專利名稱：差旅費報銷系統(tǒng)及方法
技術領域：
本發(fā)明涉及一種種結合信用卡消費與企業(yè)實體差旅費報銷程序的差旅費報銷系統(tǒng)及方法。
當前企業(yè)集團紛紛朝向國際化經營的趨勢下，差旅費用就諸多中大型企業(yè)而言，已占其年營運固定成本相當比例(約占公司可控制費用第三大支出，僅低于薪資及稅金)。為了有效地控制管理這筆龐大費用，多數企業(yè)都訂有其內部員工的差旅政策及特定制度，以期適度規(guī)范出差費用，而以企業(yè)卡或特約發(fā)卡機構信用卡支付差旅費用即為解決方案之一。
另就差旅費報銷程序而言，現行模式多半需檢驗附加如發(fā)票、票根等大量相關單據，這樣作不僅易于遺失混淆，且不論就差旅費申報人本身，或其后續(xù)主管及會計單位的簽核過程，都須耗費大量時間一一核對；即使讓員工如上述以企業(yè)卡或特約發(fā)卡機構信用卡支付差旅費用，但仍無法免除繁瑣的存根紙面簽報核對工作，故其對企業(yè)整體營運成本的耗損極為可觀；且該各種大量單據的檢核、傳送與保存等行為，更與當前辦公室力求電子化、無紙化的趨勢大相違背。
因此，本發(fā)明的一個目的，在于提供一種結合信用卡消費行為與企業(yè)實體差旅費報銷程序的差旅費報銷系統(tǒng)及方法。
本發(fā)明的另一個目的在于提供一種差旅費報銷系統(tǒng)及方法，以簡化企業(yè)實體差旅費報銷及其后的審核操作。
為實現上述目的，本發(fā)明提供一種差旅費報銷系統(tǒng)及方法，該系統(tǒng)及方法應用在企業(yè)實體的差旅費報銷系統(tǒng)中，該企業(yè)實體員工均具有一個員工識別碼以登入該報銷系統(tǒng)，該員工出差期間是以一個發(fā)卡機構發(fā)行的信用卡進行消費，而該信用卡包含一個對應員工識別碼的信用卡識別碼；該報銷系統(tǒng)接收來自該發(fā)卡機構的刷卡數據，并將其存儲在一個刷卡記錄數據庫，其中每個刷卡數據都對應于一個信用卡識別碼；當員工以員工識別碼進入報銷系統(tǒng)時，報銷系統(tǒng)即根據員工識別碼從刷卡記錄數據庫中，搜尋出對應于該次出差期間，所有對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，其中每個刷卡數據文件是對應于一次出差期間的；該員工編輯刷卡數據文件，并將編輯后的刷卡數據文件存儲在刷卡記錄數據庫后，將由其主管確認并將該刷卡數據文件再次存儲在刷卡記錄數據庫，而由會計系統(tǒng)依據確認后的刷卡數據文件支付該員工差旅費用。
為此，在差旅費報銷程序中可省略大量檢附單據，就差旅費申請人及其后的審核主管、會計單位等，都可以節(jié)省可觀的人力資源，相對亦提升員工持特定發(fā)卡支付消費的意愿，故就發(fā)卡機構、企業(yè)實體及員工三方都受其利。
本發(fā)明的其它特征及優(yōu)點，在以下配合參考附圖的優(yōu)選實施例的詳細說明中，將可清楚地理解，在附圖中

圖1是本發(fā)明的系統(tǒng)結構圖；圖2是本發(fā)明的實施流程圖；圖3是對應圖2步驟76中在差旅報銷系統(tǒng)顯示的畫面；圖4是對應圖2步驟78中在差旅報銷系統(tǒng)顯示的畫面；圖5是對應圖2步驟79中在差旅報銷系統(tǒng)顯示的畫面。
首先請參閱圖1所示的本發(fā)明系統(tǒng)結構圖，該系統(tǒng)是以設置在企業(yè)實體電腦網絡服務器的差旅費報銷系統(tǒng)1為中心，該報銷系統(tǒng)1主要包括一個存儲該企業(yè)實體員工差旅刷卡數據的刷卡記錄數據庫11，以及用于管理該刷卡記錄數據庫11的數據庫管理程序12，而可以對該數據庫11執(zhí)行提取、編輯、存儲及其它管理功能，該報銷系統(tǒng)1另外具有多個控制模塊13，以執(zhí)行使用者登入數據認證、數據運算、介面整合及其它控制功能。