、用于與電子流程中的電子流程信息進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的電子文件信息；建立包含電子流程中的電子流程信息與電子文件模板中的電子文件信息一一對應(yīng)關(guān)系的信息關(guān)系對照表，以用于兩者之間的數(shù)據(jù)交互；利用電子文件模板生成包含電子文件信息的電子文件，根據(jù)所建立的信息關(guān)系對照表進(jìn)行電子流程中的電子流程信息和電子文件中的電子文件信息之間的數(shù)據(jù)交互。本發(fā)明方法可以保證電子流程與電子文件中的關(guān)鍵信息保持一致，并避免進(jìn)行一致性驗證工作。
文檔編號G06Q10/00GK1779709SQ200410091609
公開日2006年5月31日 申請日期2004年11月24日 優(yōu)先權(quán)日2004年11月24日
發(fā)明者喻躍飛 申請人:華為技術(shù)有限公司