該報銷系統(tǒng)1與其它實體之間的關聯性如下一、發(fā)卡機構2它與該企業(yè)實體具合作關系，而讓該企業(yè)實體員工在差旅途中都持該發(fā)卡機構2發(fā)行的信用卡21進行消費，該信用卡21實質包括如企業(yè)卡、會員卡、貴賓卡、認同卡及折扣卡等，所有作為支付交易工具的電子貨幣。發(fā)卡機構2的電腦系統(tǒng)針對該企業(yè)實體員工的刷卡數據，相對建有一個會員刷卡記錄數據庫22，它與設置有該差旅系統(tǒng)1的企業(yè)實體網絡服務器間是以互聯網(internet)23連接的，以即時或定時按批次將該企業(yè)實體員工在差旅途中持該信用卡21消費記錄，自發(fā)卡機構2端的會員刷卡記錄數據庫22可經加密措施后傳輸到企業(yè)實體的刷卡記錄數據庫11。
二、員工3通過一個終端機31(如個人電腦)經該企業(yè)實體內部網絡(intranet)32，或以WAP手機、PDA(個人數位助理機)及其它上網設備登入該企業(yè)實體網站，而與該企業(yè)實體網絡服務器的報銷系統(tǒng)1連接，并經認證登入程序后，執(zhí)行查詢、編輯、存儲其差旅持卡21消費記錄等功能，其中具有特定主管資格的員工3，并可通過該系統(tǒng)1以確認其下屬員工3報銷的差旅刷卡數據文件。
三、會計系統(tǒng)4其與報銷系統(tǒng)1是通過內部網絡41連接，用以將經上述特定主管確認的員工3申報請領差旅費用，經由銀行轉帳薪資支付系統(tǒng)5或其它方式發(fā)與該員工3。
利用上述基本關聯結構，以下將就該企業(yè)員工3在差旅途中持卡消費而至該等金額發(fā)放之間各流程步驟，進一步詳細說明請配合參閱上述圖1及圖2所示本發(fā)明差旅費報銷方法流程圖，當該企業(yè)實體員工3在經特定編號的某次差旅中，持發(fā)卡機構2發(fā)行的信用卡21消費，如交通購票、旅館住宿、電話費、購買禮物、公務交際或其它私人用途支出等，如圖2步驟71，該筆消費除自其消費處刷卡機通過金融信息網絡連接到發(fā)卡機構2，以進行如授權認證、有效期限及消費額度檢核等現行一般認證程序外，經認證成功而完成交易的該筆刷卡消費記錄，將同時存儲在發(fā)卡機構2針對該企業(yè)實體所設置的會員刷卡記錄數據庫22，如圖2步驟72。上述每筆刷卡數據都對應于一個信用卡識別碼，而該信用卡識別碼還對應企業(yè)實體每個員工3所屬的員工識別碼，為此，通過各刷卡數據所含的信用卡識別碼，即可對應確認該筆消費者的員工識別碼，亦即確認各筆刷卡數據是由哪個員工3所消費。
上述存儲在發(fā)卡機構2的會員刷卡記錄數據庫22，而包括各員工3在不同次差旅、時間、地點內的多筆刷卡數據，經加密后將通過互聯網21(如數據專線)，即時或定時(如以每天為間隔)成批次地傳輸到企業(yè)實體網絡服務器的報銷系統(tǒng)1，如圖2步驟73。經上述數據庫管理程序12或服務器的其它管理系統(tǒng)將該各刷卡數據解密后，轉換為企業(yè)實體內使用的特定格式而存儲在刷卡記錄數據庫11，如圖2步驟74，且其中每筆刷卡記錄位址都對應于一個信用卡識別碼。
當員工3結束差旅時，擬進行差旅費報銷程序之際，可利用其辦公室個人電腦31及內部網絡32連接到報銷系統(tǒng)1，但如果該員工3另有其它任務而短時間內無法返回辦公地點，亦可通過互聯網利用其它遠端終端機或WAP手機、PDA等上網設備，由該企業(yè)實體網站登入該系統(tǒng)1，使該各款項的發(fā)放不致延誤過久。員工通過個人電腦31的瀏覽器并配合鍵盤或其它輸入裝置，輸入其所屬員工識別碼及對應密碼，經系統(tǒng)1認證通過后即可進入該系統(tǒng)1，如圖2步驟75，且該系統(tǒng)1并依據該員工識別碼，從刷卡記錄數據庫11搜尋并提取對應的信用卡識別碼所屬所有刷卡數據，并根據前述代表各次差旅的特定編號而各匯整為一個刷卡數據文件，如圖2步驟76，其格式則如圖3所例示，而于每次差旅編號后還包括其起始日期、結束日期、地點、預支金額等數據。
當員工3如圖2步驟77點選圖3中的差旅編號，而進入圖4所示的各次差旅刷卡數據細項畫面后，即可就各筆刷卡數據進行編輯，如圖2步驟78。以該圖4為例，各筆刷卡數據包括其消費“日期”、“項目”、“幣別”、“金額”、“匯率”、“信用卡付費”(預設值)、“說明”項及“刪除”功能，其中“日期”及“金額”是從自刷卡記錄數據庫11所提取的，而“項目”、“幣別”、及“說明項”由員工3填選，“匯率”項則由該系統(tǒng)1內預先存儲的設定匯率自動帶出，如果員工3希望根據不同匯率核算時，須檢附證明文件。另外如果該筆刷卡數據是員工3私人用途(如圖4最下列所例示的購買工具書)，則須點選該“刪除”功能自報銷項目中刪除；反之，由于目前諸多消費地點尚不接收刷卡消費或僅接受特定發(fā)卡機構發(fā)行的信用卡，若干無法以該發(fā)卡機構2發(fā)行的信用卡21支付，而須以現金或其它發(fā)卡機構發(fā)行的信用卡消費的公務項目，亦可在圖4中最上列(其實際列數可視需要增加)填入后，選取最右側的“新增”功能而加入報銷項目中。
一旦員工3完成圖4中各次差旅刷卡數據細項的編輯后，報銷系統(tǒng)1即將該各數據以日期為列，交通費、雜費、住宿費等等為行分別予以匯總，而顯示如圖5上半部所例示的差旅費用報銷明細表，并配合對應該次差旅編號而存儲在系統(tǒng)1的預支金額，進一步核算須實際給付該員工3的差旅費用，或該員工3須退回的預支金余額，即如圖5下半部表格所示。當員工3就該頁畫面內容確認無誤，點選最下方“送出”選項后，即可將經其編輯的刷卡數據文件重新存儲在刷卡記錄數據庫11，如圖2步驟79。
而后，報銷系統(tǒng)1的控制模塊13將通過內部網絡32通知該員工3的特定主管，提示其登錄進入該系統(tǒng)1后，瀏覽檢視經該員工3編輯并存儲的刷卡數據文件，經確認無誤后將該等刷卡數據文件再次存儲在刷卡記錄數據庫11，如圖2步驟80。上述確認程序中，該員工3所請領的若干特定項目檢驗附加相關單據數據，如交際費須附客戶名單等，提供主管認定核可。系統(tǒng)1的控制模塊13在接獲該主管再次存儲的刷卡數據文件后，即通過內部網絡41將該等刷卡數據文件傳送到該企業(yè)實體的會計系統(tǒng)4，將經上述主管確認的員工3申報請領差旅費用，經該企業(yè)實體的銀行轉帳薪資支付系統(tǒng)5匯入員工3銀行帳戶，或采人工或其它方式發(fā)放，如圖2步驟81。經會計系統(tǒng)4結算的各筆刷卡數據文件，在刷卡記錄數據庫11自動刪除前(如圖2步驟83)，并可進一步利用相關應用軟件匯整分析，如圖2步驟82，以助該企業(yè)實體經營者掌握其員工3差旅費用支付狀況及趨勢，并提供與相關消費服務廠商議價折扣的有力具體數據。
利用由上述系統(tǒng)結構及其執(zhí)行流程，本發(fā)明的差旅費報銷系統(tǒng)及方法，相較現有企業(yè)信用卡消費及差旅費報銷模式，具有下述顯著優(yōu)點一、簡化差旅費報銷手續(xù)員工3請領的各筆差旅費刷卡數據中，其諸多數據都可以通過網絡而由發(fā)卡機構2提供，而無須該員工3就每筆消費金額檢附相關紙本單據，且配合差旅系統(tǒng)1的自動計算匯整功能，不僅明顯簡化員工3報銷手續(xù)，其主管及會計單位的校核時間亦相對縮減，故其企業(yè)整體節(jié)省的人力資源將甚為可觀，更為當前辦公室無紙化及企業(yè)電子化必然趨勢。
二、提高單一企業(yè)信用卡使用率由于使用與企業(yè)實體配合的發(fā)卡機構2發(fā)行的信用卡21消費，可簡化其后的差旅費申報程序，其員工3持該卡21支付消費的意愿自然大為提升，而就發(fā)卡機構2而言當然也非常歡迎，再就企業(yè)實體而言，不僅可落實其推行企業(yè)實體單一信用卡21的美意，亦可進一步與發(fā)卡機構2爭取更優(yōu)惠的合作條件，故可產生企業(yè)實體、員工3及發(fā)卡機構2三方皆贏的利基。
但是，上述結合附圖的說明，僅是本發(fā)明的實施例而已，并非為了限定本發(fā)明的保護范圍；凡是熟悉該項技術的人士，其根據本發(fā)明的特征范疇所為的其它等效變化或修飾，都應涵蓋在以下本發(fā)明的權利要求書的范圍內。
在本發(fā)明的申請文件中包含的元件標號具有以下含義1差旅費報銷系統(tǒng) 11刷卡記錄數據庫12數據庫管理程序13控制模塊2發(fā)卡機構 21信用卡22會員刷卡記錄數據庫23互聯網3員工 31終端機32內部網絡4會計系統(tǒng) 41內部網絡5薪資支付系統(tǒng)
權利要求
1.一種差旅費報銷方法，該方法應用在企業(yè)實體的電腦設備的差旅費報銷系統(tǒng)中，該企業(yè)實體的每個員工均具有一個員工識別碼，供該員工以該員工識別碼登入該報銷系統(tǒng)，該企業(yè)實體的員工在一次出差期間是以一個發(fā)卡機構發(fā)行的信用卡消費的，而該信用卡包含一個信用卡識別碼，以對應該員工的員工識別碼，該報銷方法包括下述步驟該報銷系統(tǒng)接收來自該發(fā)卡機構的刷卡數據，并將該刷卡數據存儲在一個刷卡記錄數據庫，其中每個刷卡數據勻對應于一個信用卡識別碼；當該員工以該員工識別碼進入該報銷系統(tǒng)時，該報銷系統(tǒng)根據該員工識別碼從該刷卡記錄數據庫中搜尋出對應的出差期間，所有對應于該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，其中每個刷卡數據文件對應于一次出差期間；以及該員工編輯該刷卡數據文件，并將編輯后的刷卡數據文件存儲到該刷卡記錄數據庫。
2.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中還包括下述步驟當該員工將編輯后的刷卡數據文件存儲到該刷卡記錄數據庫時，該報銷系統(tǒng)將通知該員工的主管，該主管會進入該報銷系統(tǒng)，存取該編輯后的刷卡數據文件，而該主管確認無誤后即將該確認后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫。
3.如權利要求2所述的差旅費報銷方法，其中還包括下述步驟當該主管將確認后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫時，該報銷系統(tǒng)即將確認后的刷卡數據文件傳送到該企業(yè)實體的會計系統(tǒng)，該會計系統(tǒng)將依據確認后的刷卡數據文件，將該員工于出差期間的花費，轉入該員工的銀行帳戶。
4.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可刪除該刷卡數據文件的某個刷卡數據。
5.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可新增該刷卡數據文件的至少一個刷卡數據。
6.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可修正該刷卡數據文件的刷卡數據。
7.一種差旅費報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)設置在企業(yè)實體的電腦設備中，該企業(yè)實體的每個員工均具有一個員工識別碼，供該員工以該員工識別碼登入該系統(tǒng)，該企業(yè)實體的員工在一次出差其間是以一個發(fā)卡機構發(fā)行的信用卡消費的，而該信用卡包含一個信用卡識別碼，以對應該員工的員工識別碼，該系統(tǒng)并接收來自該發(fā)卡機構的該企業(yè)實體員工刷卡數據，該報銷系統(tǒng)包括一個刷卡記錄數據庫，用以存儲該刷卡數據，其中每個刷卡數據對應一個信用卡識別碼；及一個數據庫管理程序，用以在該員工以其員工識別碼登入該系統(tǒng)后，供該員工搜尋其在該次出差期間，對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，且各該刷卡數據文件是對應于一次出差期間，該數據庫管理程序并提供該員工編輯該刷卡數據文件，并將該編輯后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫。
8.如權利要求7所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該報銷系統(tǒng)還包括多個控制模塊，當該員工將編輯后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫時，該各控制模塊將通知該員工的主管，并供該主管進入該報銷系統(tǒng)存取該編輯后的刷卡數據文件，而該主管確認無誤后即將該確認后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫。
9.如權利要求8所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該主管將確認后的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄數據庫時，該各控制模塊即將確認后的刷卡數據文件傳送到該企業(yè)實體的會計系統(tǒng)，該會計系統(tǒng)將依據確認后的刷卡數據文件，將該員工在出差期間的花費，轉入該員工的銀行帳戶。
10.如權利要求7所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該數據庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可以刪除該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
11.如權利要求7所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該數據庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可新增該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
12.如權利要求7所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該數據庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可修正該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
13.如權利要求7所述的差旅費報銷系統(tǒng)，其中該報銷系統(tǒng)設置的電腦設備為一個網絡服務器。
全文摘要
本發(fā)明提供一種差旅費報銷系統(tǒng)及方法，該報銷系統(tǒng)接收一個發(fā)卡機構的員工刷卡數據并存儲在一個數據庫中，每個刷卡數據均對應于一個信用卡識別碼，當員工以一個員工識別碼登入系統(tǒng)時，系統(tǒng)即根據員工識別碼從數據庫中搜尋對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，供該員工編輯而重新存儲在數據庫中，并由其主管確認及會計系統(tǒng)支付該員工差旅費用。
文檔編號G06F17/30GK1393805SQ0112204
公開日2003年1月29日 申請日期2001年6月25日 優(yōu)先權日2001年6月25日
發(fā)明者鄭文哲, 林佩儀, 范翠菁 申請人:緯創(chuàng)資通股份有限公司, 宏碁股份有限公司